Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Lipiec 2017 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Ostatnia aktualizacja: 28 lipca 2017

Refinansowanie wydatków – globalne

Pomoc w uzyskiwaniu potwierdzenia kompletności danych podawanych w aplikacji

Klienci nie będą teraz mogli zaakceptować warunków Bambora (w przypadku konfigurowania kont finansowania partnera przetwarzającego płatności w systemie Bambora), dopóki nie wypełnią wszystkich wymaganych pól i nie prześlą wszystkich wymaganych dokumentów.

Użytkownicy wypełniający formularze Bambora, którzy nie wprowadzili wszystkich wymaganych informacji, nie będą odtąd mogli przejść do kroku akceptowania warunków korzystania z systemu. Jeśli informacje na jednej z kart Dyrekcja są niekompletne, dla karty tej wyświetlany jest czerwony symbol wykrzyknika.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Klienci nie będą odtąd mieć wrażenia kompletnego wypełnienia formularza aplikacji, gdy nie jest on kompletny. Możliwość akceptacji warunków użytkowania i przesłania formularza gwarantuje teraz, że formularz prezentowany partnerowi przetwarzającemu płatność będzie zawsze kompletny.

Nowy program kart USD i CAD: Diners MasterCard

Funkcja Refinansowanie wydatków – globalne obsługuje teraz karty kredytowe Diners MasterCard w następujących walutach:

  • Dolar amerykański (USD)
  • Dolar kanadyjski (CAD)

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Zmiana ta stanowi wartość dodaną dla naszych klientów korzystających z opcji Refinansowanie wydatków – globalne.

Waluta –specjalne pola adresu dla formularzy Bambora

Zmianie uległy trzy pola adresu w systemie Concur. Nazwy odpowiadają teraz lokalizacji właściwej dla wybranej waluty.

W systemie Concur zmieniono nazwy następujących pól dla dolara amerykańskiego (USD):

Poprzednia nazwa pola

Nowa nazwa pola

Region

Stan

Kod pocztowy

Kod pocztowy

W systemie Concur zmieniono nazwy następujących pól dla dolara kanadyjskiego (CAD):

Poprzednia nazwa pola

Nowa nazwa pola

Region

Prowincja

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Lokalizacja ta podnosi komfort obsługi osób podróżujących.

Kody audytu zastąpione tekstem opisowym

Aby zwiększyć użyteczność informacji o powodach odrzucenia płatności Concur zastąpił kody zwrotu Bambora opisami z uzasadnieniem.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Użytkownicy i administratorzy będą dysponować informacjami tekstowymi, zamiast kodami zwrotu, co ułatwi im zapoznanie z przyczynami odrzucenia płatności przez system bankowy.

QuickBooks

Mapowanie pozycji QuickBooks na rodzaje wydatków wg grupy polityk (QBD)

Concur obsługuje teraz mapowanie rodzajów wydatków na pozycje QuickBooks wg grup polityk dla firm korzystających z pulpitu QuickBooks Desktop (QBD) połączonych z systemem QuickBooks za pomocą narzędzia QuickBooks Web Connector.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Rozszerzenie to udostępnia administratorom kolejną opcję związaną z mapowaniem rodzajów wydatków.

Historia operacji

Udoskonalona obsługa audytów przesłanych i zwróconych raportów z wydatków

Począwszy od niniejszego wydania dziennik historii operacji modułu Expense dla raportu z wydatków będzie obejmował pełną historię zmian dokonanych przez użytkownika. Zmiany te są rejestrowane od pierwszego przesłania i przez cały cykl życia raportu, również w trakcie przetwarzania zwróconego raportu. Zmiany obejmują (między innymi) następujące czynności:

  • dodawanie, przenoszenie i usuwanie wydatków dowolną metodą, również ręcznie, z użyciem przypisania Dostępny wydatek, oraz przenoszenie wydatków do raportu
  • zmianę i usuwanie rachunków

Raporty z wydatków zwrócone po przesłaniu obejmują zmiany dokonane po zwrocie, w tym:

  • modyfikację wartości pozycji wydatków, takich jak rodzaj wydatku, lokalizacja, kwota, dostawca, data transakcji oraz pola własne
  • modyfikację wartości nagłówka raportu, takich jak polityka, pola własne (centrum kosztów itp.)
  • usuwanie wydatków gotówkowych ze zwróconego raportu
  • dodanie lub usunięcie skanu rachunku z raportu lub powiązanych wydatków

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Rozszerzenie to podnosi zgodność rejestrowania funkcji Historia operacji.

Konfiguracja

Aktualizacja listy branż firmy

Lista Wybierz branże firmy na stronie Księgowość w sekcji Konfiguracja została zaktualizowana. Do listy dodano szereg popularnych branż, nazwy niektórych z pozycji na liście zmodyfikowano, a niektóre pozycje usunięto.

Branża wybrana z listy ma znaczenie wyłącznie informacyjne i pomaga w określeniu pól śledzenia kosztów wyświetlanych w sekcji Najczęściej używane w branży na stronie Śledzenie kosztów – Dane do śledzenia w obszarze Konfiguracja.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: To rozszerzenie oferuje klientom zaktualizowaną listę branż.

Obsługiwane konfiguracje

Zakończenie świadczenia wsparcia dla protokołu szyfrowania TLS 1.0 – ZREALIZOWANE

AKTUALIZACJA: Prosimy o zwrócenie uwagi na poniższe daty:

- Centrum danych w UE: Ukończone we wtorek, 4 kwietnia 2017

- Centrum danych w USA: Ukończone w środę, 12 lipca 2017

Kilka miesięcy temu Concur ogłosił koniec cyklu obsługi wersji 1.0 protokołu szyfrowania TLS, kontynuując obsługę bezpieczniejszych wersji 1.1 i 1.2. Protokół TLS pozwala na bezpieczną komunikację pomiędzy telefonem lub komputerem i usługą obsługiwaną w chmurze.

Proces wygaszania obsługi został rozciągnięty na kilka miesięcy i właśnie został zakończony.

Dodatek z tytułu kosztów podróży

Zmiana w obliczeniach dodatku na posiłki dla podróży mieszanych – Republika Czeska

Concur dokonał zmian w obliczeniach dodatku na posiłki w Republice Czeskiej dla dwu rodzajów podróży mieszanych:

  • Podróży mieszanych składających się z więcej niż pięciu godzin podróży krajowej oraz od pięciu do dwunastu godzin podróży zagranicznych
  • Podróży mieszanych składających się z podróży zagranicznych trwających więcej niż 12, ale mniej niż 18 godzin

Nowe, zgodne z regulacjami prawnymi obliczenia zaprezentowano w poniższej tabeli:

PRZED I PO

Rodzaj mieszanej podróży

Poprzednie obliczenie

Nowe obliczenie

Podróż krajowa > 5 godzin plus

Podróż zagraniczna > 5 godzin i < 12 godzin

Dodatek na posiłki dla podróży krajowych plus 1/3 pełnego dodatku na posiłki dla podróży zagranicznych

1/3 pełnego dodatku na posiłki dla podróży zagranicznych

Podróż zagraniczna > 12 godzin i < 18 godzin

Dodatek na posiłki dla podróży krajowych plus 2/3 pełnego dodatku na posiłki dla podróży zagranicznych

2/3 pełnego dodatku na posiłki dla podróży zagranicznych

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Zmiana umożliwia klientom Concur w Republice Czeskiej zachowanie zgodności z najlepszymi praktykami w zakresie regulacji prawnych.

Profil
AKTUALIZACJA: Ustawienie dostępności w profilu

Niedawno informowaliśmy, że funkcje dostępności przestaną być funkcjami opcjonalnymi i zostaną domyślnie WŁĄCZONE dla wszystkich witryn systemu Concur.

Po dalszej analizie podjęto decyzję, że taka zmiana wygeneruje mieszane wyniki. Naszym dalszym zamiarem jest – w przypadku klientów modułu Expense – brak zmian w stosunku do obecnego widoku i sposobu korzystania z modułu Expense.

Wiadomość e-mail dot. raportów z wydatków oczekujących na zatwierdzenie

Odsyłacz do zaktualizowanych raportów z wydatków

Po przesłaniu przez pracownika raportu z wydatków do zatwierdzenia system Concur automatycznie generuje i wysyła osobie zatwierdzającej raport z wydatków wiadomość e-mail Masz raport oczekujący na zatwierdzenie. W automatycznie generowanej wiadomości odsyłacze do raportu z wydatków oczekującego na zatwierdzenie zostały skonsolidowane w jeden przycisk, Wyświetl raport.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Ta aktualizacja upraszcza treść wiadomości e-mail, czyniąc ją przystępniejszą dla odbiorcy.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

**Planowane zmiany** Rozszerzony kalendarz fiskalny dla funkcji analizy / metod inteligentnych

Concur zamierza wprowadzić rozszerzony kalendarz fiskalny do modułu analiz / metod inteligentnych w sierpniu. Kalendarz fiskalny umożliwi organizacjom definiowanie ich okresów księgowych niezależnie od standardowego roku kalendarzowego. Wiele organizacji definiuje własne kalendarze sprawozdawczości finansowej, odzwierciedlające sezonowość procesów w ich branży, ułatwiające porównywanie wyników z bezpośrednimi konkurentami oraz niepowodujące zbiegu z innymi procesami realizowanymi w szczytowym okresie na koniec roku.

Nowy kalendarz fiskalny będzie dostępny w konfiguracji raportowania, dostępnej za pośrednictwem opcji menu Administracja > Ustawienia wydatków lub Administracja > Ustawienia faktur.

Więcej informacji można znaleźć w uwagach do wydania dla funkcji analizy / metod inteligentnych.

**Planowane zmiany** Nowy wygląd i usprawniona nawigacja

Aktualne łącza nawigacji Konfiguracja pojawiające się na każdej ze stron zostaną przeorganizowane w centralną stronę Ustawienia zawierającą kafelki umożliwiające dostęp do poszczególnych stron ustawień konfiguracyjnych. Kafelki będą pogrupowane wg celu biznesowego i będą opatrzone krótkim opisem skojarzonej z nim funkcji Konfiguracja, ułatwiając administratorom rozpoznanie przeznaczenia danej funkcji. Klikając kafelek, na przykład Użytkownicy, użytkownik przejdzie do istniejącej i używanej obecnie strony Użytkownicy. Ścieżka nawigacji umożliwia przechodzenie wstecz aż do powrotu do strony Ustawienia.

Concur planuje wdrożenie tej aktualizacji z wydaniem sierpniowym.

W przyszłych wydaniach Concur wprowadzi dodatkowe udoskonalenia do niektórych z funkcji konfiguracji. Dodatkowe informacje będą dostępne w kolejnych uwagach do wydania.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Rozszerzenie to pozwoli udoskonalić nawigację między ustawieniami konfiguracyjnymi oraz ułatwi nowym administratorom rozpoznanie przeznaczenia nowej funkcji i realizację ich zadań.

**Planowane zmiany** Kontrola brakujących kodów kont na dalszym etapie workflow

Pracownicy będą mieć możliwość zapisania, przesłania i zatwierdzenia raportu z wydatków nawet jeśli w wydatkach w raporcie brak jednego lub więcej kodów kont.

Obecnie każde zapisanie wydatku powoduje sprawdzenie przez system, czy dla powiązanego rodzaju wydatku podany został kod konta, oraz dodanie tego kodu konta do wydatku (proces niewidoczny w interfejsie użytkownika). Jeśli z wydatkiem nie powiązano kodu konta, zapisanie wydatku nie jest możliwe.

Wraz z tą aktualizacją możliwe staje się przesyłanie i zatwierdzanie raportów. System zablokuje jednak dane wydatków przed utworzeniem wyciągu lub zaksięgowaniem w systemie finansowym do czasu podania przez administratora systemu Concur mapowania kodów kont dla rodzaju wydatku w ustawieniach konfiguracyjnych.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Pracownicy mogą już wypełniać raporty dot. wydatków mimo braku kodu konta w konfiguracji rodzaju wydatku. Kody kont są teraz wprowadzane na jednym i tym samym etapie workflow.

**Planowane zmiany** Zakończenie wsparcia dla przeglądarki Microsoft IE w wersji 10 dnia 18 sierpnia 2017

Wsparcie dla przeglądarki Microsoft Internet Explorer (IE) w wersji 10 w produktach Concur wygaśnie z dniem 18 sierpnia 2017 r. Concur zdecydowanie zaleca klientom wykorzystanie przed tą datą aktualnie używanej wersji IE 10 do aktualizacji oprogramowania do wersji najnowszej, lub też zainstalowanie innej obsługiwanej przeglądarki i pracę za jej pośrednictwem.

Użytkownikom nadal korzystającym z przeglądarki IE 10 będzie wyświetlany baner.

*Planowane zmiany** Czytniki kart IC USB – Japonia: Zakończenie wsparcia

Czytnik kart IC USB do pobierania danych podróży z japońskich kart IC w module Expense wykorzystuje czytnik podłączony do jednego komputera. Ponieważ firma Microsoft wycofuje technologię ActiveX wykorzystywaną przez to rozwiązanie, również Concur zaprzestaje świadczenia dla niego wsparcia technicznego.

Ważne daty:

  • Począwszy od 1 sierpnia 2017 wsparcie dla tego rozwiązania przestanie być oferowane przez zespół Concur.
  • Po 31 grudnia 2017 rozwiązanie zostanie wycofane i nie będzie dostępne w systemie Concur.

Jako rozwiązanie zastępcze zaoferowane zostanie istniejące rozwiązanie Concur wykorzystujące czytnik kart sieciowych IC, wdrażane już przez naszych japońskich klientów. Czytnik kart sieciowych IC oferuje wielu użytkownikom import transakcji w centralnej lokalizacji.

Uwagi do wydania dla czytnika kart IC w wersji sieciowej można znaleźć w wersji tego dokumentu z marca 2017.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Wycofanie tej technologii pozwala użytkownikom systemu Concur podążać za aktualnymi rozwiązaniami technologicznymi.

**Planowane zmiany** — Usunięcie sekcji Szybkie wskazówki ze strony rozwiązań Concur

Usunięcie sekcji Szybkie wskazówki ze strony głównej Concur Solutions (concursolutions.com) jest planowane wraz z wydaniem sierpniowym.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Aktualizacja ta pozwoli na uproszczenie strony głównej, ułatwiając jednocześnie dostęp do prezentowanych na niej informacji i ich śledzenie.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: Concur Non-Affiliated Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.