Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Edytuj listę

Na stronie Edytuj listę można wprowadzić wartości, które pojawią się w polach. Na tej stronie wyświetlane są tylko pola wybrane i skonfigurowane jako listy. Dodanie wartości listy eliminuje możliwość wprowadzenia przez użytkownika nieprawidłowych lub błędnie zapisanych wartości.

Przykład

Pracownicy często zapominają o wprowadzeniu w swoich raportach z wydatków nazwy projektu w poprawnym formacie. Administrator może wprowadzić nazwy projektów w polu listy, wpisując je lub importując arkusz kalkulacyjny. Użytkownik może wybrać poprawną nazwę projektu tylko wypełniając pole Projekt. Jeśli pole Projekt również skonfigurowano jako Wymagane, wówczas użytkownik może wybrać poprawną nazwę projektu z listy, przed przesłaniem raportu.

Listy można również wypełnić po zaimportowaniu arkusza, z wyjątkiem przypadków pola sterownika kodów kont alternatywnych, które jest oznaczane sufiksem (Kod konta). Każda pozycja listy musi zawierać zarówno nazwę pozycji, jak i kod pozycji.

Informacje tylko dla klientów QuickBooks

W przypadku korzystania z integracji finansowej QuickBooks Financial Integration można tworzyć niestandardowe pola list w celu zmapowania pól Class (Klasa) oraz Customer (Klient) w QuickBooks (a także pola Location (Lokalizacja) w przypadku korzystania z QuickBooks Online).

Dodaj pozycje listy

Przed utworzeniem pola typu lista dobrą praktyką jest zaplanowanie, która z pozycji listy mają zostać na niej uwzględnione, oraz kolejność, w jakiej mają być wyświetlane.

Jeśli używasz alternatywnych kodów kont, musisz ręcznie utworzyć pozycje listy dla pola sterownika kodów kont.

Aby dodać pozycje do listy jednopoziomowej:

  1. Na stronie Pola niestandardowe lub Dodaj nowe pole kliknij opcję Dodaj pozycje listy.

  2. Na stronie Edytuj listę kliknij opcję Dodaj. Zostaną wyświetlone pola Nazwa pozycji i Kod pozycji.

  3. W polu Nazwa pozycji wprowadź nazwę pozycji listy.

  4. W polu Kod pozycji wprowadź kod pozycji listy.

  5. Kliknij przycisk Dodaj.

  6. Powtarzaj te kroki dla każdej pozycji listy, którą chcesz dodać, a następnie kliknij opcję Gotowe, aby powrócić do strony Pola niestandardowe.

Aby dodać pozycje do listy wielopoziomowej:

  1. Na stronie Pola niestandardowe lub Dodaj nowe pole kliknij opcję Dodaj pozycje listy.

  2. Na stronie Edytuj listę kliknij opcję Dodaj w sekcji Pierwszy poziom. Zostaną wyświetlone pola Nazwa pozycji i Kod pozycji. Lista w sekcji Pierwszy poziom jest listą poziomu nadrzędnego.

  3. W polu Nazwa pozycji wprowadź nazwę pozycji listy.

  4. W polu Kod pozycji wprowadź kod pozycji listy.

  5. Kliknij przycisk Dodaj.

  6. Powtarzaj procedurę dla każdej pozycji listy, którą chcesz uwzględnić na liście nadrzędnego poziomu.

  7. Po wypełnieniu listy nadrzędnego poziomu wybierz pozycję listy w sekcji Pierwszy poziom (lista nadrzędnego poziomu), a następnie kliknij opcję Dodaj w sekcji Drugi poziom.

  8. W polu Nazwa pozycji wprowadź nazwę pozycji listy.

  9. W polu Kod pozycji wprowadź kod pozycji listy.

  10. Kliknij przycisk Dodaj.

  11. Powtarzaj procedurę dla każdej pozycji listy, którą chcesz uwzględnić na liście drugiego poziomu dla wybranej listy nadrzędnego poziomu, a następnie powtórz czynności, a by utworzyć listy drugiego poziomu dla każdej z pozycji na liście nadrzędnego poziomu.

  12. Jeśli istnieje lista trzeciego poziomu, wybierz pozycję na liście drugiego poziomu w celu wypełnienia listy trzeciego poziomu powiązanej z listą drugiego poziomu. Powtarzaj te kroki dla każdej pozycji listy i każdego jej poziomu.

  13. Kliknij przycisk Gotowe, aby powrócić do strony Pola niestandardowe.

Edytuj pozycje listy

Aby edytować pozycję listy:

  1. Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Zarządzaj pozycjami listy.

  2. Na stronie Edytuj listę kliknij żądaną pozycję listy.

  3. Kliknij przycisk Edytuj.

  4. Wprowadź nowe informacje.

  5. Kliknij opcję Zapisz, a następnie kliknij przycisk Gotowe.

Filtruj pozycje listy

Aby odfiltrować pozycje listy:

  1. Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Zarządzaj pozycjami listy.

  2. Na stronie Edytuj listę kliknij opcję Filtruj pozycje:. Wył.. Zostanie wyświetlone pole filtrowania.

  3. W polu filtrowania wpisz znaki frazy, wg której chcesz odfiltrować wyniki. Na przykład w celu odfiltrowania listy regionów tak, aby wyświetlane były tylko regiony zachodnie, można wprowadzić frazę „zach”; zostaną wówczas wyświetlone tylko pozycje zawierające tę frazę.
  4. Kliknij ikonę lupki lub naciśnij klawisz Enter. Zostaną wyświetlone wyniki filtrowania wraz z podświetlonym wyszukiwanym terminem.

  5. Kliknij opcję X, aby wyczyścić filtrowanie.

Usuń pozycje listy

Aby usunąć pozycję listy:

  1. Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Zarządzaj pozycjami listy.

  2. Na stronie Edytuj listę kliknij żądaną pozycję listy. Aby usunąć pozycję z listy podrzędnej będącej częścią listy wielopoziomowej wybierz pozycje listy nadrzędnej, a następnie wybierz pozycję listy podrzędnej do usunięcia.

  3. Kliknij przycisk Usuń.

  4. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń, a następnie potwierdź, aby usunąć pozycję, kliknij opcję Usuń w oknie Usuwanie pozycji listy.

Importuj pozycję listy

Obok tworzenia pozycji ręcznie można również zaimportować je z arkusza kalkulacyjnego.

Proces importowania pozycji listy jest następujący:

  1. Pobieranie arkusza kalkulacyjnego z importowanymi danymi listy.

  2. Wypełnianie arkusza kalkulacyjnego z importowanymi danymi listy.

  3. Przesyłanie arkusza kalkulacyjnego z importowanymi danymi listy.

  4. Wyświetlanie wyników kontroli poprawności pola początkowego.

  5. Wyświetlanie wyników importu.

Krok 1: Pobierz arkusz kalkulacyjny z importowanymi danymi listy

Aby pobrać arkusz kalkulacyjny z importowanymi danymi listy:

  1. Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Zarządzaj pozycjami listy.

  2. Na stronie Edytuj listę kliknij opcję Importuj listę. Zostanie wyświetlone okno Importuj listę.

  3. W kroku 1 pod opcją Aby pobrać szablon importu listy kliknij łącze.

  4. Kliknij przycisk Zapisz.

  5. 4. W zależności od używanej przeglądarki plik można pobrać do domyślnej lokalizacji pobierania dla swojej przeglądarki lub można wyświetlić monit o wybór lokalizacji pobierania.

Krok 2: Wypełnianie arkusza

Listy jednopoziomowe i wielopoziomowe (z odsyłaczami)

Arkusz kalkulacyjny dla listy jednopoziomowej wymaga wartości Nazwa pozycji i Kod pozycji — są to te same wartości, które zostałyby dodane lub usunięte podczas importowania. Są to te same wartości, które zostałyby wprowadzone w przypadku tworzenia pozycji listy ręcznie w ramach sekcji Pola niestandardowe w sekcji Ustawienia produktu.

Arkusz kalkulacyjny dla listy wielopoziomowej wymaga nazwy pozycji do dodania lub usunięcia, kodu pozycji dla tej pozycji listy oraz kodów pozycji poprzedzających dodawaną/usuwaną pozycję w ramach hierarchii listy.

Dla listy jednopoziomowej pobrany arkusz kalkulacyjny zawiera 3 kolumny i 2 wiersze.

Pierwsza kolumna, USUŃ, służy do usuwania istniejących pozycji przez wprowadzenie znaku ‘Y’ w kolumnie USUŃ wraz z nazwą i kodem pozycji do usunięcia.

Druga i trzecia kolumna mogą służyć do dodawania pozycji; wystarczy w tym celu pozostawić kolumnę USUŃ pustą i wprowadzić nowe nazwy pozycji i kody dla pozycji do dodania.

W przypadku listy wielopoziomowej pobrany arkusz kalkulacyjny zawiera kolumnę USUŃ, kolumnę z nazwą pozycji oraz kolumny dla każdego poziomu w hierarchii.

Na przykład arkusz kalkulacyjny dla listy wielopoziomowej z 3 poziomami będzie zawierał kolumnę USUŃ, kolumnę NAZWA oraz trzy kolumny Kod pozycji: KOD POZIOMU 01, KOD POZIOMU 02 oraz KOD POZIOMU 03.

Nazwa na liście odpowiadająca każdemu z poziomów w hierarchii zostanie wyświetlona w drugim wierszu pobranego arkusza kalkulacyjnego.

Wymagania dotyczące formatowania importowanych danych listy

Dla arkusza kalkulacyjnego importu listy Concur obowiązują następujące wymagania dotyczące formatowania:

  • Nie wolno usuwać wartości w wierszu nagłówka arkusza.

  • Przed przesłaniem arkusza kalkulacyjnego wszystkie komórki muszą zostać określone jako mające format tekstowy lub liczbowy. Ustawienie domyślne formatu komórek to Ogólne.

Jeżeli używasz tej funkcji, po wykonaniu operacji zawsze sprawdzaj, czy formatowanie komórek jest prawidłowe: Jeśli to konieczne, wybierz odpowiednie komórki i zmień formatowanie.

Krok 3: Prześlij arkusz kalkulacyjny z importowanymi danymi listy

Arkusz kalkulacyjny z importowanymi danymi listy jest przesyłany na stronie Importuj listę.

Aby przesłać arkusz kalkulacyjny z importowanymi danymi listy:

  1. Na stronie Edytuj listę kliknij opcję Importuj listę. Zostanie wyświetlona strona Importuj listę.

  2. Na stronie Importuj listę kliknij przycisk Wybierz plik.

  3. Wybierz plik, który chcesz przesłać, a następnie kliknij opcję Otwórz.
  4. Na stronie Importuj listę kliknij opcję Prześlij swoje dane.

Krok 4: Wyświetlanie wyników walidacji pól

Po przetworzeniu przesyłanego pliku wyświetlana jest strona Wyniki walidacji pól. Jeśli import pozycji nie powiódł się, na stronie Wyniki walidacji pól wyświetlana jest tabela z wierszami, których nie udało się zaimportować, z informacjami o powodach tego niepowodzenia.

Aby wyświetlić wyniki kontroli poprawności pola początkowego:

  1. Kliknij opcję Prześlij swoje dane na stronie Importowanie list.

  2. Zweryfikuj wyniki na stronie Wyniki walidacji pól.

Krok 5: Wyświetl wyniki importu

Kiedy administrator kliknie opcję Prześlij swoje dane, kwalifikujące się pozycje są kolejkowane do importu. System przetwarza je jak najszybciej. Przetworzenie zakolejkowanych rekordów może zająć systemowi kilka minut. Jeśli w przetwarzaniu rekordów nie wystąpią dalsze błędy, system będzie kontynuował importowanie.

Administrator może użyć karty Przegląd wyników importu, aby wyświetlić status importu, jak również szczegóły importu, łącznie z wygenerowanymi błędami. Po wybraniu daty przez administratora na stronie wyświetlany jest status wszystkich importów tego dnia, liczba przetworzonych raportów oraz liczba odrzuconych rekordów. Ta lista jest sortowana w kolejności malejącej według czasu, rozpoczynając od momentu, gdy administrator zaimportował plik.

Na stronie wyświetlane są wszystkie pliki zaimportowane w danym dniu i w ciągu 10 dni poprzedzających.

Strona Przegląd szczegółów importu zawiera błędy, które mogły wystąpić podczas importu.

Aby wyświetlić wyniki importu:

  1. Kliknij opcję Przegląd wyników importu. Pojawi się strona Przegląd wyników importu.

  2. W polu Data wpisz żądaną datę.

  3. Kliknij przycisk Wyszukaj.

Strona Przegląd wyników importu pozwala administratorom na wyświetlanie szczegółów przetworzonych rekordów z określonego pliku. W tym obszarze administrator może wyświetlać następujące szczegóły:

  • Rekordy z błędami: Strona wyświetla numer wiersza w arkuszu kalkulacyjnym razem z błędem, który uniemożliwił importowanie rekordu. Kolumny Opis i Czynność do wykonania zapewniają informacje niezbędne do naprawienia problemu. Te rekordy należy poprawić w tym pliku, a następnie muszą zostać przesłane ponownie.

  • Rekordy z ostrzeżeniami: Strona wyświetla numer wiersza w arkuszu kalkulacyjnym, w którym system pomyślnie zaimportował rekord, ale mógł wystąpić problem, który powinien zbadać administrator. Kolumny Opis i Czynność do wykonania przedstawiają informacje ostrzeżenia. Administrator powinien rozważyć ostrzeżenie i zadecydować, czy problem wymaga dalszej analizy. Administrator może zweryfikować informacje o imporcie, używając interfejsu użytkownika Zarządzanie listą, oraz może wprowadzić wymagane modyfikacje. Administrator może też zweryfikować rekord listy bezpośrednio w pliku arkusza, wprowadzić tam niezbędne edycje, a następnie przesłać ponownie poprawiony plik.

  • Rekordy bez ostrzeżeń i błędów: Wyświetlany jest numer wiersza w arkuszu kalkulacyjnym, w którym system pomyślnie zaimportował rekord.

Wyświetl szczegóły importu

Aby wyświetlić szczegóły importu:

  1. W oknie Przegląd wyników importu, w sekcji Szczegóły, kliknij ikonę powiązaną z szablonem listy w żądanym wierszu.

  2. Strona zostanie odświeżona, wyświetlając wszystkie rekordy z błędami.

  3. Wybierz Rodzaj błędu do wyświetlenia. Szczegóły można odfiltrować, aby wyświetlić rekordy bez błędów lub ostrzeżeń, rekordy z ostrzeżeniami, rekordy z błędami lub wszystkie rekordy.

  4. Sprawdź kolumny Opis i Czynność do wykonania, aby uzyskać szczegółowe informacje o rekordach z błędami.