Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Procedura importu danych użytkowników i formaty pól

Procedura importowania użytkowników obejmuje cztery etapy:

  1. Pobierania arkusza

  2. Wypełniania arkusza

  3. Przesyłania arkusza

  4. Wyświetlania wyników sprawdzania poprawności i importowania

Krok 1: Pobieranie arkusza

Administrator może pobrać szablon arkusza i użyć go w celu wprowadzenia danych użytkowników w odpowiednim formacie. Jako nowy klient, pierwszy szablon arkusza importu użytkowników pobierze on bez danych; szablon będzie pusty i gotowy do wypełnienia danymi. Jeśli użytkownicy zostali już wprowadzeni do systemu ręcznie lub za pomocą operacji importu użytkowników, kolejne operacje pobierania spowodują wyeksportowanie wszystkich istniejących aktywnych użytkowników (maksymalnie 1000).

Aby pobrać arkusz:

  1. Na stronie Użytkownicy kliknij przycisk Importuj użytkowników. Zostanie wyświetlone okno Importuj użytkowników.

  2. W oknie Importuj użytkowników kliknij łącze arkusza kalkulacyjnego.

  3. Wybierz opcję Zapisz w oknie dialogowym Pobieranie pliku.

  4. Wybierz lokalizację na komputerze, aby zapisać arkusz kalkulacyjny.

Arkusz kalkulacyjny z przykładowymi danymi użytkownika można pobrać tutaj (tylko w języku angielskim).

Masowa edycja wielu użytkowników

Administrator może również pobrać arkusz kalkulacyjny, aby przeprowadzić masową edycję wielu użytkowników. Pobrany arkusz kalkulacyjny zawiera wszystkich istniejących aktywnych użytkowników (maksymalnie 1000 użytkowników) wraz z ich aktualnymi ustawieniami pól danych. Pobrany arkusz kalkulacyjny nie zawiera haseł ani informacji o kartach kredytowych oraz informacji bankowych. Po wypełnieniu arkusza kalkulacyjnego zaktualizowanymi danymi można go przesłać do systemu Concur.

Krok 2: Wypełnianie arkusza

Arkusz importowania użytkowników zawiera kolumny przeznaczone do wstawienia pól danych do zaimportowania. Kolumny opatrzone pogrubionym niebieskim nagłówkiem stanowią pola wymagane. Nie wolno usuwać wartości w wierszach nagłówków (wiersze 1 i 2) arkusza.

Gromadzenie informacji o użytkownikach

Pola obowiązkowe arkusza kalkulacyjnego importowania użytkowników stanowią podstawowe informacje niezbędne do utworzenia kont użytkowników w module Wydatki. Ponadto administrator może w ramach procesu importu wprowadzić dane kont bankowych lub kart kredytowych. Dane użytkownika są zwykle pobierane z systemu kadrowego lub rozliczania listy płac firmy. Wprowadź dane w dostępnych polach arkusza kalkulacyjnego w formatach wymienionych w tabeli poniżej.

Administrator może utworzyć nowych użytkowników lub zaktualizować istniejących. Wartość Identyfikator pracownika umożliwia stwierdzenie przez moduł Wydatki, czy użytkownik jest użytkownikiem nowym, czy już istniejącym. Jeśli istnieje już użytkownik o takim identyfikatorze pracownika, moduł Wydatki aktualizuje dane tego użytkownika na podstawie danych znajdujących się w arkuszu kalkulacyjnym. W przypadku aktualizacji danych istniejącego użytkownika moduł Wydatki aktualizuje tylko te pola, dla których podano wartości w arkuszu kalkulacyjnym. System nie zaktualizuje danych użytkowników w polach, które zostaną pozostawione puste w arkuszu kalkulacyjnym. Jeśli użytkownik nie ma identyfikatora pracownika, moduł Wydatki dodaje go jako nowego użytkownika.

Pola importu użytkowników

Pole

Wymagane?

Opis/Czynność

Kraj administracyjny pracownika (wyświetlany tylko, jeśli wdrożono więcej niż jeden kraj)

T

To pole pozwala na wybranie kraju, z którego pracownik jest administrowany. Kiedy administrator wybiera Kraj administracyjny pracownika, polityki obowiązujące tego kraju dotyczą również pracownika.

Format: XX (dwuznakowy kod ISO kraju)

Przykład: CA, UK, US

Kanada ma kod CA.

Wielka Brytania ma kod UK.

Stany Zjednoczone mają kod US.

Grupa polityki wydatków

N

To pole pozwala na przypisanie grupy polityk do każdego pracownika, co określi rodzaje wydatków i limity, które będą dotyczyć tego pracownika. Wypełnij to pole, używając funkcji Kod grupy dla grupy polityk wyświetlonej na stronie Wydatek > Grupy polityk w obszarze Ustawienia produktów.

Jeśli nie wypełnisz tych informacji, pracownikowi zostanie przypisana domyślna konfiguracja dla kraju na podstawie parametru Kraj administracyjny pracownika.

UWAGA: Domyślna grupa polityk nie będzie dostępna, dopóki administrator nie utworzy jednej lub więcej grup polityk.

Grupa polityki dot. faktur

N

To pole pozwala na przypisanie jednej lub większej liczby grup polityk do każdego pracownika, co określi rodzaje wydatków i limity, które będą dotyczyć tego pracownika. Wypełnij to pole, używając funkcji Kod grupy dla grupy polityk wyświetlonej na stronie Faktura > Grupy polityk w obszarze Ustawienia produktów.

Jeśli nie wypełnisz tych informacji, pracownikowi zostanie przypisana domyślna polityka konfiguracji.

UWAGA: Domyślna grupa polityk nie będzie dostępna, dopóki administrator nie utworzy jednej lub więcej grup polityk. Jeśli firma korzysta z przetwarzania z pobieraniem, należy dopilnować zmiany polityki dotyczącej przetwarzania z pobieraniem tak, by była ona zgodna z tą w module Faktura.

Imię pracownika

T

Imię użytkownika. W przypadku wdrożenia modułu Podróże należy upewnić się, że nazwisko pracownika jest zgodne z nazwiskiem w dowodzie tożsamości ze zdjęciem, który będzie używany na bramkach kontroli bezpieczeństwa, ponieważ nazwisko pracownika będzie drukowane na przebiegu podróży.

Nazwisko pracownika

T

Nazwisko użytkownika.

Środkowy inicjał

N

Drugie imię lub środkowy inicjał użytkownika.

Identyfikator pracownika

T

Unikalny identyfikator użytkownika.

UWAGA: Nie można używać tego importu do aktualizowania identyfikatorów pracowników dla istniejących użytkowników. Aby aktualizować istniejących użytkowników, użyj strony Użytkownicy. Jeśli używasz programu QuickBooks do zwrotu kosztów pracownikom, to pole powinno zawierać identyfikator QuickBooks Vendor ID użytkownika.

Identyfikator logowania

T

Służy do początkowego importu do systemu identyfikatorów logowania nowych użytkowników, zwykle identycznych z ich adresami e-mail.

Format: Musi zawierać znak „@”

UWAGA: Administrator nie może użyć tego pola do aktualizacji identyfikatora logowania istniejącego użytkownika, dlatego pole to nie jest polem wymaganym. Zamiast tego do aktualizacji istniejących użytkowników zaleca się korzystać z pola Nowy identyfikator logowania.

Hasło

Tak w przypadku nowych użytkowników. Nie w przypadku istniejących użytkowników.

Jeśli użytkownik już istnieje, wprowadzenie wartości do zaimportowania w tym polu nie spowoduje aktualizacji jego hasła.

Adres e-mail

T

Adres e-mail użytkownika. Concur zaleca używanie służbowych adresów e-mail.

Format: Musi zawierać znak „@”

Kraj zamieszkania

T

Dwuznakowy kod ISO kraju, w którym przebywa użytkownik.

Format: XX (dwuznakowy kod ISO kraju)

Przykład: CA, UK, US

Kanada ma kod CA.

Wielka Brytania ma kod UK.

Stany Zjednoczone mają kod US.

Powiat/województwo

N

Dwuznakowy kod ISO kraju użytkownika oraz dwuznakowy kod powiatu lub województwa.

Format: XX-XX ([kod kraju]-[województwo/powiat])

Przykład: US-WA, CA-BC

Waszyngton w Stanach Zjednoczonych ma kod US-WA.

Kolumbia Brytyjska (British Colombia) w Kanadzie ma kod CA-BC.

Ustawienia regionalne

T

Wskazują język oraz konwencję zapisu (np. daty, liczby i format walut) dla tego użytkownika. Format tego parametru to dwie małe litery wskazujące język, po których występuje dwuliterowy kodu ISO kraju wskazujący kraj dla konwencji zapisu.

Dostępne kody języka:

de_AT niemiecki (Austria)

de_CH niemiecki (Szwajcaria)

de_DE niemiecki (Niemcy)

de_LU niemiecki (Luksemburg)

en_AU angielski (Australia)

en_CA angielski (Kanada)

en_GB angielski (Wielka Brytania)

en_IE angielski (Irlandia)

en_IN angielski (Indie)

en_NZ angielski (Nowa Zelandia)

en_US angielski (USA)

en_ZA angielski (RPA)

es_AR hiszpański (Argentyna)

es_BO hiszpański (Boliwia)

es_CL hiszpański (Chile)

es_CO hiszpański (Kolumbia)

es_CR hiszpański (Kostaryka)

es_DO hiszpański (Dominikana)

es_EC hiszpański (Ekwador)

es_ES hiszpański (Hiszpania)

es_GT hiszpański (Gwatemala)

es_HN hiszpański (Honduras)

es_MX hiszpański (Meksyk)

es_NI hiszpański (Nikaragua)

es_PA hiszpański (Panama)

es_PE hiszpański (Peru)

es_PR hiszpański (Portoryko)

es_PY hiszpański (Paragwaj)

es_SV hiszpański (Salwador)

es_UY hiszpański (Urugwaj)

es_VE hiszpański (Wenezuela)

fr_BE francuski (Belgia)

fr_CA francuski (Kanada)

fr_CH francuski (Szwajcaria)

fr_FR francuski (Francja)

fr_LU francuski (Luksemburg)

it_CH włoski (Szwajcaria)

it_IT włoski (Włochy)

ja_JP japoński (Japonia)

nl_BE holenderski (Belgia)

nl_NL holenderski (Holandia)

sv_SE szwedzki (Szwecja)

th_TH tajski (Tajlandia)

zh_CN chiński (Chiny)

zh_HK chiński (Hongkong, Chiny)

zh_TW chiński (Tajwan, Chiny)

Waluta zwrotu kosztów

T

Trzyliterowy kod waluty zwrotu kosztów użytkownika.

Format: XXX

Przykład: Dolar amerykański ma kod USD. Dolar kanadyjski ma kod CAD. Funt brytyjski ma kod GBP.

Kraj użytkownika modułu Faktura

N

Wskazuje kraj użytkownika oraz wstępnie skonfigurowane funkcje modułu Faktura.

Niestandardowy kod 1–20 UWAGA: Obszar będzie dostępny tylko, jeśli wybrano pola na stronie Śledzenie kosztów – Dane do śledzenia w obszarze Ustawienia produktów. Nazwa kolumny będzie pokazywać nazwę pola danych.

Różne

Niestandardowe pola strony Użytkownik. Obszar będzie dostępny tylko, jeśli wybrano pola na stronie Śledzenie kosztów – Dane do śledzenia w obszarze Ustawienia produktów. Te pola będą wymagane tylko jeśli zostaną ustawione jako wymagane w obszarze Ustawienia produktów.

Aktywne

T

Czy użytkownik jest aktywny?

Format: T/N

Przesyła raporty z wydatków

N

Czy użytkownik ma dostęp do modułu Wydatki?

Format: T/N/Puste

Zatwierdza raporty z wydatków

N

Czy użytkownik jest osobą zatwierdzającą wydatki?

Format: T/N/Puste

Raporty zatwierdzania limitów

N

To pole wyboru pojawia się, jeśli używana jest funkcja Kierowanie zatwierdzeń, która obejmuje zatwierdzanie limitów. Ten użytkownik może zatwierdzać raporty, których suma jest równa lub mniejsza niż wprowadzona kwota.

Przetwarza raporty z wydatków

N

Czy użytkownik jest osobą przetwarzającą raporty z wydatków?

Jeśli firma używa modułu obsługi wniosków, użytkownik może również przetwarzać wnioski.

Format: T/N/Puste

Rezerwuje podróże

N

Czy użytkownik ma możliwość rezerwowania podróży?

Format: T/N/Puste

Przesyła wnioski

N

Czy użytkownik ma dostęp do modułu Wnioski?

Format: T/N/Puste

Zatwierdza wnioski

N

Czy użytkownik jest osobą zatwierdzającą wnioski?

Format: T/N/Puste

Identyfikator pracownika zatwierdzającego wnioski

N

2 identyfikator pracownika osoby zatwierdzającej wnioski

N

To pole obecnie nie jest używane.

Identyfikator pracownika osoby zatwierdzającej wydatki

N

Wartość identyfikatora pracownika dla użytkownika, który może zatwierdzać raporty z wydatków tego użytkownika.

2 identyfikator pracownika osoby zatwierdzającej wydatki

N

Wartość identyfikatora pracownika drugiej osoby zatwierdzającej.

UWAGA: Pole jest używane tylko, jeśli wybrano drugi workflow osoby zatwierdzającej.

Jest właścicielem budżetu?

N

Ten użytkownik jest właścicielem budżetu i może wyświetlać budżety na pulpitach. Właściciel budżetu nie ma dostępu do informacji o konfiguracji budżetu.

Jest osobą mającą wgląd w budżet?

N

Ten użytkownik wyświetla budżety na pulpitach. Może mieć uprawnienia do wyświetlania jednego lub większej liczby budżetów. Osoba wyświetlająca budżet nie ma dostępu do informacji o konfiguracji budżetu.

Jest osobą zatwierdzającą budżet?

N

Ten użytkownik zatwierdza faktury, wnioski o zakup i raporty z wydatków oraz może wyświetlać budżety na pulpitach budżetów. Osoba zatwierdzająca budżet nie ma dostępu do informacji o konfiguracji budżetu.

Jest administratorem budżetu?

N

Ten użytkownik konfiguruje kalendarz fiskalny, kategorie budżetu, pola śledzenia budżetu, pozycje budżetu i ustawienia budżetu. Administrator budżetu może wyświetlać kwoty budżetu skonfigurowane w pozycjach budżetu, lecz nie wartości rzeczywiste wyświetlane na pulpitach. Administratorzy budżetu mają dostęp do wszystkich pozycji budżetu w ramach jednostki.

Jest właścicielem faktury?

N

Ten użytkownik może tworzyć i przesyłać faktury.

Jest osobą zatwierdzającą faktury?

N

Ten użytkownik ma obowiązek zatwierdzania faktur. Imię i nazwisko użytkownika będzie widoczne na liście Menedżer na stronie Użytkownicy i będzie widoczny na liście osób zatwierdzających, które widzi użytkownik, gdy nie ma zdefiniowanego menedżera.

Jest użytkownikiem AP faktury?

N

Ten użytkownik może tworzyć, przypisywać i usuwać przypisania faktur. Użytkownik może również usunąć fakturę i przywrócić ją ze stanu usuniętego.

Identyfikator pracownika osoby zatwierdzającej faktury

N

Wartość identyfikatora pracownika dla użytkownika, który może zatwierdzać faktury tego użytkownika.

Invoice_PMT_Manager

N

Ten użytkownik jest odpowiedzialny za zadania menedżera płatności, takie jak wyświetlanie partii wniosków o płatność i zarządzanie nimi, oraz uruchamianie, wyszukiwanie i pobieranie importów i wyciągów.

Nazwisko i imię na karcie kredytowej

N

Imię i nazwisko na karcie służbowej użytkownika.

Nazwa rodzaju płatności kartą kredytową

N

Nazwa rodzaju płatności dla karty kredytowej wprowadzona w polu Jak chcesz nazwać ten program obsługi karty? na stronie Karta służbowa w obszarze Ustawienia produktów.

Numer konta karty

N

Numer karty służbowej.

Format: Bez myślników i odstępów.

Data obowiązywania karty

N

Data, kiedy karta została przypisana do użytkownika w systemie Concur. Concur będzie wyświetlać użytkownikowi tylko transakcje kartą, które wystąpiły po dacie obowiązywania karty.

Format: RRRRMMDD

Kod konta rozliczeniowego karty

N

Kod konta rozliczeniowego dla karty służbowej.

Rodzaj karty

N

Rodzaj karty kredytowej.

Data ważności

N

Data ważności karty widoczna na karcie. Jeśli karta nie określa wartości dnia, użyj ostatniego dnia miesiąca.

Format: RRRRMMDD

Adres fakturowania

N

Adres fakturowania karty — pierwszy wiersz

Miasto fakturowania

N

Adres fakturowania karty — miasto

Powiat fakturowania

N

Adres fakturowania karty — powiat

Kod pocztowy fakturowania

N

Adres fakturowania karty — kod pocztowy

Kod kraju fakturowania

N

Adres fakturowania karty — kod kraju

Numer rozliczeniowy banku

N

Numer banku dla konta bankowego użytkownika.

Format: Bez spacji i myślników. Dla pracowników w USA musi być to 9 cyfr.

Numer konta bankowego

N

Numer konta bankowego użytkownika

Rodzaj konta bankowego

N

Rodzaj konta bankowego. CH: Bieżące LO: Kredytowe SA: Oszczędnościowe

UWAGA: Ta kolumna dotyczy tylko kont w USA.

Format: CH/LO/SA

Kod waluty konta bankowego

N

Trójliterowy kod waluty dla konta bankowego.

Format: XXX

Przykład: USD, CAD

Konto bankowe jest aktywne

N

Czy konto bankowe jest aktywne?

Format: T/N

Kod Kraju konta bankowego

N

Dwuliterowy kod ISO kraju, w którym znajduje się bank pracownika.

Format: XX

Przykład: Kanada ma kod CA. Wielka Brytania ma kod UK. Stany Zjednoczone mają kod US.

Nazwa oddziału konta bankowego

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Nazwa banku użytkownika.

Format: Maksymalnie 48 znaków.

Lokalizacja oddziału konta bankowego

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Identyfikator oddziału banku, w którym otworzono konto. Może to być miasto, region lub inny identyfikator.

Format: Maksymalnie 30 znaków.

Imię i nazwisko dla konta bankowego

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Nazwa widoczna dla konta. Zazwyczaj imię i nazwisko pracownika.

Format: Maksymalnie 48 znaków.

Adres konta bankowego 1

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Adres pocztowy podany w banku dla tego konta.

Format: Maksymalnie 48 znaków.

Adres konta bankowego 2

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Adres pocztowy podany w banku dla tego konta.

Format: Maksymalnie 48 znaków.

Miasto konta bankowego

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Adres pocztowy podany w banku dla tego konta.

Format: Maksymalnie 24 znaki.

Region konta bankowego

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Adres pocztowy podany w banku dla tego konta.

Format: Maksymalnie 24 znaki.

Kod pocztowy konta bankowego

Niewymagane dla CA i US; Wymagane dla UK i krajów SEPA.

Adres pocztowy podany w banku dla tego konta.

Format: Maksymalnie 20 znaków.

Jest użytkownikiem wniosku o zakup?

N

Użytkownik z tą rolą może tworzyć wnioski o zakup („Wnioskujący”).

Format: T/N/Puste

Jest osobą zatwierdzającą wniosek o zakup?

N

Użytkownicy z tą rolą mogą zatwierdzać wnioski o zakup, które utworzył użytkownik wniosku o zakup.

Format: T/N/Puste

Identyfikator pracownika osoby zatwierdzającej wnioski o zakup

N

Identyfikator pracownika osoby zatwierdzającej wnioski o zakup.

Numer pliku pracownika ADP

N

Identyfikator dla pracownika w ramach ADP. To pole jest wymagane, jeśli używany jest zwrot kosztów typu ADP.

Kod firmy ADP

N

Kod firmy dla pracownika w ramach ADP. To pole jest wymagane, jeśli używany jest zwrot kosztów typu ADP.

Kod potrącenia ADP

N

Kod potrącenia dla pracownika w ramach ADP. To pole jest wymagane, jeśli używany jest zwrot kosztów typu ADP.

SyncAccountToTravel

N

To pole obecnie nie jest używane.

Nazwa prefiksu

N

Jeśli podana, musi zawierać dokładnie jedną z tych wartości (Lord, Lady, Sir, Pan, Panna, Pani, Dr, Ks.)

Nazwa sufiksu

N

Jeśli podana, musi zawierać dokładnie jedną z tych wartości (Jr, Sr, I, II, III, IV, V)

Pseudonim

N

Nieformalny pseudonim, pod którym znany jest pracownik.

Płeć

N

M = mężczyzna K = kobieta

Data urodzenia

N

Musi mieć format RRRRMMDD.

Nazwa stanowiska

N

Nazwa stanowiska pracownika.

Numer telefonu służbowego

N

Numer telefonu służbowego pracownika.

Numer wewnętrzny telefonu służbowego

N

Numer wewnętrzny telefonu służbowego pracownika.

Numer faksu

N

Numer faksu pracownika.

Numer telefonu komórkowego

N

Numer telefonu komórkowego pracownika.

Numer telefonu domowego

N

Numer telefonu domowego pracownika.

Numer pagera

N

Numer pagera pracownika.

Uwaga do nazwy podróży

N

Wartość używana przez firmy zarządzające podróżami (TMC) do zapisu elementów podlegających zgłoszeniu dla indywidualnych podróżnych, takich jak np. kody wydziału. Należy podać te informacje wyłącznie, jeśli centrum TMC o nie poprosiło.

Klasa reguł

N

Nazwa klasy podróży pracownika. Jeśli nie została podana żadna wartość, do użytkownika zostanie przydzielona domyślna klasa podróży.

Nazwa profilu GDS

N

Nazwa profilu w systemie GDS. Wartość wiążąca profil Concur Travel z profilem GDS.

Jedn. org.

N

Wartość musi odpowiadać dokładnie wartości Jedn. org. skonfigurowanej dla firmy.

Ulica adresu zamieszkania

N

Adres miejsca zamieszkania pracownika.

Miasto adresu zamieszkania

N

Adres miejsca zamieszkania pracownika.

Województwo adresu zamieszkania

N

Adres miejsca zamieszkania pracownika.

Kod pocztowy miejsca zamieszkania.

N

Adres miejsca zamieszkania pracownika.

Kraj miejsca zamieszkania

N

Adres miejsca zamieszkania pracownika.

Ulica miejsca pracy

N

Adres miejsca pracy pracownika.

Miasto miejsca pracy

N

Adres miejsca pracy pracownika.

Województwo miejsca pracy

N

Adres miejsca pracy pracownika.

Kod pocztowy miejsca pracy

N

Adres miejsca pracy pracownika.

Kraj miejsca pracy

N

Adres miejsca pracy pracownika.

E-mail 2

N

Alternatywny adres e-mail pracownika.

E-mail 3

N

Alternatywny adres e-mail pracownika.

Identyfikator synchronizacji profilu XML

N

Unikalny, przypisany przez klienta identyfikator użytkownika modułu Podróż, który pozwala na synchronizację profilu użytkownika z innymi dostawcami.

WAŻNE: Nie można używać następujących znaków dla wartości w tym rekordzie: % [ ' # ! * & ( ) ~ ` { - ^ } \ | / ? > < , ; : " + = ]

Użytkownik profilu

N

Pozwala na dostęp do modułu Podróż i pozwala na zapisywanie profili w GDX lub zewnętrznych narzędziach synchronizacji XML, ale użytkownik nie może rezerwować podróży za pomocą Kreatora podróży.

Format: T/N

Użytkownik systemu Amadeus

N

Wskazuje, że użytkownik może mieć zaimportowane podróże z systemu AeTM.

Format: T/N

Niestandardowe pola podróży

N

Tutaj pojawią się niestandardowe pola skonfigurowane w module Podróż. Formaty różnią się w zależności od konfiguracji.

Typ zwrotu

To pole określa metodę zwrotu kosztów dla raportów pracownika. Obsługiwane wartości to:

ADPPAYR: Lista płac ADP

CNQRPAY: Usługa Refinansowanie wydatków za pośrednictwem Concur

APCHECK: Zobowiązania / Czek firmowy

PMTSERV: Inne formy zwrotu kosztów

Nowy identyfikator logowania

T*

Umożliwia zmianę istniejącego identyfikatora logowania użytkownika w systemie, który zwykle jest identyczny z adresem e-mail użytkownika.

*Format: Musi zawierać znak „@”

UWAGA: Administrator nie powinien używać tego pola do importowania identyfikatora logowania nowego pracownika. Zamiast tego do importowania wartości identyfikatora nowego użytkownika zaleca się używać pola Identyfikator logowania.

Jest centralną osobą odbierającą

N

To pole wskazuje centralną osobę odbierającą, która może dodawać, edytować i usuwać rachunki i obrazy rachunków.

Użytkownik rachunków

N

To pole określa użytkownika rachunków, który może dodawać, edytować i usuwać rachunki i obrazy rachunków dotyczących jego własnych zamówień zakupu.

Recenzja końcowa pliku

Przed zaimportowaniem arkusza użytkowników sprawdź, czy arkusz jest poprawnie sformatowany.

Przed przesłaniem arkusza programu Excel wszystkie komórki muszą być określone jako tekstowe lub liczbowe. Po zakończeniu zawsze sprawdzaj formatowanie komórek. Jeżeli używasz funkcji Zamień w programie Excel, pamiętaj że nie zachowuje ona wymaganego formatowania komórek. Testy wykazały, że po użyciu funkcji Zamień komórki sformatowane jako tekstowe przyjmują format ogólny Jeżeli komórki nie będą sformatowane jako tekstowe, importowanie nie powiedzie się. Jeśli to konieczne, wybierz odpowiednie komórki i zmień formatowanie.

Krok 3: Przesyłanie arkusza kalkulacyjnego z danymi użytkowników

Przesyłanie arkusza kalkulacyjnego odbywa się w oknie Importuj użytkowników. Jeśli istniejący użytkownik zostanie usunięty z arkusza kalkulacyjnego, dane użytkownika pozostaną niezmienione w systemie. Jeśli pole danych istniejącego użytkownika jest puste, to pole danych pozostanie niezmienione dla użytkownika.

Aby przesłać arkusz:

  1. Na stronie Importuj użytkowników kliknij opcję Przeglądaj.

  2. Przejdź do poprawnej lokalizacji i wybierz arkusz kalkulacyjny z danymi użytkownika do przesłania.

  3. Kliknij opcję Otwórz.

  4. Na stronie Importuj użytkowników kliknij opcję Importuj.

Krok 4: Wyświetlanie wyników sprawdzania poprawności i importowania

Okno Wyniki importu użytkowników umożliwia administratorom wyświetlanie wyników sprawdzania poprawności przesyłanego pliku oraz wyników procesu importowania.

W sekcji Błędy walidacji pól wyświetlane są wszystkie wiersze, dla których sprawdzanie poprawności nie powiodło się. Ta kontrola poprawności jest wykonywana przed zakolejkowaniem prawidłowych rekordów do importu. Sprawdzanie poprawności pól pozwala administratorom na identyfikację raportów z najczęściej występującymi problemami, które należy poprawić, aby umożliwić importowanie. Sprawdzanie poprawności pola ocenia, czy wymagane pola mają wartości i czy podane wartości odpowiadają rodzajowi danych pola. Rekordy, które spełniają wymogi kontroli poprawności, są natychmiast umieszczane w kolejce do importu do systemu. Rekordy, które nie są zgodne, muszą być poprawione w pliku arkusza kalkulacyjnego. Następnie konieczne jest ponowne przesłanie poprawionego pliku.

Po sprawdzeniu poprawności zakwalifikowane rekordy są umieszczane w kolejce do importu. System przetwarza je jak najszybciej. Przetworzenie zakolejkowanych rekordów może zająć systemowi kilka minut. Jeśli w trakcie przetwarzania rekordów nie wystąpią dalsze błędy, system będzie kontynuował importowanie użytkowników. 

Administrator może za pośrednictwem sekcji Błędy wyników importu wyświetlić status importu, jak również szczegóły importu, łącznie z wygenerowanymi błędami. Wyświetlany jest status wszystkich importów tego dnia, liczba przetworzonych rekordów oraz liczba odrzuconych rekordów. Ta lista jest sortowana w kolejności malejącej według czasu zaimportowania pliku przez administratora. Administrator może wyświetlać następujące szczegóły:

  • Rekordy z błędami: Wyświetlany jest numer wiersza w arkuszu kalkulacyjnym razem z błędem, który uniemożliwił importowanie rekordu. Kolumny Komunikat o błędzie i Czynność do wykonania zawierają informacje niezbędne do wyeliminowania problemu. Te rekordy należy poprawić w tym pliku, a następnie muszą zostać przesłane ponownie.

  • Rekordy z ostrzeżeniami: Wyświetlany jest numer wiersza w arkuszu kalkulacyjnym, w którym system pomyślnie zaimportował rekord, ale mógł wystąpić problem, który powinien zbadać administrator. W kolumnach Komunikat o błędzie i Błąd prezentowane są informacje o ostrzeżeniach. Administrator powinien rozważyć ostrzeżenie i zadecydować, czy problem wymaga dalszej analizy. Administrator może weryfikować informacje o użytkownikach, korzystając ze strony Użytkownicy, oraz wprowadzać wymagane modyfikacje. Administrator może też zweryfikować rekord bezpośrednio w pliku arkusza, wprowadzić tam niezbędne zmiany, a następnie przesłać ponownie poprawiony plik.

  • Rekordy bez ostrzeżeń i błędów: Wyświetlany jest numer wiersza w arkuszu kalkulacyjnym, w którym system pomyślnie zaimportował rekord.

Krok 5: Aktualizacja identyfikatora pracownika istniejącego użytkownika

Administratorzy mogą aktualizować identyfikatory istniejących użytkowników, dodając kolumnę NewEmployeeID do arkusza kalkulacyjnego importu użytkowników i importując zaktualizowany arkusz kalkulacyjny.

Po zakończeniu importu pole Id. pracownika na stronie Użytkownicy zostanie zaktualizowane o nowy wpis w kolumnie NewEmployeeID dla każdego użytkownika, dla którego w arkuszu kalkulacyjnym importu użytkownika dodano lub zmodyfikowano identyfikator pracownika.

W przypadku pozostawienia komórki w kolumnie NewEmployeeID pustej proces importu nie zmieni bieżącej wartości w polu Identyfikator pracownika na stronie Użytkownicy tego użytkownika.

Aby zaktualizować identyfikator pracownika istniejącego użytkownika:

  1. Otwórz arkusz kalkulacyjny importu użytkownika. Jeśli nie został on dotąd pobrany, na stronie Użytkownicy kliknij opcję Importuj użytkowników, aby pobrać arkusz kalkulacyjny importu użytkowników.

  2. Wstaw nową kolumnę w arkuszu kalkulacyjnym. Nową kolumnę można wstawić w dowolnym miejscu arkusza kalkulacyjnego.

  3. W wierszu 1 nowej kolumny wpisz NewEmployeeID. Wiersz 1 musi zawierać dokładną nazwę pola.

  4. Należy upewnić się, że wszystkie kolumny wyróżnione kolorem niebieskim dla każdego istniejącego użytkownika wymagającego nowego identyfikatora pracownika są wypełnione. Kolumny opatrzone pogrubionym niebieskim nagłówkiem są wymagane.

  5. W kolumnie NewEmployeeID wpisz identyfikator użytkownika nowego pracownika.

  6. Zapisz arkusz kalkulacyjny.

  7. Na stronie Użytkownicy kliknij opcję Importuj użytkowników, aby zaimportować arkusz kalkulacyjny.

  8. Sprawdź, czy wszystkie pola Identyfikator pracownika na stronie Użytkownicy zawierają identyfikatory pracowników wprowadzone w kolumnach NewEmployeeID arkusza kalkulacyjnego dla zaktualizowanych istniejących użytkowników.