Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Uzgadnianie faktury z zamówieniem

Strona Uzgadnianie faktury z zamówieniem umożliwia wyszukiwanie i rozwiązywanie problemów dot. zgodności przed opłaceniem dostawców, np. ograniczanie płatności do ceny ofertowej, warunków i zamówionych ilości. Ponadto funkcja ta umożliwia importowanie zamówień zakupów do aplikacji SAP Concur za pomocą funkcji importowania.

Użytkownik może korzystać z dwóch typów reguł uzgadniania.

  • Indywidualna (porównanie jeden do jednego między bieżącą fakturą a zamówieniem zakupu)

  • Całościowa LTD (porównanie jeden do jednego między wszystkimi fakturami a zamówieniem zakupu)

Reguły dopasowania indywidualnych zamówień zakupu

Aby skonfigurować indywidualne reguły uzgadniania zamówienia zakupu:

  1. Na stronie Indywidualne reguły uzgadniania zamówienia zakupu wypełnij odpowiednie pola.

    Pole

    Opis

    Cena jednostkowa (pozycja)

    W przypadku każdej powiązanej pozycji cena jednostkowa w zamówieniu zakupu jest porównywana z ceną jednostkową na fakturze.

    Ilość (pozycja)

    W przypadku każdej powiązanej pozycji ilość w zamówieniu zakupu jest porównywana z ilością na fakturze.

    Sumy (nagłówek)

    Porównywanie sumy w zamówieniu zakupu z sumą na fakturze.

    Waluty (nagłówek)

    Porównywanie waluty w zamówieniu zakupu z walutą na fakturze.

    Dostawcy

    Porównywanie dostawcy w zamówieniu zakupu z dostawcą na fakturze.

    Adres dostawcy

    Porównywanie adresu dostawcy w zamówieniu zakupu z adresem dostawcy na fakturze.

  2. W razie potrzeby można wybrać jedną z poniższych opcji tolerancji reguły, która zostanie uwzględniona:

    • Procentowa: Wybierz wartość procentową, po przekroczeniu której reguła generuje ostrzeżenie. Przykładowo: jeśli wartością procentową jest 1, a wartość zamówienia zakupu wynosi 1000, faktury z wartością przekraczającą 1010 powodują wygenerowanie wyjątku.

    • Jednostki: Wybierz wartość liczbową, po przekroczeniu lub osiągnięciu której reguła generuje ostrzeżenie. Przykładowo: jeśli wartością liczbową jest 100, a wartość zamówienia zakupu wynosi 1000, faktury z wartością wynosząca lub przekraczającą 1100 powodują wygenerowanie wyjątku.

    • Waluta: Wybierz walutę bazową używaną w firmie. W systemie automatycznie zostaną określone i zastosowane przeliczniki dla innych walut używanych w przychodzących fakturach.

  3. Wybierz tę opcję, aby wyświetlać ostrzeżenia i zapobiegać przesyłaniu zamówień zakupu, jeśli nie można uzgodnić zamówienia zakupu z fakturą.

  4. Kliknij komunikat, aby określić wyjątek tekstowy wyświetlany użytkownikowi.

  5. Kliknij przycisk Zapisz.

Reguły dopasowania zamówień zakupu od początku

Aby skonfigurować całościowe reguły uzgadniania zamówienia zakupu:

  1. Na stronie Całościowe reguły uzgadniania zamówienia zakupu wypełnij odpowiednie pola.

    Pole

    Opis

    Podatki

    W przypadku każdej powiązanej pozycji podatek w zamówieniu zakupu jest porównywany z podatkiem kumulatywnym na wszystkich fakturach współdzielących ten numer zamówienia zakupu.

    Ilości pozycji

    W przypadku każdej powiązanej pozycji ilość w zamówieniu zakupu jest porównywana z ilością kumulatywną na wszystkich fakturach współdzielących ten numer zamówienia zakupu.

    Suma pozycji

    W przypadku każdej powiązanej pozycji suma pozycji w zamówieniu zakupu jest porównywana z kumulatywną sumą pozycji na wszystkich fakturach współdzielących ten numer zamówienia zakupu.

    Ilości brutto

    Ilość brutto w zamówieniu zakupu jest porównywana z kumulatywną ilością brutto na wszystkich fakturach współdzielących ten numer zamówienia zakupu.

    Ilość netto

    Ilość netto w zamówieniu zakupu jest porównywana z kumulatywną ilością netto na wszystkich fakturach współdzielących ten numer zamówienia zakupu.

  2. W razie potrzeby można wybrać jedną z poniższych opcji tolerancji reguły, która zostanie uwzględniona:

    • Procentowa: Wybierz wartość procentową, po przekroczeniu której zestaw reguł generuje ostrzeżenie. Przykładowo: jeśli wartością procentową jest 1, a wartość zamówienia zakupu wynosi 1000, faktury z wartością przekraczającą 1010 powodują wygenerowanie wyjątku.

    • Jednostki: Wybierz wartość liczbową, po przekroczeniu lub osiągnięciu której zestaw reguł generuje ostrzeżenie. Przykładowo: jeśli wartością liczbową jest 100, a wartość zamówienia zakupu wynosi 1000, faktury z wartością wynosząca lub przekraczającą 1100 powodują wygenerowanie wyjątku.

    • Waluta: Wybierz walutę bazową używaną w firmie. Przeliczniki innych walut używanych na fakturach przychodzących zostaną obliczone i zastosowane automatycznie w systemie.

  3. Wybierz tę opcję, aby wyświetlać ostrzeżenia i zapobiegać przesyłaniu zamówień zakupu, jeśli nie można uzgodnić zamówienia zakupu z fakturą.

  4. Kliknij komunikat, aby określić wyjątek tekstowy wyświetlany użytkownikowi.

  5. Kliknij przycisk Zapisz.