Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Marzec 2018 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Ostatnia aktualizacja: 17 marca 2018 r.

Dostępność

Alternatywny tekst logo na stronie logowania

W czerwcu 2017 r. testy opcji ułatwień dostępu dla komponentu VPAT ujawniły wyjątki związane z normami WCAG 2.0 o zasięgu globalnym W3. Wyjątki te stanowią zidentyfikowane problemy, w których nie zachowano zgodności jednostki lub operacji z normą A lub AA konkretnych wytycznych WCAG 2.0. Rozwiązanie tego problemu podnosi jakość obsługi ułatwień dostępu w danej lokalizacji/operacji, dostosowując je do odpowiednich wytycznych WCAG.

Zasadniczo problem i rozwiązanie można opisać następująco: Czytniki ekranu to rodzaj technologii wspomagającej, czytającej na głos użytkownikowi elementy interfejsu widoczne na ekranie (tekst instrukcji, pól, opcji itp.). „Odczyt” właściwych informacji przez czytnik warunkuje prawidłowe jego zakodowanie (w tym przypadku znane pod nazwą tekst alternatywny lub tekst alt).

Problem polega na tym, że logo wyświetlane na stronie Zaloguj nie jest obecnie opatrzone prawidłowym kodem umożliwiającym odczyt opisu użytkownikowi. W tym wydaniu problem zostanie rozwiązany.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Udoskonalanie naszych produktów i usług z myślą o ich lepszym dostosowaniu do dostępnych norm WCAG 2.0 zwiększa zakres funkcjonalności dostępnych dla wszystkich użytkowników systemu Concur.

Dostęp do szybkiej pomocy dotyczącej opcji Praca dla innych za pomocą klawiatury

Szybka pomoc dotycząca opcji Praca dla innych zawiera ważne informacje i powinna być dostępna bez ograniczeń. Obecnie jest ona dostępna wyłącznie po kliknięciu myszą ikony „?”. Począwszy od tego wydania szybka pomoc dotycząca opcji Praca dla innych będzie dostępna również za pomocą klawiatury.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Szybką pomoc dotyczącą opcji Praca dla innych będzie można wywołać zarówno za pomocą myszy, jak i za pomocą klawiatury.

Administrator

Przypomnienie: Bez danych prywatnych i wrażliwych w polach niestandardowych

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa należy pamiętać, że pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Zmieniony raport Użytkownicy wg przeglądarki

Raport Użytkownicy wg przeglądarki został zmieniony i zawiera teraz więcej informacji zgromadzonych w jednym miejscu. Obecnie w raporcie ujęta jest lista wszystkich użytkowników wraz z informacjami o przeglądarkach i liczbach logowań.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Administrator nie musi już generować raportu o każdej przeglądarce z osobna. Wszyscy użytkownicy są wymienieni w jednym raporcie.

Budżet

Nowa funkcja Budżet dostępna dla ogółu użytkowników od 19 marca 2018 r.

Funkcja Budżet pozwala klientom konfigurować wszystkie komponenty budżetu: rok fiskalny określający okres budżetu, pola śledzenia budżetu umożliwiające śledzenie kosztów na poziomie centrum kosztów (centrum zysków), kategorie budżetu grupujące rodzaje wydatków do celów budżetowych i budżetów będących faktycznymi budżetami rocznymi oraz pozycje budżetu definiujące budżet wraz z rokiem fiskalnym, właścicielem budżetu oraz nazwą i opisem budżetu.

Funkcja ta zwiększa przejrzystość budżetów, usprawnia ich wdrożenie i umożliwia osobom zatwierdzającym i właścicielom budżetu dostęp do danych w nich zawartych w czasie rzeczywistym, co przekłada się na wysokiej jakości decyzje co do wydatków w module Wydatek podejmowane przez firmę.

Ponadto funkcja Budżet jest dostępna dla aplikacji mobilnej Concur dla modułu Wydatek. Należy zwrócić uwagę, że udostępnienie nowej wersji aplikacji mobilnej Concur następuje z minimum siedmio- a maksymalnie dziesięciodniowym opóźnieniem względem wersji standardowej.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa przejrzystość budżetów, usprawnia ich wdrożenie i umożliwia dostęp do danych w nich zawartych w czasie rzeczywistym, co przekłada się na wysokiej jakości decyzje co do wydatków w module Wydatek podejmowane przez firmę.

Refinansowanie wydatków

Uściślenie czasownika oznaczającego zgodę: zmiana „Zgadzam się” na „Zezwalam”

Dla wszystkich użytkowników, którzy zgodzili się na otrzymywanie płatności za pośrednictwem opcji Refinansowanie wydatków (przy czym dotyczy to zarówno opcji Refinansowanie wydatków – globalne, jak i klasycznej opcji Refinansowanie wydatków), w interfejsie użytkownika oprogramowania Concur termin „zgadzam się” zmieniono na „zezwalam”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana zwiększa przejrzystość prawną czynności wyrażania przez użytkownika zgody na stosowanie poleceń zapłaty z systemu Concur w przypadku klasycznej opcji Refinansowanie wydatków lub z systemu partnera Concur obsługującego płatności w przypadki opcji Refinansowanie wydatków – globalne.

Raporty z wydatków

Kontrola brakujących kodów kont na dalszym etapie workflow

Pracownicy mają teraz możliwość przesłania raportu z wydatków nawet jeśli w wydatkach w raporcie brak jednego lub więcej kodów kont. Jednak osoba przetwarzająca nie może zatwierdzić raportu z wydatków, dopóki nie zostanie określony kod konta.

Zanim wprowadzono tę zmianę pracownicy nie mogli przesłać raportu z wydatków, jeśli w wydatkach w raporcie brakowało jednego lub więcej kodów kont.

Każdorazowo przy zapisywaniu wydatku system wstawia kod konta właściwy dla rodzaju wydatku (na podstawie konfiguracji kodów kont w ustawieniach produktu). Wprowadzona teraz zmiana powoduje, że raport można przesłać nawet w sytuacji, gdy na rodzaj wydatku nie jest odwzorowany żaden kod konta. Raport z wydatku może także zostać zatwierdzony przez menedżera.

Gdy osoba przetwarzająca próbuje zatwierdzić raport, system wykrywa brak kodu konta i sprawdza w konfiguracji kodów rodzajów wydatków, czy kod konta został dodany od czasu ostatniego zapisu wydatku. Jeśli prawidłowy kod konta jest dostępny, system go wstawia i przechodzi do zatwierdzania. Jeśli kod konta nie jest dostępny, system uniemożliwia zatwierdzenie danych wydatku do czasu, aż administrator systemu Concur udostępni odwzorowanie kodu konta na typ wydatku.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Pracownicy mogą już wypełniać raporty dot. wydatków mimo braku kodu konta w konfiguracji rodzaju wydatku.

Nowa generacja (NextGen)

Interfejs użytkownika modułu Wydatek

SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.

Nowa generacja modułu Wydatek odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.

W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.

Podatek VAT

(Wlk. Brytania) Aktualizacja stawek za paliwo wg wytycznych HMRC

Concur zaktualizował stawki podatku za paliwo zgodnie z wytycznymi (Advisory Fuel Rates — AFR) brytyjskiej administracji podatkowej i celnej (Her Majesty's Revenue and Customs — HMRC).

Zmiany w przypadku pojazdów z silnikiem benzynowym:

  • Ponad 2000 cm sześc. na 22 pensy

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Firmy zapewniają zgodność podatkową zgodną z najlepszymi praktykami.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

**Planowane zmiany** Usunięcie wszystkich instancji funkcji „ConcurAccessible”

Ten punkt uwag do wydania został usunięty, ale zostanie uwzględniony w przyszłych wydaniach.

**Planowane zmiany** Usunięcie strony „Umowa dot. poufności”

Klienci korzystający obecnie z opcji wyświetlania strony Umowa dot. prywatności swoim użytkownikom powinni wziąć pod uwagę fakt, że z dniem 14 kwietnia 2018 r. Concur usunie tę stronę. Oznacza to, że niezależnie od okoliczności, umowa dot. prywatności nie będzie już wyświetlana. Ponadto usunięte zostaną opcje dostosowywania teksu umowy dot. prywatności oraz stosowania polityki (na przykład wymuszające akceptację przez użytkownika umowy dot. prywatności).

W osobnym wydaniu Concur udostępni standardowe oświadczenie dotyczące prywatności, do którego dostęp będzie można uzyskać za pośrednictwem łącza w stopce strony.

W niniejszych uwagach do wydania omówiono usunięcie strony Umowa dot. prywatności oraz powiązanych z nią opcji konfiguracji. Informacje o nowym oświadczeniu dotyczącym prywatności Concur zostaną podane w przyszłych uwagach do wydania.

Celem tej zmiany jest udostępnienie wszystkim klientom tego samego, niezmodyfikowanego oświadczenia dotyczącego prywatności Concur.

**Planowane zmiany** Nowa funkcja dotycząca nieaktualnych danych

Opisywana nowa funkcja umożliwi klientom kontrolę nad sposobem, w jaki ich dane są przechowywane w systemie Concur w oparciu o kryteria: kto, kiedy, gdzie.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom możliwość spełnienia obowiązujących wymogów w zakresie przechowywania danych.

**Planowane zmiany** Rezygnacja z funkcji Wiadomości w produktach (USA)

Po wdrożeniu w zeszłym roku funkcji Wiadomości w produktach w Europie możliwa była rezygnacja z korzystania z niej przez użytkowników.

W przyszłych wydaniach planowane jest udostępnienie podobnej możliwości użytkownikom systemu Concur ze Stanów Zjednoczonych.

**Planowane zmiany** Czytniki kart IC będą obsługiwały uwierzytelnianie na poziomie firmy

W trakcie weekendu przypadającego w dniach 14 i 15 kwietnia 2018 roku zmieni się proces uwierzytelniania w rozwiązaniu do odczytu kart IC. Dokładny czas niedostępności z powodu tej zmiany zostanie podany w przyszłych wersjach niniejszych uwag do wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana uprości aktywację użytkowników i spowoduje, że transakcje będą szybciej wyświetlane w obszarze Dostępne wydatki.

**Planowane zmiany** Nowy filtr obejmujący 23 miesiące

Nowy filtr obejmujący 23 miesiące będzie dostępny w ramach nowej funkcji Przechowywanie danych. Filtr dotyczy następujących obszarów:

  • Dostępne wydatki
  • Wyświetl transakcje
  • Nieprzypisane zaliczki gotówkowe

Ta nowa funkcja umożliwi automatyczne odfiltrowanie starszych transakcji. Okres filtra obejmuje 23 miesiące i nie podlega konfiguracji. Klienci korzystający z aktywacji nowej funkcji Przechowywanie danych automatycznie aktywują również filtr 23 miesięcy.

W sekcji Wyświetl transakcje odfiltrowane zostaną również okresy zestawień starsze niż 23 miesiące.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Filtr ten pozwoli ograniczyć kumulację w czasie nieprzetworzonych transakcji oraz pozwoli na wsparcie nowej funkcji Przechowywanie danych.

**Planowane zmiany** Zakończenie obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem z dniem 15 maja 2018

Concur ogłasza zakończenie obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem jako metody transferu danych z i do firmy Concur.

Protokół FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem nie jest protokołem zabezpieczonym i charakteryzuje się podatnością na zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa. W dniu maja 2018, zespół Concur Operations wdroży aktualizację dotyczącą bezpieczeństwa w infrastrukturze odpowiedzialnej za przesyłanie plików, ograniczając tym samym zastosowanie protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem jako element zaangażowania firmy w bezpieczeństwo danych naszych klientów oraz troskę o zgodność z podlegającymi audytom wymogami w zakresie bezpieczeństwa dla platformy Concur Trust Platform.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji Często zadawane pytania dotyczące wycofania obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem.

Co to oznacza z punktu widzenia klienta Transfer danych do i z systemu Concur z użyciem protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem po dacie zakończenia świadczenia wsparcia będzie skutkował nieskutecznym nawiązywaniem połączeń przychodzących. Klienci korzystający z protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem muszą zastosować jedną z zatwierdzonych metod zabezpieczeń, aby móc kontynuować przesyłanie danych zgodnie z opisem w podręczniku użytkownika dotyczącym przesyłania plików. Zmiana wymaga wprowadzenia przez klienta; istnieje możliwość uzyskania wsparcia ze strony Concur.

**Planowane zmiany** Wyświetlanie sugerowanych kategorii kosztów na liście kategorii

Na liście Kategoria na stronie Rodzaje wydatków (Wydatek > Rodzaje wydatków) w obszarze ustawień produktu w ich górnej części wyświetlane są sugestie co do kategorii kosztu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta aktualizacja upraszcza proces wyboru kategorii kosztów dla rodzaju wydatków.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: Concur Non-Affiliated Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.