Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Listopad 2018 — Invoice Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Concur Invoice

Nowy interfejs użytkownika dla produktu Concur Invoice już gotowy na ocenę przez klientów i decyzje o wdrożeniach

Po pomyślnej realizacji programu dla pierwszych użytkowników zespół SAP Concur oferuje aktualnie możliwość decyzji o wdrożeniach wszystkim klientom mającym możliwość zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika SAP Concur przygotowywanym obecnie do fazy ogólnej dostępności planowanej na pierwszy kwartał 2019 r.

Dzięki nowemu ustawieniu w sekcji Preferencje modułu Faktura klienci zyskują możliwość aktywacji nowego interfejsu użytkownika i oceny funkcjonalności nowej strony Menedżer faktur przeznaczonej dla użytkowników odpowiadających za zobowiązania, których rola polega na monitorowaniu w sposób ciągły poprawności przetwarzania dokumentów modułu Concur Invoice w całym systemie.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

Wniosek o zakup

Nowy interfejs API wniosku o zakup w wersji 4

Nowy interfejs API wniosku o zakup jest dostępny na platformie SAP Concur Developer Center.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Interfejs API wniosku o zakup umożliwia programistom tworzenie oraz automatyczne przesyłanie wniosków o zakup celem wstępnej autoryzacji umożliwiającej wykorzystanie danych zewnętrznych oraz na potrzeby pobierania numerów wniosków o zakup i statusów za pomocą metod POST i GET.

Zamówienie zakupu

Nowa funkcja tworzenia wyciągów z zamówień zakupu, oferująca dwa nowe wyciągi

W systemach, w których włączono obsługę wniosków o zakup, administratorowi ds. zakupów udostępniona została nowa strona Wyciągi dla zamówień zakupu. Ponadto, na stronie Wyciągi dla zamówień zakupu dostępne są dwa nowe wyciągi: Wyciąg dla zamówienia zakupu oraz Wyciąg z rachunku dla zamówienia zakupu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowa strona Wyciągi dla zamówień zakupu umożliwia administratorowi ds. zakupów uruchomienie zadania na żądanie generującego wyciąg z danych dla zamówienia zakupu lub wyciąg z danych rachunku dla zamówienia zakupu z systemu Concur Invoice. Po wygenerowaniu wyciągu z danych klienci mogą pobrać je, a następnie zaimportować do swoich systemów, tak aby wartości zapasów odzwierciedlały otrzymane ilości.

Księgowość

Nowe opcje w oprogramowaniu księgowym

Na liście Wybierz swoje oprogramowanie księgowe na stronie Księgowość w Ustawieniach produktu dostępne są następujące nowe opcje.

  • Sage Accounting

  • Sage Enterprise Management

  • Sage Financials

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to ułatwia obsługę bieżących listingów oprogramowania księgowego dzięki udostępnieniu popularnych, aktualnie używanych opcji tego oprogramowania.

Wiadomości e-mail SAP Concur

**W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Tylko Concur Expense: Należy pamiętać, że aktualnie opisywana tutaj sytuacja dotyczy wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense oraz z funkcji filtrowania przychodzących wiadomości e-mail w oparciu o adresy IP. (Obejmuje to wszystkie wersje produktu Concur Expense – zarówno używane autonomicznie, jak i w ramach integracji z innym produktem lub usługą SAP Concur). Zmiana nie wpływa na pozostałe usługi SAP Concur (takie jak Concur Travel czy Concur Pay).

Aktualne plany przewidują wdrożenie dodatkowych zmian w pierwszym kwartale 2019 r. Należy pamiętać, że wszystkie objęte zmianami firmy zostaną z wyprzedzeniem poinformowane o wdrażanych zmianach oraz możliwych scenariuszach związanych z jej obsługą.

**W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i bardziej ujednolicony wygląd i komfort obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

WAŻNE

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

  • Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.

  • Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Wydatek, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.

  • Nie określono daty końcowej tego projektu. Wdrożenie zmian może zająć więcej niż rok.

  • Każdy z zespołów udostępni uwagi do wydania dla swojego produktu wraz z planowanym wdrożeniem nowego formatu wiadomości e-mail.

QuickBooks

Aktualizacja uprawnień integracji QuickBooks Online

SAP Concur zaktualizował proces autoryzacji integracji QuickBooks Online, umożliwiając klientom ponowne wprowadzanie danych uwierzytelniających QuickBooks Online po otrzymaniu przez nich monitu z prośbą o ponowną autoryzację.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta pozwala administratorowi na ponowne wprowadzenie danych uwierzytelniających Quickbooks Online bez rozłączania się i ponownego łączenia z systemem SAP Concur.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Concur Invoice

**Planowane zmiany** Udostępnienie nowej funkcjonalności importu dla faktur elektronicznych

W przyszłym wydaniu SAP Concur umożliwi klientom korzystającym z produktu Concur Invoice Standard import faktur elektronicznych (e-faktur) do produktu Concur Invoice za pośrednictwem funkcji importu wniosków o płatność. Z chwilą udostępnienia tej funkcjonalności klienci zyskają możliwość importu swoich e-faktur do produktu Concur Invoice przez udostępnienie SAP Concur pliku zawierającego dane e-faktury zgodne ze parametrami opisanymi w (aktualnej) wersji 2 specyfikacji importu wniosków o płatność.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcjonalność ta ułatwi klientom importowanie danych faktur do produktu Concur Invoice.

**Planowane zmiany** Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Faktura oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Zamówienie zakupu

**Planowane zmiany** Funkcja Importuj teraz dla operacji importu ZZ oraz rachunków dla ZZ

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Faktura niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Zarządzanie dostawcami

**Planowana zmiana** Historia operacji zmian danych dostawców

W przyszłych wydaniach klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwi użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.

**Planowane zmiany** Dodanie pola do formularza informacji o domyślnym dostawcy

W przyszłym wydaniu domyślny formularz umożliwiający dodawanie i aktualizowanie informacji o dostawcy będzie zawierał dodatkowe pole Kraj.

Pole Kraj dotyczy kraju powiązanego z adresem dostawcy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Pole to umożliwia klientom uwzględnianie dodatkowych informacji o wnioskowanych i zatwierdzonych dostawcach.

**Planowane zmiany** Dodanie karty Opisy do szablonów importu danych dostawców i danych bankowych dostawców

W przyszłym wydaniu szablony importu danych dostawców i danych bankowych dostawców, które można pobierać, będą zawierały nową kartę ze szczegółowymi opisami kolumn szablonu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dodatkowe, szczegółowe informacje ułatwiają klientom zapewnienie, że informacje w szablonie importu dostawców spełniają wymogi pól, do których są one importowane.

**Planowane zmiany** Usprawniona komunikacja dotycząca importu dostawców

W przyszłym wydaniu niektóre z komunikatów wyświetlanych w sekcji Menedżer dostawców podczas importu dostawców przez klienta za pomocą szablonu importu zostaną poprawione.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zaktualizowane komunikaty mają lepiej wyjaśniać problemy napotykane w procesie importu, ułatwiając menedżerowi dostawców identyfikację przyczyny problemu i jej wyeliminowanie.

**Planowane zmiany** Możliwość tworzenia i zatwierdzania dostawców w środowiskach testowych

W przyszłym wydaniu w środowiskach testowych udostępniona zostanie funkcja tworzenia i zatwierdzania dostawców.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia programistom i zespołom wdrożeniowym pracę z funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców przed migracją do środowiska produkcyjnego.

Budżet

**Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu Budżet

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione koszty oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Ustawienia produktów

**Planowane zmiany** Nowy wygląd i nowa nazwa funkcji śledzenia kosztów – planowane na koniec listopada

Strona Śledzenie kosztów w obszarze Ustawienia produktu zyska wkrótce udoskonaloną funkcjonalność oraz nowy wygląd i nową nazwę. Wszystkie istniejące funkcje pozostaną dostępne, przy czym zwiększy się komfort konfigurowania i zarządzania polami

Wdrożenie tej funkcji jest planowane na 27 listopada 2018 r.

Udoskonalenia obejmują następujące zmiany:

  • Strona Śledzenie kosztów przyjmie nazwę Zarządzaj polami niestandardowymi. Nowa strona Zarządzaj polami niestandardowymi umożliwi administratorom klienta zarządzanie polami niestandardowymi z poziomu jednej strony. Nazwa Listy połączone zostanie zmieniona na Listy wielopoziomowe.

  • Na stronie Zarządzaj polami niestandardowymi dostępna będzie nowa strona Dodaj nowe pole. Strona Dodaj nowe pole umożliwi administratorom klienta utworzenie pól przez wybór typu pola, a następnie jego opcji. Administratorzy klientów będą mogli wybrać, czy dodać pozycje listy dla nowego pola, czy dodać nowe pole, czy też powrócić do strony Zarządzaj polami niestandardowymi.

  • • Administratorzy mają możliwość utworzenia maksymalnie 12 pól niestandardowych, które mogą być tworzone przez wprowadzenie własnej nazwy pola lub wybór nazwy z listy podpowiedzi. Poprzednio dozwolonych było maksymalnie 12 pól niestandardowych, lecz tylko dla sześciu z nich nazwy można było utworzyć, wprowadzając własną, niestandardową nazwę pola. Nazwy pozostałych sześciu musiały być wybrane z podanej listy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta optymalizuje procesy zarządzania polami niestandardowymi, oferując wyższy komfort korzystania z produktu użytkownikom końcowym.

**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel. SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.

  • Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.

  • W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

SAP Concur

**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach

  • Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Różne

**Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych dezaktywowanego użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

WAŻNE!

Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.

Nie wyznaczono terminu implementacji tego nowego procesu. Data zostanie podana w uwagach do wydania z odpowiednim wyprzedzeniem.

Dodatkowe informacje w przyszłych uwagach do wydania: Niniejsze uwagi do wydania zapewniają podstawowe, ogólne informacje dotyczące procesu. Wyższy poziom szczegółowości – na przykład informacje dotyczące reaktywacji zarchiwizowanego użytkownika, importu użytkowników oraz funkcji administracyjnych – zostaną udostępnione w przyszłych uwagach do wydania.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Dokument Uwagi do wydania SAP Concur – comiesięczne certyfikacje przeglądarki zawiera bieżące i planowane certyfikacje przeglądarki. Dokument jest dostępny wraz z pozostałymi uwagami do wydania SAP Concur.