Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Wniosek o zakup — kierowanie zatwierdzeń

Na stronie Kierowanie zatwierdzeń można wybrać sposób przetwarzania wniosków o zakup w ramach operacji zatwierdzania. Dostępnych jest kilka opcji dostosowanych do potrzeb różnych firm. Można również wybrać, czy menedżerzy i pracownicy mogą dodawać więcej osób zatwierdzających do procesu. Kiedy wniosek o zakup uzyskuje zatwierdzenie końcowe, jest gotowy do wyeksportowania i opłacenia.

Opcje kierowania

Po wybraniu opcji Osoba przetwarzająca użyjesz najłatwiejszej opcji kierowania zatwierdzeń. Faktura zostanie przesłana od pracownika do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzenia na stronie Przetwórz faktury. Domyślnym ustawieniem jest opcja Tylko osoba przetwarzająca. W przypadku mniejszych firm opcja ta może być preferowaną, ponieważ eliminuje zduplikowane procesy zatwierdzania.

W przypadku zaznaczenia opcji Menedżer > Osoba przetwarzająca wniosek o zakup zostanie przesłany od pracownika do menedżera w celu zatwierdzenia, a następnie do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzania na stronie Przetwórz wnioski.

Wymagana konfiguracja opcji Menedżer > Osoba przetwarzająca: Każdy pracownik musi dysponować menedżerem wybranym w polu Menedżer na stronie Informacje o użytkowniku.

Po wybraniu opcji Menedżer > Osoba upoważniona do zatwierdzania > Osoba przetwarzająca możesz ustawić limity kwot wniosków o zakup dla osób zatwierdzających, które mogą zatwierdzić za pomocą opcji Informacje o użytkowniku. Wniosek o zaku zostaje wysłany od pracownika do menedżera. Jeśli menedżer nie dysponuje wystarczającym limitem zatwierdzeń, zostanie wyświetlony monit o wybranie dodatkowej osoby zatwierdzającej z listy użytkowników, którzy dysponują wystarczającym limitem zatwierdzenia. Od upoważnionej osoby zatwierdzającej wniosek o zakup zostanie przesłany do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzenia na stronie Przetwórz wnioski.

Wymagana konfiguracja dla opcji Menedżer > Osoba upoważniona do zatwierdzania > Osoba przetwarzająca:

  • Każdy pracownik musi dysponować menedżerem wybranym w polu Menedżer na stronie Informacje o użytkowniku.

  • Każdy menedżer musi mieć wyznaczony limit zatwierdzenia w polu Zatwierdzanie autoryzowanego limitu na stronie Informacje o użytkowniku.

Jeśli wybrano opcję Menedżer > Menedżer menedżera (maksymalnie 5 poziomów) > Osoba przetwarzająca, wniosek o zakup zostanie wysłany od pracownika do jego menedżera w celu zatwierdzenia. Jeśli menedżer osoby przesyłającej dysponuje wystarczającym limitem zatwierdzenia, wniosek o zakup zostanie przesłany osobie przetwarzającej do zatwierdzenia na stronie Przetwórz wnioski (tak jak w opcji Menedżer > Osoba przetwarzająca). Jeśli menedżer pracownika nie dysponuje wystarczającym limitem zatwierdzania, wniosek o zakup zostanie przesłany do menedżera menedżera itd. do pięciu poziomów menedżerów, jeśli jest to wymagane, aż menedżer z wystarczającym limitem zatwierdzenia zezwoli na przesłanie wniosku o zakup do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzenia na stronie Przetwórz wnioski.

Wymagana konfiguracja dla opcji Menedżer > Menedżer menedżera (maksymalnie 5 poziomów) > Osoba przetwarzająca:

  • Każdy pracownik musi dysponować menedżerem wybranym w polu Menedżer na stronie Informacje o użytkowniku.

  • Każdy menedżer musi mieć wyznaczoną kwotę w polu Zatwierdzanie autoryzowanego limitu na stronie Informacje o użytkowniku. Upewnij się, że końcowy menedżer dysponuje bardzo wysokim limitem zatwierdzania, aby wszystkie wnioski o zakup mogły zostać pomyślnie zatwierdzone. Upewnij się również, że przynajmniej jeden menedżer dysponuje bardzo wysokim limitem zatwierdzania, aby wnioski o zakup przesyłane do końcowego menedżera mogły być pomyślnie zatwierdzane. Pamiętaj, że nikt nie może zatwierdzać własnych wniosków o zakup.

Po wybraniu opcji Uwzględnij osobę zatwierdzającą do opcji kierowania zatwierdzeń na stronie Kierowanie zatwierdzeń zostanie dodany krok zatwierdzania budżetu. Krok zatwierdzania budżetu będzie mieć miejsce przed krokiem przetwarzania. Po uwzględnieniu zatwierdzenia budżetu zakładka Zarządzanie osobami zatwierdzającymi (opcjonalne) zostanie wyświetlona na stronie Dodaj pozycję budżetu, na której można dodać osoby zatwierdzające.

Aby zdefiniować opcję kierowania wniosków o zakup, zaznacz pole wyboru wybranej opcji kierowania zatwierdzeń wniosków o zakup.

Ustawienie okresu końca ważności oczekiwania na zatwierdzenie

Użytkownik może skonfigurować liczbę dni, po upływie której wniosek o zakup oczekujący na zatwierdzenie jest automatycznie kierowany do menedżera zatwierdzającego, zaznaczając (włączając) i konfigurując ustawienie Ustaw okres ważności oczekiwania na zatwierdzenie i skieruj ponownie do menedżera po następującej liczbie dni. Ustawienie jest domyślnie zaznaczone (włączone), a domyślny okres utraty ważności wynosi 10 dni.

Jeśli osoba zatwierdzająca nie zatwierdzi wniosku o zakup przed upływem okresu ważności, system przekazuje wniosek o zakup do kolejnej osoby zatwierdzającej w workflow zatwierdzania.

Jeśli to ustawienie nie jest zaznaczone (jest wyłączone), wniosek o zakup pozostaje w kolejce oczekującej na zatwierdzenie przez osobę zatwierdzającą.

Zaznaczenie (włączenie) ustawienia pozwala na podjęcie przez system następujących operacji:

  • Po przejściu wniosku o zakup do kroku workflow oczekiwania na zatwierdzenie system rozpocznie odliczanie czasu dla nowej osoby zatwierdzającej.

  • Jeśli okres ważności oczekiwania na zatwierdzenie upłynie, system automatycznie przypisze dany wniosek o zakup do menedżera osoby zatwierdzającej i wyzeruje odliczanie czasu. Jeśli ten okres również upłynie, wniosek o zakup w systemie zostanie przekazany do następnej osoby zatwierdzającej lub do osoby przetwarzającej.

Dodatkowe opcje osób zatwierdzających

Użytkownik może wybrać, czy menedżerowie i pracownicy mogą dodawać kolejne osoby zatwierdzające do drogi zatwierdzania wniosków o zakup. W przypadku wybrania opcji menedżer lub pracownik uzyskają dostęp do przycisku umożliwiającego wybór innej osoby zatwierdzającej. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie dodana do drogi zatwierdzania za nimi, a następnie wniosek będzie przekazywany w ramach istniejącej ścieżki. Dodatkowa osoba zatwierdzająca nie zastępuje standardowych osób zatwierdzających.

Aby pozwolić menedżerom i/lub pracownikom na dodawanie osób zatwierdzających, zaznacz odpowiednie pole wyboru:

Opcja odwołania

Użytkownik ma możliwość zezwolenia pracownikom na odwołanie przedłożonego wniosku o zakup w dowolnym momencie, zanim osoba zatwierdzająca wykona jego zatwierdzenie.

Po odwołaniu wniosku o zakup pracownik może wykonać następujące czynności:

  • Edytować i ponowne przesłać wniosek o zakup.

  • Usunąć wniosek o zakup.

Po wycofaniu wniosku o zakup w systemie są wykonywane następujące czynności:

  • W historii operacji wprowadzany jest wpis wskazujący czynność wykonaną we wniosku o zakup jako Wycofanie wniosku.

  • Nazwa użytkownika wycofującego wniosek o zakup jest wyświetlana w kolumnie Status na stronie Wnioski oczekujące.

  • Workflow jest resetowany.

Aby zezwolić pracownikom na wycofywanie przesłanych wniosków o zakup, pozostaw zaznaczone pole wyboru.

Automatyczne przesyłanie zamówień zakupów

Podczas przetwarzania zamówienia zakupu można usunąć etap workflow. W module Concur Invoice zamówienia zakupu zostaną wówczas przesłane z przetworzonego wniosku o zakup bezpośrednio do dostawcy.

Aby zezwolić na usuwanie etapu workflow podczas przetwarzania zamówienia zakupu i automatycznie przesłać zamówienie zakupu, zaznacz pole wyboru.