Moduł Invoice — kierowanie zatwierdzeń
Na stronie Kierowanie zatwierdzeń można wybrać sposób przetwarzania faktur w ramach operacji zatwierdzania. Dostępnych jest kilka opcji dostosowanych do potrzeb różnych firm. Można również wybrać, czy menedżerzy i pracownicy mogą dodawać więcej osób zatwierdzających do procesu. Kiedy faktura otrzymuje zatwierdzenie końcowe, jest gotowa do wyeksportowania i opłacenia.
Opcje kierowania
Po wybraniu opcji Osoba przetwarzająca użyjesz najłatwiejszej opcji kierowania zatwierdzeń. Faktura zostanie przesłana od pracownika do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzenia na stronie Przetwórz faktury. Domyślnym ustawieniem jest opcja Tylko osoba przetwarzająca. W przypadku mniejszych firm opcja ta może być preferowaną, ponieważ eliminuje zduplikowane procesy zatwierdzania.
W przypadku zaznaczenia opcji Menedżer > Osoba przetwarzająca faktura zostanie przesłana od pracownika do menedżera w celu zatwierdzenia, a następnie do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzania na stronie Przetwórz faktury.
Wymagana konfiguracja opcji Menedżer > Osoba przetwarzająca: Dla każdego pracownika musi być wskazana w polu Osoba zatwierdzająca fakturę na stronie Użytkownicy osoba zatwierdzająca.
Po wybraniu opcji Menedżer > Osoba upoważniona do zatwierdzania > Osoba przetwarzająca możesz ustawić limity kwot faktur dla osób zatwierdzających, które mogą one zatwierdzić na stronie Użytkownicy. Wniosek zostanie wysłany od pracownika do menedżera. Jeśli menedżer nie dysponuje wystarczającym limitem zatwierdzania, zostanie wyświetlony monit o wybranie dodatkowej osoby zatwierdzającej z listy użytkowników, którzy dysponują wystarczającym limitem zatwierdzania. Od upoważnionej osoby zatwierdzającej faktura zostanie przesłana do osoby przetwarzającej w celu zatwierdzenia na stronie Przetwarzaj faktury.
Wymagana konfiguracja opcji Menedżer > Osoba upoważniona do zatwierdzania > Osoba przetwarzająca:
Dla każdego pracownika musi być wskazany w polu Osoba zatwierdzająca fakturę na stronie Użytkownicy menedżer tego pracownika.
Dla każdej osoby zatwierdzającej faktury musi być wskazana w polu Lista osób zatwierdzających faktury na stronie Użytkownicy kwota faktury.
Jeśli wybrano opcję Menedżer > Menedżer menedżera (maksymalnie 5 poziomów) > Osoba przetwarzająca, faktura zostanie wysłana od pracownika do jego menedżera w celu zatwierdzenia. Jeśli menedżer osoby przesyłającej dysponuje wystarczającym limitem zatwierdzenia, faktura zostanie przesłana do osoby przetwarzającej do zatwierdzenia na stronie Przetwórz faktury (tak jak w opcji Menedżer > Osoba przetwarzająca.) Jeśli menedżer pracownika nie dysponuje wystarczającym limitem zatwierdzania, faktura jest przesyłana wyżej w hierarchii, tj. do menedżera tego menedżera (i tak do pięciu poziomów menedżerów, jeśli zajdzie potrzeba), dopóki menedżer z wystarczającym limitem zatwierdzenia nie zezwoli na przesłanie faktury do osoby przetwarzającej (na stronie Przetwórz faktury) w celu dokonania przez nią zatwierdzenia.
Wymagana konfiguracja opcji Menedżer > Menedżer menedżera (maksymalnie 5 poziomów) > Osoba przetwarzająca:
Dla każdego pracownika musi być wskazana na liście Osoba zatwierdzająca fakturę na stronie Użytkownicy osoba zatwierdzająca.
Dla każdej osoby zatwierdzającej musi być wskazana na liście Zatwierdzić autoryzację dla limitu? na stronie Użytkownicy kwota limitu. Należy upewnić się, że końcowa osoba zatwierdzająca dysponuje bardzo wysokim limitem zatwierdzania, aby wszystkie faktury mogły zostać pomyślnie zatwierdzone. Należy się również upewnić, że przynajmniej jedna osoba zatwierdzająca dysponuje bardzo wysokim limitem zatwierdzania, tak aby faktury przesyłane przez końcową osobę zatwierdzającą mogły być pomyślnie zatwierdzane. Pamiętaj, że nikt nie może zatwierdzać własnych faktur.
Po wybraniu opcji Uwzględnij osobę zatwierdzającą do opcji kierowania zatwierdzeń na stronie Kierowanie zatwierdzeń zostanie dodany krok zatwierdzania budżetu. Krok zatwierdzania budżetu będzie mieć miejsce przed krokiem przetwarzania. Po uwzględnieniu zatwierdzenia budżetu zakładka Zarządzanie osobami zatwierdzającymi (opcjonalne) zostanie wyświetlona na stronie Dodaj pozycję budżetu, na której można dodać osoby zatwierdzające.
W przypadku wybrania opcji Osoba przetwarzająca faktury na podstawie zamówień zakupu będą przekazywane do zatwierdzenia od pracownika do osoby przetwarzającej.
W przypadku wybrania opcji Należy zastosować tę samą procedurę kierowania zatwierdzeń, co dla zwykłych faktur (zgodnie z opcją wybraną powyżej) każdy wybór dla faktur ma również zastosowanie do faktur na podstawie zamówień zakupu.
Aby zdefiniować opcję kierowania faktur, zaznacz pole wyboru wybranej opcji kierowania zatwierdzeń faktur.
Ustawienie okresu końca ważności oczekiwania na zatwierdzenie
Użytkownik może skonfigurować liczbę dni, po upływie której faktura oczekująca na zatwierdzenie jest automatycznie kierowana do menedżera zatwierdzającego, zaznaczając (włączając) i konfigurując ustawienie Ustaw okres ważności oczekiwania na zatwierdzenie i skieruj ponownie do menedżera po następującej liczbie dni. Ustawienie jest domyślnie zaznaczone (włączone), a domyślny okres utraty ważności wynosi 10 dni.
Jeśli osoba zatwierdzająca nie zatwierdzi faktury przed upływem okresu ważności, system przekazuje fakturę do kolejnej osoby zatwierdzającej w workflow zatwierdzania.
Jeśli to ustawienie nie jest zaznaczone (jest wyłączone), faktura pozostaje w kolejce oczekującej na zatwierdzenie przez osobę zatwierdzającą.
Zaznaczenie (włączenie) ustawienia pozwala na podjęcie przez system następujących operacji:
Po przejściu faktury do kroku workflow oczekiwania na zatwierdzenie system rozpocznie odliczanie czasu dla nowej osoby zatwierdzającej.
Jeśli okres ważności oczekiwania na zatwierdzenie upłynie, system automatycznie przypisze daną fakturę do menedżera osoby zatwierdzającej i wyzeruje odliczanie czasu. Jeśli ten okres również upłynie, faktura w systemie zostanie przekazana do następnej osoby zatwierdzającej lub do osoby przetwarzającej.
Dodatkowe opcje osób zatwierdzających
Masz opcję wyboru, czy menedżerzy i pracownicy mogą dodawać dalsze osoby zatwierdzające do trasy zatwierdzania faktur. W przypadku wybrania opcji menedżer lub pracownik uzyskają dostęp do przycisku umożliwiającego wybór innej osoby zatwierdzającej. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie dodana do trasy zatwierdzania za nimi, a następnie faktura zostanie przekazana w ramach istniejącej ścieżki. Dodatkowa osoba zatwierdzająca nie zastępuje standardowych osób zatwierdzających.
Aby pozwolić menedżerom i/lub pracownikom na dodawanie osób zatwierdzających, zaznacz odpowiednie pole wyboru.
Przypisz fakturę do właściciela wniosku o zakup
Użytkownik faktury może przypisać nieprzesłaną fakturę utworzoną na podstawie ZZ do pierwotnego właściciela wniosku o zakup. Użytkownik będzie mógł wyświetlić właściciela wniosku o zakup i wybrać go. Aby przypisać faktury do pierwotnego właściciela wniosku o zakup, zaznacz pole wyboru Przypisz fakturę do właściciela wniosku o zakup.
Zezwól osobom przetwarzającym faktury na przetwarzanie ich własnych faktur
Istnieje możliwość zdecydowania, czy osoby przetwarzające faktury mogą przetwarzać własne faktury. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne w przypadku klientów z tylko jedną osobą przetwarzającą w firmie, zwłaszcza, jeśli osoba ta jednocześnie przetwarza również swoje własne faktury. Aby umożliwić osobom przetwarzającym przetwarzanie ich własnych faktur, zaznacz pole wyboru Zezwól osobom przetwarzającym faktury na przetwarzanie ich własnych faktur.
Wiadomość e-mail dla dostawców po dokonaniu płatności
Dostawcy mogą otrzymywać wiadomość e-mail informującą o otrzymaniu płatności za pośrednictwem transakcji ACH lub czeków w systemie Invoice Pay. Wiadomość e-mail będzie zawierać pełne informacje o przelewie, w tym datę, sposób i tytuł płatności. Dotyczy to zarówno płatności częściowych, jak i pełnych.
Wiadomość e-mail będzie zawierać datę faktury, kwotę faktury, numer faktury, datę płatności, sposób płatności oraz wszelkie uwagi dotyczące przekazania płatności. Ponadto w przypadku wiadomości dotyczących czeków uwzględniany będzie numer czeku. Nazwa firmy dokonującej płatności musi zostać wprowadzona w polu Temat oraz w wierszu nagłówka wiadomości e-mail.
Adres e-mail zostanie określony na podstawie wpisu w polu Osoba kontaktowa dostawcy obszaru Import zatwierdzonych dostawców.
Aby aktywować przesyłanie do dostawcy wiadomości e-mail z informacją o dokonaniu płatności, należy zaznaczyć pole wyboru Wysyłaj powiadomienia e-mail dotyczące płatności dostawców dla typów płatności Concur Invoice Czek i ACH.
Opcja odwołania
Masz opcję wyboru, czy menedżerzy i pracownicy mogą dodawać dalsze osoby zatwierdzające do trasy zatwierdzania faktur. W przypadku wybrania opcji menedżer lub pracownik uzyskają dostęp do przycisku umożliwiającego wybór innej osoby zatwierdzającej. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie dodana do trasy zatwierdzania za nimi, a następnie faktura zostanie przekazana w ramach istniejącej ścieżki. Dodatkowa osoba zatwierdzająca nie zastępuje standardowych osób zatwierdzających.
Aby pozwolić menedżerom i/lub pracownikom na dodawanie osób zatwierdzających, zaznacz odpowiednie pole wyboru:
Użytkownik ma możliwość zezwolenia pracownikom na odwołanie przedłożonej faktury w dowolnym momencie, zanim status faktury znajdzie się na etapie Oczekiwanie na płatność.
Po odwołaniu faktury pracownik może wykonać następujące czynności:
Wprowadź zmiany i ponownie prześlij fakturę.
Usuń fakturę.
Po wycofaniu faktury system wykonuje następujące czynności:
W historii operacji wprowadzany jest wpis wskazujący czynność wykonaną na fakturze jako Wycofanie faktury.
Nazwa użytkownika wycofującego fakturę jest wyświetlana w kolumnie Status na stronie Lista faktur.
Workflow jest resetowany.
Aby zezwolić pracownikom na wycofywanie przesłanych faktur, pozostaw zaznaczone pole wyboru.
