Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Dodawanie użytkownika

Strona Użytkownicy pozwala na dodawanie użytkowników, wyszukiwanie istniejących użytkowników oraz aktualizowanie informacji o użytkownikach. Każda osoba w firmie, która ma wprowadzać lub zatwierdzać raporty z wydatków, faktury lub wnioski o zgodę, powinna zostać dodana jako użytkownik. Dodatkowo należy dodać każdą osobę, która musi administrować serwisem lub konfigurować ustawienia. Administrator może dodawać nowych użytkowników ręcznie lub importując arkusz kalkulacyjny z użytkownikami (jeśli ta funkcja jest obsługiwana przez produkt). Administrator może również przeprowadzić edycję masową wielu użytkowników, pobierając arkusz kalkulacyjny użytkownika i edytując informacje o istniejących użytkownikach. Administrator może również edytować i wysyłać e-mail za zaproszeniem ze strony Użytkownicy.

Aby dodać ręcznie nowego użytkownika:

  1. Kliknij opcję Utwórz/Edytujużytkownika.

  2. Wprowadź informacje o użytkowniku w polach. Jeśli dodano pola w sekcji Śledzenie kosztów – Dane do śledzenia, będą one widoczne tutaj.

    Pole

    Opis

    Automatycznie wyślij wiadomość e-mail z zaproszeniem po zapisaniu

    Zaznacz to pole wyboru, aby wysłać e-mail z zaproszeniem na adres e-mail użytkownika, gdy zapisujesz użytkownika.

    Login (adres e-mail)

    Wprowadź login użytkownika. Wartość ta musi mieć format adresu e-mail.

    Hasło

    Wprowadź hasło, którego użytkownik będzie używał do logowania. Użytkownik zostanie poproszony o zmianę hasła przy pierwszym logowaniu. Jeśli edytujesz istniejącego użytkownika, możesz pozostawić puste pole hasła, aby zachować istniejące hasło.

    Wpisz hasło ponownie

    Wprowadź hasło, którego użytkownik będzie używał do logowania. Użytkownik zostanie poproszony o zmianę hasła przy pierwszym logowaniu. Jeśli edytujesz istniejącego użytkownika, możesz pozostawić puste pole hasła, aby zachować istniejące hasło.

    Imię pracownika

    Wprowadź imię pracownika.

    Nazwisko pracownika

    Wprowadź nazwisko pracownika.

    Drugie imię

    Wprowadź drugie imię pracownika, jeśli jest to potrzebne.

    Identyfikator pracownika

    Wprowadź identyfikator, którego używasz dla pracownika w systemie finansowym. Przykłady obejmują nazwę dostawcy, numer pracownika lub numer rozliczeniowy na liście płac.

    Adres e-mail

    Wprowadź adres e-mail użytkownika.

    Kraj zamieszkania

    Wybierz kraj, w którym znajduje się użytkownik.

    UWAGA: To pole jest widoczne tylko, jeśli skonfigurowano wiele krajów.

    Powiat/województwo

    Wybierz powiat lub województwo, w którym znajduje się użytkownik.

    UWAGA: To pole jest widoczne tylko w niektórych krajach.

    Ustawienia regionalne

    Wybierz lokalne ustawienia językowe użytkownika.

    Waluta zwrotu kosztów

    Wybierz walutę zwrotu kosztów użytkownika.

    Kod konta zaliczki gotówkowej

    Kod konta dla zaliczek gotówkowych wydanych temu użytkownikowi.

    UWAGA: To pole jest widoczne tylko, jeśli firma aktywowała funkcję Zaliczka gotówkowa.

    Kraj administracyjny pracownika (widoczne tylko, jeśli wdrożono więcej niż jeden kraj)

    To pole pozwala na wybranie kraju, z którego pracownik jest administrowany. Polityki, które dotyczą tego określonego kraju, dotyczą pracownika. Na przykład: jeśli pracownicy przebywają w Japonii, ale chcesz, aby dotyczyła ich polityka ze Stanów Zjednoczonych, w tym polu należy wybrać Stany Zjednoczone.

    Grupa polityki wydatków (widoczne tylko, jeśli utworzono grupy polityk)

    Jeśli grupy polityk istnieją, każdemu pracownikowi należy przypisać grupę polityk lub grupę polityk domyślną dla danego kraju. Rodzaje wydatków i limity grupy będą dotyczyć tego pracownika.

    UWAGA: Domyślna grupa polityk nie będzie dostępna, dopóki administrator nie utworzy jednej lub więcej grup polityk.

    Grupa polityki dot. faktur (widoczne tylko, jeśli utworzono grupy polityk)

    Jeśli grupy polityk istnieją, każdemu pracownikowi należy przypisać grupę polityk, domyślną grupę polityk lub wszystkie grupy polityk. Rodzaje wydatków i limity grupy będą dotyczyć tego pracownika.

    UWAGA: Jeśli administrator wybierze opcję Wszystkie, użytkownik będzie mógł wybrać odpowiednią grupę polityk dla tworzonej faktury.

    UWAGA: Domyślna grupa polityk nie będzie dostępna, dopóki administrator nie utworzy jednej lub większej liczby grup polityk. Jeśli firma korzysta z przetwarzania z pobieraniem, należy dopilnować zmiany polityki dotyczącej przetwarzania z pobieraniem tak, by była ona zgodna z tą w module Faktura.

    Kraj użytkownika modułu Faktura

    Jeśli w systemie Concur aktywowano więcej niż jeden pakiet językowy, administratorzy mogą wybrać jeden lub wszystkie kraje jako właściwe dla użytkownika. Jeśli dostępny jest tylko jeden kraj, lista Kraj użytkownika modułu Faktura jest niewidoczna.

    Aktywne

    Zaznacz to pole wyboru, jeśli to jest aktywny użytkownik. Jeśli zaznaczenie tego pola wyboru zostało usunięte, użytkownik nie będzie mógł zalogować się w systemie Concur.

    Osoba zatwierdzająca faktury

    Na liście wybierz, kto powinien zatwierdzać faktury, które ten użytkownik tworzy i przesyła.

    Osoba zatwierdzająca wniosek o zakup

    Na liście wybierz, kto powinien zatwierdzać wnioski o zakup, które ten użytkownik tworzy i przesyła.

    Zwolnić z reguł dot. limitu typu wydatków?

    Zaznacz to pole wyboru, jeśli ten użytkownik nie musi przestrzegać limitów rodzajów wydatków zdefiniowanych na stronie Rodzaje wydatków.

    Menedżer ds. wydatków

    UWAGA: Wydatek pojawia się w etykiecie pola, jeśli moduł Wydatki jest zintegrowany z modułem Wniosek.

    Wybierz użytkownika, który zatwierdza raporty z wydatków tego pracownika. Wszyscy użytkownicy z zaznaczonym polem wyboru Możliwość zatwierdzania raportów z wydatków pojawiają się na tej liście.

    Menedżer ds. wniosków

    Wybierz użytkownika, który zatwierdza wnioski o zgodę tego pracownika. Wszyscy użytkownicy z zaznaczonym polem wyboru Może zatwierdzać wnioski pojawiają się na tej liście.

    Druga osoba zatwierdzająca

    Wybierz osobę, która będzie drugą osobą zatwierdzającą dla tego pracownika.

    Metoda zwrotu kosztów

    Wybierz metodę używaną do zwrotu kosztów temu pracownikowi. W zależności od wybranej metody widoczne mogą być dodatkowe pola.

    Kod firmy ADP (tylko klienci ADP)

    Kod firmy używany przez ADP.

    Kod potrącenia ADP (tylko klienci ADP)

    Kod potrącenia używany przez ADP.

    Identyfikator pracownika ADP (tylko klienci ADP)

    Identyfikatora pracownika używany przez ADP.

    Wymagany jest audyt wydatków (dostępne tylko, jeśli zakupiono usługę audytu)

    Wybierz odpowiednią wartość:

    • Audyt wymagany zawsze — raporty tego pracownika zawsze będą wybierane do audytu

    • Audyt nigdy nie wymagany — raporty tego pracownika nigdy nie będą wybierane do audytu

    • Audyt wymagany warunkowo — raporty tego pracownika będą wybierane do audytu tylko, jeśli transakcje wydatków w raporcie spełniają przynajmniej jedno kryterium wyboru skonfigurowane w sekcji Kontrole zgodności w obszarze Ustawienia produktów.

    Dostęp do raportów Cognos

    Wybierz rolę użytkownika dla raportów Cognos. Dostępne role to:

    • Cognos Consumer: Może używać opcji analizy/metod inteligentnych (Analysis/Intelligence), aby wyświetlać dane dla raportów. Tym licencji Consumer ma najbardziej ograniczony dostęp do funkcji analizy/metod inteligentnych (Analysis/Intelligence),

    • Cognos Business Author: Może używać opcji analizy/metod inteligentnych (Analysis/Intelligence), aby wyświetlać dane dla raportów. Typ licencji Business ogranicza funkcje analizy/metod inteligentnych (Analysis/Intelligence), do których użytkownik ma dostęp.

    • Cognos Professional Author: Może używać opcji analizy/metod inteligentnych (Analysis/Intelligence), aby wyświetlać dane dla raportów. Licencja Professional zapewnia dostęp do wszystkich funkcji analizy/metod inteligentnych (Analysis/Intelligence),

    Może administrować (obejmuje wniosek)

    Ten użytkownik wykonuje konfigurację systemu Concur, obsługuje informacje o użytkownikach, jest odpowiedzialny za końcowe zatwierdzanie i przetwarzanie raportów z wydatków, eksportowanie danych finansowych i uruchamianie raportów. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone (włączone), użytkownik otrzymuje dostęp do menu Administracja. Jeśli firma ma wdrożony moduł Wniosek, użytkownik z tą rolą wykonuje również konfigurację tego modułu. Udziela dostępu do obszaru Administracja > Firma > Przechowywanie danych firmom niekorzystającym z modułu Podróż.

    Ten użytkownik ma również dostęp do strony Zarządzaj aplikacjami użytkownika umożliwiającej ograniczenie aplikacji użytkownika w Centrum aplikacji SAP Concur dla użytkowników tej firmy, oraz aktywację aplikacji korporacyjnych partnerów w Centrum aplikacji SAP Concur.

    Więcej informacji znajduje się w sekcji Shared: App Center Administrator User Guide.

    Może przesyłać raporty z wydatków

    Ten użytkownik może tworzyć i przesyłać raporty z wydatków w systemie Concur. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje dostęp do przycisku Nowy raport z wydatków na stronie głównej.

    Możliwość zatwierdzania raportów z wydatków

    Ten użytkownik ma obowiązek zatwierdzania raportów z wydatków. Kiedy to pole jest zaznaczone, imię i nazwisko użytkownika będzie widoczne na liście Menedżer strony Użytkownicy i będzie widoczny na liście osób zatwierdzających, które widzi użytkownik, gdy nie ma zdefiniowanego menedżera.

    Możliwość ograniczenia zatwierdzania raportów

    To pole wyboru pojawia się, jeśli używana jest funkcja Kierowanie zatwierdzeń, która obejmuje zatwierdzanie limitów. Ten użytkownik może zatwierdzać raporty, których suma jest równa lub mniejsza niż wprowadzona kwota.

    Może przetwarzać raporty z wydatków (obejmuje wniosek)

    Ten użytkownik może przetwarzać raporty z wydatków w systemie Concur. Kiedy to pole jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje od administratora dostęp do roli osoby przetwarzającej bez otrzymywania pełnych praw administracyjnych. Jeśli firma używa modułu Wniosek, użytkownik może również przetwarzać wnioski.

    Może przesyłać wnioski

    Ten użytkownik może tworzyć i przesyłać wnioski w systemie Concur. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje dostęp do przycisku Nowy wniosek o zgodę.

    Może zatwierdzać wnioski

    Ten użytkownik ma obowiązek zatwierdzania wniosków o zgodę. Kiedy to pole jest zaznaczone, imię i nazwisko użytkownika jest widoczne na liście Menedżer ds. wniosków strony Informacje o użytkowniku i jest widoczny na liście osób zatwierdzających, które widzi użytkownik, gdy nie ma zdefiniowanego menedżera.

    Jest właścicielem budżetu?

    Ten użytkownik jest właścicielem budżetu i może wyświetlać budżety na pulpitach. Właściciel budżetu nie ma dostępu do informacji o konfiguracji budżetu.

    Jest osobą mającą wgląd w budżet?

    Ten użytkownik wyświetla budżety na pulpitach. Może wyświetlać jeden lub więcej budżetów. Osoba mająca wgląd w budżet nie ma dostępu do informacji o konfiguracji budżetu.

    Jest administratorem budżetu?

    Ten użytkownik konfiguruje kalendarz fiskalny, kategorie budżetu, pola śledzenia budżetu, pozycje budżetu i ustawienia budżetu. Administrator budżetu może wyświetlać kwoty budżetu skonfigurowane w pozycjach budżetu, lecz nie wartości rzeczywiste wyświetlane na pulpitach. Administratorzy budżetu mają dostęp do wszystkich pozycji budżetu w ramach jednostki.

    Jest osobą zatwierdzającą budżet?

    Ten użytkownik zatwierdza faktury, wnioski o zakup i raporty z wydatków oraz może wyświetlać budżety na pulpitach budżetów. Osoba zatwierdzająca budżet nie ma dostępu do informacji o konfiguracji budżetu.

    Jest administratorem faktury?

    Ten użytkownik wykonuje konfigurację systemu SAP Concur, obsługuje informacje o użytkownikach, jest odpowiedzialny za końcowe zatwierdzanie i przetwarzanie faktur, eksportowanie danych finansowych i uruchamianie raportów. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje dostęp do menu Administracja. Użytkownik może również usunąć fakturę i przywrócić ją ze stanu usuniętego. Udziela dostępu do obszaru Administracja > Firma > Przechowywanie danych firmom niekorzystającym z modułu Podróż.

    Jest użytkownikiem AP faktury?

    Ten użytkownik może tworzyć, przypisywać i usuwać przypisania faktur. Użytkownik może również usunąć fakturę i przywrócić ją ze stanu usuniętego.

    Jest właścicielem faktury?

    Ten użytkownik może tworzyć i przesyłać faktury w systemie SAP Concur. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje dostęp do przycisku Nowa faktura na stronie głównej.

    Jest osobą zatwierdzającą faktury?

    Ten użytkownik ma obowiązek zatwierdzania faktur. Kiedy to pole jest zaznaczone, imię i nazwisko użytkownika będzie widoczne na liście Menedżer strony Użytkownicy i będzie widoczny na liście osób zatwierdzających, które widzi użytkownik, gdy nie ma zdefiniowanego menedżera.

    Zatwierdzanie autoryzowanego limitu? (faktury)

    To pole wyboru pojawia się, jeśli używana jest funkcja Kierowanie zatwierdzeń, która obejmuje zatwierdzanie limitów. Ten użytkownik może zatwierdzać faktury, których suma jest równa lub mniejsza niż wprowadzona kwota.

    Jest administratorem zakupów?

    Użytkownicy z tą rolą mogą przetwarzać wnioski o zakup (na przykład czyścić wyjątki i odsyłać nieprzesłane wnioski o zakup) oraz zamówienia zakupu (na przykład poprawiać dostawcę i odsyłać nieprzesłane i przesłane wnioski o zakup).

    Jest użytkownikiem wniosku o zakup?

    Ten użytkownik może tworzyć wnioski o zakup („Wnioskujący”).

    Jest osobą zatwierdzającą wniosek o zakup?

    Użytkownicy z tą rolą mogą zatwierdzać wnioski o zakup, które utworzył użytkownik wniosku o zakup.

    Jest centralną osobą odbierającą?

    Użytkownicy z tą rolą mogą dodawać, edytować i usuwać rachunki i obrazy rachunków. Nie mogą oni jednak przesyłać ani przetwarzać zamówień zakupu ani faktur.

    Jest użytkownikiem rachunków

    To pole określa użytkownika rachunków, który może dodawać, edytować i usuwać rachunki i obrazy rachunków dotyczących jego własnych zamówień zakupu.

    Zatwierdzanie autoryzowanego limitu (wniosek o zakup)

    To pole wyboru pojawia się, jeśli używana jest funkcja Kierowanie zatwierdzeń, która obejmuje zatwierdzanie limitów.

    Użytkownicy, którzy mają zatwierdzanie autoryzowanego limitu mogą tylko zatwierdzać wnioski o zakup do określonej kwoty określonej w polu obok listy walut.

    UWAGA: Administrator klienta musiał wybrać rolę Jest osobą zatwierdzającą faktury, aby ustawić zatwierdzanie autoryzowanego limitu dla użytkownika.

    Jest administratorem zakupów?

    Użytkownicy z tą rolą mogą przetwarzać wnioski o zakup (na przykład czyścić wyjątki i odsyłać nieprzesłane wnioski o zakup) oraz zamówienia zakupu (na przykład poprawiać dostawcę i odsyłać nieprzesłane i przesłane wnioski o zakup).

    UWAGA: W przypadku istniejących administratorów faktur pole wyboru Jest Menedżerem płatności faktur? jest domyślnie zaznaczone (włączone), co umożliwia wykonywanie zadań menedżera płatności.

    Jest Menedżerem dostawców faktur?

    Użytkownicy o tej roli mogą konfigurować dostawców i zarządzać nimi.

    Jest Menedżerem płatności faktur?

    Użytkownicy o tej roli mogą realizować zadania menedżera płatności, takie jak wyświetlanie partii faktur i zarządzanie nimi, oraz uruchamianie, wyszukiwanie i pobieranie importów i wyciągów.

    Jest osobą przetwarzającą faktury?

    Użytkownicy o tej roli mogą, poza innymi zadaniami, zatwierdzać, usuwać i zmieniać przypisania faktur oraz usuwać wyjątki i zmieniać statusy zatwierdzania faktur.

    Zatwierdzający wnioski o zakup

    Na liście wybierz, kto powinien zatwierdzać wnioski o zakup, które ten użytkownik tworzy i przesyła.

    Administrator podróży i wydatków (widoczne tylko, jeśli zakupiono produkt Concur Travel)

    Ten użytkownik wykonuje konfigurację modułu podróży i wydatków Concur, obsługuje informacje o użytkownikach, jest odpowiedzialny za końcowe zatwierdzanie i przetwarzanie raportów z wydatków, eksportowanie danych finansowych i uruchamianie raportów. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje dostęp do menu Administracja.

    Administrator tylko podróży (widoczne tylko, jeśli zakupiono produkt Concur Travel)

    Ten użytkownik wykonuje konfigurację modułu podróży Concur i obsługuje informacje o użytkownikach. Kiedy to pole wyboru jest zaznaczone, użytkownik otrzymuje dostęp do menu Administracja.

    Rezerwacja gościnna

    Pozwala użytkownikowi na wykonywanie rezerwacji dla podróżnych bez profilu, takich jak osoby zatrudniane.

    Użytkownik raportu

    Przyznaje użytkownikowi dostęp do raportów.

    Jest administratorem przechowywania danych

    Udziela dostępu do obszaru Administracja > Firma > Przechowywanie danych firmom korzystającym z modułu Podróż.

  3. Kliknij przycisk Zapisz.