Aufbewahrungsregel
Eine ILM-Regel im Information Retention Management (IRM)
des SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (ILM)
dient zur Steuerung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung von Daten.
ILM-Regeln verwenden Sie zu folgenden Zwecken:
Begrenzung des Aufbewahrungszeitraums aus Datenschutzgründen
Wahrung des gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungszeitraums für Steuerprüfungs- oder Produkthaftungszwecke
Für die Vernichtung von Daten der Personalwirtschaft (HR) aus Gründen des Datenschutzes ist der Aspekt der Begrenzung des Aufbewahrungszeitraums relevant, da die Daten nach Ablauf dieses Zeitraums aus gesetzlichen Gründen zwingend vernichtet werden müssen. Daher legen Sie bei einer ILM-Regel für ein ILM-Objekt oder Archivierungsobjekt des HR den maximalen Aufbewahrungszeitraum fest.
Struktur
Zur Definition einer Aufbewahrungsregel sind folgende Angaben erforderlich:
Regelwerkkategorie
Art der Regeln im Regelwerk
Für die Datenvernichtung ist die Regelwerkkategorie
Aufbewahrungsregel
(RTP
) relevant.Prüfgebiet
Gruppierung der ILM-Objekte aus betriebswirtschaftlicher Sicht
Die HR-Archivierungsobjekte für die Datenvernichtung von Anwendungsdaten der Personaladministration (PA) und der Personalzeitwirtschaft (PT) sind im Prüfgebiet
HCM Datenschutz
(HCM_DP
) zusammengefasst. Wenn ein Archivierungsobjekt keinem Prüfgebiet zugeordnet ist, können Sie keine Aufbewahrungsregeln dafür anlegen.Objekt (ILM-Objekt)
Umfasst alle Einstellungen für die Anwendung von ILM-Regeln (z. B. Aufbewahrungsregeln) auf die Instanzen eines ILM-Objekts (z. B. Abwesenheiten). Ein HR-Archivierungsobjekt (z. B.
HRTIM_ABS
), das im ILM verwendet werden soll, muss einem ILM-Objekt (HRTIM_ABS
) zugeordnet sein. Zum Anlegen von Vernichtungssperren umfasst ein ILM-Objekt auch die Zuordnung der entsprechenden BOR-Objekte.Regelwerkherkunft
Gibt an, woher die Regeln stammen. Die Angabe der Regelwerkherkunft dient ausschließlich zu Dokumentationszwecken, da sie innerhalb des IRM mit keiner weiteren Funktionalität verbunden ist.
BeispielBDSG
für Regelwerke basierend auf dem BundesdatenschutzgesetzASUG
oderDSAG
für Regelwerke basierend auf Empfehlungen von SAP-Benutzergruppen
Ende des Beispiels.Regelwerkstatus
Damit eine Aufbewahrungsregel für die Datenvernichtung ausgewertet werden kann, muss das zugehörige Regelwerk im Status produktiv sein.
Regelrelevante Felder
Im Customizing des IRM sind für jedes ILM-Objekt Standardbedingungsfelder definiert, die zur Definition einer Aufbewahrungsregel verwendet werden können. Da die Datenvernichtung aus Datenschutzgründen länderspezifischen Bestimmungen unterliegt, enthält das Customizing der ILM-Objekte zu HR-Standardarchivierungsobjekten das Standardbedingungsfeld
Ländergruppierung
(MOLGA
). Darüber können für jedes ILM-Objekt weitere spezifische Standardbedingungsfelder definiert sein. Bei der Definition von ILM-Regeln können Sie auswählen, auf welchen dieser Felder Ihre Regel basieren soll. BeispielDas IRM-Customizing für das ILM-Objekt
HR: Anschriften
(HRPA_ADRS
) enthält die FelderLändergruppierung
(MOLGA
) undSubtyp
(SUBTYP
). Mit diesen Feldern können Sie eine länderspezifische Aufbewahrungsregel für die Daten zur AnschriftenartZweitwohnsitz
für alle Mitarbeiter der Ländergruppierung Deutschland (DE
) definieren.Ende des Beispiels.Minimale/Maximale Aufbewahrungsdauer
Im Falle einer Aufbewahrungsregel für die Datenvernichtung ist die maximale Aufbewahrungsdauer relevant, da nach Ablauf dieses Zeitraums die Daten zwingend vernichtet werden müssen. Die Aufbewahrungsdauer wird zusammen mit dem Zeitbezug definiert.
Zeitbezug
Einheit für die minimale/maximale Aufbewahrungdauer (wie z. B. Jahr, Monat)
Beginnzeitpunkt
Der Beginnzeitpunkt (
Beginnt mit
) legt fest, ab wann die Aufbewahrungsdauer (z. B.Ende des Jahres
oderEnde des Datensatzes
) beginnt. Im Customizing des IRM sind im Standard für jedes ILM-ObjektErlaubte Beginnzeitpunkte
definiert, die für die Definition einer Aufbewahrungsregel für dieses ILM-Objekt verwendet werden können.
Weitere Informationen
Allgemeine Grundsätze und Empfehlungen zum Umgang mit Regelwerken und Regeln