ILM-Informationen zu HRPA_CTRCT

Im Folgenden finden Sie Informationen, die für die Definition von ILM-Regelwerken für HRPA_CTRCT relevant sind.

ILM-Objekt

Regelwerke und Regeln für HRPA_CTRCT legen Sie mit den Retention-Management-Funktionen (Transaktion IRMPOL) des SAP Information Lifecycle Management (ILM) für das zugehörige ILM-Objekt HRPA_CTRCT an.

Objektkategorie und Regelwerkkategorie

Sie legen die Regelwerke in der Objektkategorie SAP Business Suite (OT_FOR_BS) mit der Regelwerkkategorie Aufbewahrungsregeln (RTP) fest.

Bedingungsfelder und Zeitbezüge

Für die Definition von Aufbewahrungsregeln können Sie die folgenden Bedingungsfelder und Zeitbezüge (Beginnzeitpunkte für die Ermittlung des Aufbewahrungszeitraums) nutzen.

Verfügbare Bedingungsfelder

Bedingungsfeld	Beschreibung	Kommentar
CONTRACT	Vertragsart	Einteilung von Arbeitsverträgen nach Dauer und rechtlichem Status.

MOLGA	Ländergruppierung	Land zur Personalnummer, zu der die zu vernichtenden Datensätze gehören
STAT2	Beschäftigungsstatus	Kennzeichen für den Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters: ausgetreten (0) ruhend (1) Rentner (2) aktiv (3)
SUBTYP	Subtyp	Subtyp des Infotyps 0016, aus dem Daten vernichtet werden

Verfügbare Zeitbezüge und Zeitversätze

Zeitbezug	Beschreibung	Kommentar	Zeitversatz
HCM_END_OF_RECORD	Ende des Datensatzes		END_OF_YEAR Ende des Jahres
HCM_TERMN_DATE	Austrittsdatum des Mitarbeiters	Relevanter Zeitbezug für Regeln zu Daten ausgetretener Mitarbeiter (siehe Hinweis)	END_OF_YEAR Ende des Jahres

Hinweis Hinweis

Der Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters wird aus technischen Gründen benötigt, damit Sie auch Datensätze löschen können, die das größte Datum als Endedatum haben.

Solche Datensätze können erst nach Austritt des Mitarbeiters für die Datenvernichtung selektiert werden. Verwenden Sie den Zeitbezug Austrittsdatum des Mitarbeiters, um eine Aufbewahrungsregel zu definieren, mit der Sie nach Ablauf einer festgelegten Aufbewahrungsdauer nach Austritt des Mitarbeiters alle Datensätze vernichten können.

Ende des Hinweises

Beispiel

Alle Daten zur Vertragsart Zeitvertrag sollen für alle ausgetretenen Mitarbeiter in Deutschland nach Ablauf von zehn Jahren ab Ende des Jahres, in dem das Gültigkeitsende des Datensatzes liegt, vernichtet werden. Die entsprechende Aufbewahrungsregel sieht in der Anwendung ILM-Regelwerke und Regeln wie folgt aus:

Regelwerk: BDSG

Ländergruppierung	Beschäftigungsstatus	Vertragsart	Min. Aufbewahrungsdauer	Max. Aufbewahrungsdauer	Einheit für Aufbewahrungsdauer	Zeitbezug	Zeitversatz
`DE`	`0`	Zeitvertrag	`10`	`10`	`Jahr`	`Ende des Datensatzes`	`Ende des Jahres`

Ende des Beispiels.

Bei der Auswertung dieser Aufbewahrungsregel ermittelt das System zunächst das konkrete Endedatum des zu prüfenden Datensatzes (Zeitbezug). Anschließend wendet das System den Zeitversatz auf das ermittelte Bezugsdatum an. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt in diesem Fall am Ende des Jahres, in dem das Gültigkeitsende des Datensatzes liegt.