Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Zapytania wyszukiwania

Każda osoba przetwarzająca za pomocą obszaru Zapytanie dostępnego na stronie Przetwórz raporty może tworzyć nowe zapytania wyszukiwania i zarządzać istniejącymi zapytaniami. Zapytania to wyrażenia warunkowe jeśli/to. Jeśli spełnione są zdefiniowane warunki, faktura jest wyświetlana administratorowi.

Informacje dotyczące zapytań niestandardowych

Podczas tworzenia lub edycji zapytań niestandardowych administrator powinien uwzględnić następujące warunki.

  • Zapytanie niestandardowe składa się z co najmniej jednego warunku.

  • Liczba warunków, jakie może zawierać zapytanie niestandardowe, jest nieograniczona.

  • Warunki są rozdzielane wyrażeniami I lub Lub

  • Dostęp do zapytań niestandardowych ma tylko administrator, który je utworzył. Zapytań niestandardowych nie można udostępniać.

Warunki składają się z następujących części:

  • Obiekt danych: reprezentuje fakturę lub część faktury, np. sekcję Szczegóły faktury
  • Pole: jest dostępne na fakturze lub w określonej części faktury, np. pole Rodzaj wydatku
  • Operator, np. Równe, Różne od lub Zawiera
    • Dostępne operatory zależą od wyszukiwanego pola. Przykładowo, jeśli wybrane jest pole Rodzaj wydatku, operatory, jakie można wybrać, to: Zawiera się, Nie zawiera się, Równe i Różne od

  • Wartość
    • Dostępne wartości zależą od wyszukiwanego pola. Przykładowo, jeśli wybrano pole Rodzaj wydatku, dostępne wartości stanowią listę rodzajów wydatków skonfigurowanych w systemie.

Jeśli wyrażenie warunkowe składa się z wielu warunków, każdy warunek jest rozdzielony operatorem „I” lub „Lub”. Nawiasy są opcjonalne i są używane do definiowania kolejność operacji dla operatorów I/Lub. Jeśli nawiasy są pominięte, operacje I/Lub są wykonywane od lewej do prawej strony. Nie istnieje pierwszeństwo operatora I nad Lub — ocena wyrażenia jest przeprowadzana po prostu od lewej do prawej strony.

Jeśli wyrażenie warunkowe zawiera nawiasy, liczba lewych nawiasów musi odpowiadać liczbie prawych nawiasów. Po lewej i prawej stronie może być do trzech nawiasów.

Przykład prostego warunku

Warunek to proste porównanie logiczne, takie jak:

Suma z faktury jest większa niż 1000

Sprawdzany jest warunek, czy suma z faktury jest większa niż 1000. Jeśli warunek jest prawdziwy, faktura jest lokalizowana i wyświetlana osobie przetwarzającej. Jeśli warunek jest fałszywy, faktura nie jest wyświetlana.

Przykład warunku złożonego

Wyrażenie warunkowe może być pojedynczym warunkiem, tak jak w powyższym przykładzie lub może być złożonym wyrażeniem obejmującym wiele warunków połączonych operatorami I/Lub i nawiasami, takim jak w następującym przykładzie, który zawiera cztery warunki:

Data faktury przypada później niż 30/9/19 i (Grupa pracowników jest równa wartości GrupaNiemiecka lub Grupa pracowników jest równa wartości GrupaFrancuska) i Suma z faktury jest większa niż Pozostała kwota dla BudżetEuropy.

Dodawanie zapytania — Edytor warunków

Przy dodawaniu zapytania osoba przetwarzająca używa edytora warunków. Każdy warunek jest widoczny w dwóch wierszach. Pola, od lewej do prawej, to: 

Pole

Opis

Lewy nawias

Wybierz od zera do trzech nawiasów, w zależności od stopnia skomplikowania warunku.

Obiekt danych

Wybierz obiekt danych.

Pole/wartość

Wybierz pozycję z wyświetlonego okienka pomocnika. Informacje, które pojawiają się w tym oknie opierają się na podstawie wyboru dokonanego na liście Obiekt danych.

Operator

Wybierz pozycję z wyświetlonego okienka pomocnika. Informacje widoczne w tym okienku opierają się na wcześniejszych wyborach.

Obiekt danych

To pole będzie zawsze wyświetlane jako Wartość i nie można go zmienić.

Pole/wartość

Wybierz pozycję z wyświetlonego okienka pomocnika. Informacje, które pojawiają się w tym oknie opierają się na podstawie wyboru dokonanego na liście Obiekt danych.

Nawias z prawej strony

W zależności od potrzeb wybierz od zera do trzech nawiasów.

I/Lub

Wybierz jedną z opcji, aby połączyć bieżący warunek z następnym.

Określanie sposobu tworzenia zapytania

Podczas tworzenia lub edytowania zapytania administrator definiuje wyrażenie warunkowe — część jeśli zapytania. Wyrażenie musi zawierać co najmniej jeden warunek. W przypadku wielu warunków należy je rozdzielić operatorami I bądź Lub.

Na przykład: Przyjmujemy, że administrator chce zlokalizować wszystkie faktury o sumie 500 USD lub większej:

(Suma z faktury równa 500,00 USD lub większa)

Tworzenie nowego zapytania

Na stronie Przetwórz faktury można utworzyć nowe zapytanie, a następnie go użyć.

Aby utworzyć nowe zapytanie:

  1. Wybierz pozycje Zapytanie > Nowe zapytanie. Zostanie wyświetlona strona Kreator zapytań. Na stronie zawarto następujące pozycje:

    Pole

    Opis

    Nazwa zapytania

    Wprowadź nazwę zapytania. Podana nazwa będzie widoczna na liście Uruchom zapytanie na stronie Przetwórz faktury.

    Warunki

    Wybierz odpowiednie informacje z edytora warunków.

    Dodaj

    Kliknij, aby dodać kolejne warunki do edytora warunków. Dodatkowe wiersze są zawsze dodawane na dole bieżących wierszy. Nie ma limitu liczby wierszy, które można dodać.

    Usuń

    Zaznacz pole wyboru obok warunku, który ma zostać usunięty, a następnie kliknij przycisk Usuń. Warunek zostaje usunięty. Ta czynność jest nieodwracalna. Jeśli usuniesz warunek w błędzie, konieczne będzie jego całkowite odtworzenie.

  2. W razie potrzeby kontynuuj dodawanie wierszy warunkowych.

  3. Kliknij przycisk Zapisz lub Zapisz i uruchom. Zostanie wyświetlona strona Przetwórz faktury, a zapytanie będzie dostępne na liście Uruchom zapytanie lub zapytanie zostanie uruchomione na stronie Przetwórz faktury i zwróci wyniki wyszukiwania.

Edytowanie istniejących zapytań

Zapytania można edytować w menu Zapytanie > Nowe zapytanie.

Aby edytować istniejące zapytania:

  1. Wybierz pozycje Zapytanie > Edytuj zapisane zapytanie.

  2. Wybierz zapytanie. Zostanie wyświetlona strona Edytuj zapytanie.

  3. Na stronie Edytuj zapytanie edytuj informacje o warunku, dodaj kolejny wiersz warunku lub usuń wiersz warunku.

  4. Kliknij przycisk Zapisz lub Zapisz i uruchom. Zostanie wyświetlona strona Przetwórz faktury, a zapytanie będzie dostępne na liście Uruchom zapytanie lub zapytanie zostanie uruchomione na stronie Przetwórz faktury i zwróci wyniki wyszukiwania.

Usuwanie zapytania

Zapytania są tworzone indywidualnie, dlatego można tylko wyświetlać i edytować zapytania utworzone przez siebie.

Aby usunąć zapytanie:

  1. Wybierz pozycje Zapytanie > Edytuj zapisane zapytanie.

  2. Wybierz zapytanie. Zostanie wyświetlona strona Edytuj zapytanie.

  3. Kliknij opcję Usuń zapytanie. Zapytanie zostanie usunięte z listy Zapytanie na stronie Przetwórz faktury.