Dodaj nowe pole
Na stronie Dodaj nowe pole możesz utworzyć pola niestandardowe dla danych finansowych, które chcesz śledzić. Po zweryfikowaniu pól domyślnych formularzy wprowadzania do systemu SAP Concur danych dla rekordów pracowników, wydatków, faktur itp. może okazać się, że brak jest niektórych danych niezbędnych do śledzenia. Istnieje możliwość dodania pola niestandardowego do tych formularzy w celu przechwycenia tych danych. Można utworzyć maksymalnie dwanaście pól niestandardowych.
Zwykle pracownicy wprowadzają wartości dla pól niestandardowych w swoich raportach z wydatków i na fakturach. Dane pola niestandardowego mogą być częścią wyciągu księgowego lub zapisem księgowym z systemu SAP Concur do systemu księgowego użytkownika. Po dodaniu pola niestandardowego jest ono domyślnie dodawane do wszystkich formularzy jako opcjonalne. Za pośrednictwem strony Zarządzaj widocznością istnieje możliwość dostosowania ustawień wyświetlania stosownie do własnych potrzeb. Dzięki tej możliwości pole niestandardowe może być wyświetlane na niektórych stronach, ale ukryte na innych. Na przykład można skonfigurować pole niestandardowe tak, aby było wyświetlane na formularzach faktur, lecz nie na formularzach wydatków.
Tworzone pola niestandardowe są wyświetlane domyślnie we wszystkich następujących formularzach:
Wydatek:
Na stronie Informacje dot. wydatku w sekcji Ustawienia profilu
W nagłówku raportu z wydatków
Na stronie wpisu wydatku
Na stronie przypisania wpisu wydatku
Faktura:
Na stronie Informacje dot. faktury w sekcji Ustawienia profilu
W nagłówku faktury
W pozycji faktury
Wniosek:
Na stronie Informacje dot. wniosku w sekcji Ustawienia profilu
W nagłówku wniosku
Na stronie przypisania wniosku
Po utworzeniu przez pracownika nowego raportu z wydatków lub faktury wartości pól niestandardowych są kopiowane z formularza pracownika do raportu z wydatków lub faktury. Ten proces kopiowania danych ma miejsce za każdym razem, gdy pracownik tworzy nowy raport z wydatków lub fakturę.
Podobnie wartość z raportu lub faktury jest kopiowana do nowych wydatków lub pozycji faktury. Kolejny poziom kopiowania ma miejsce po przypisaniu pozycji wydatków lub faktur. Przekopiowane wartości mogą być zmieniane przez pracownika, o ile dla pola nie zostanie ustawiony atrybut Tylko do odczytu.
Przykłady:
Załóżmy, że chcesz przypisać centrum kosztów do każdego pracownika i upewnić się, że wydatki poszczególnych pracowników są śledzone wg tego centrum kosztów. W tym celu możliwe jest utworzenie pola niestandardowego Centrum kosztów i ustawienie dla niego atrybutu Tylko do odczytu w formularzach wydatków. Zapewnia to uwzględnienie danych w formularzu do celów śledzenia, lecz nie pozwala na ich zmianę przez pracownika.
- Załóżmy, że chcesz śledzić informacje o tym, czy poszczególne wydatki podlegają fakturowaniu oraz którego projektu dotyczą. Na stronie Dodaj nowe pole kliknij opcję Pole wyboru. W polu Nazwa pola wybierz wartość Podlega fakturowaniu?, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
Chcesz śledzić swoje wydatki w działu. Na stronie Dodaj nowe pole kliknij opcję Lista. W polu Nazwa pola wpisz wartość Dział, a następnie kliknij opcję Dodaj. Na stronie potwierdzenia Dodaj nowe pole kliknij opcję Dodaj pozycje listy, aby uzyskać dostęp do strony Edytuj listę w celu wprowadzenia swoich działów.
Dodaj nowe pole
Strona Dodaj nowe pole umożliwia dodawanie następujących typów pól:
Lista
Lista wielopoziomowa (patrz sekcja Dodaj listy wielopoziomowe w tym temacie)
Tekst dowolny
Pole wyboru
Masz możliwość utworzenia maksymalnie 12 pól niestandardowych, które mogą być tworzone przez wprowadzenie własnej nazwy pola lub wybór nazwy z listy podpowiedzi. Podczas tworzenia pól najlepszą praktyką jest opracowanie planu potrzebnych pól jeszcze przed przystąpieniem do ich tworzenia. Należy przy tym uwzględnić następujące aspekty:
Ile pól jest potrzebnych?
Jaki typ pól będzie najlepszy dla poszczególnych pól?
Listy zapewniają znacznie wyższy poziom spójności i możliwości raportowania, lecz konieczne jest ich opracowanie i aktualizowanie.
Pola teksty dowolnego są użyteczne, jeśli dla danego pola istnieje wiele wartości, które w dodatku często się zmieniają.
Jakie etykiety lub nazwy najlepiej określają cel pola?
Nazwy pól lub etykiet powinny być możliwie zrozumiałe, tak aby pracownicy rozumieli, jakie dane powinni wprowadzać w danym polu.
Jakie wartości danych do wypełniania pól list są potrzebne?
W jakiej kolejności wartości pól każdej z list mają być wyświetlane?
Czy potrzebujesz listy wielopoziomowej (złożonej z dwu lub więcej poziomów) w celu zagwarantowania, że pracownik wybierze wartość z listy nadrzędnej, zanim będzie mógł wybrać wartość z listy niższego poziomu lub listy podrzędnej?
Aby dodać pole listy:
Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Dodaj pole niestandardowe, aby uzyskać dostęp do strony Dodaj nowe pole.
Kliknij opcję Lista.
W sekcji Jak chcesz nazwać swoją listę? w polu Nazwa pola wybierz lub wpisz nazwę pola, która ma być używana jako etykieta, gdy będzie ono wyświetlane.
Kliknij przycisk Dodaj. Zostanie wyświetlony komunikat potwierdzający dodanie nowego pola.
Możesz teraz wybrać, czy dodać wartości listy dla pola, czy dodać kolejne pole niestandardowe, czy też powrócić do strony Pola niestandardowe.
W przypadku decyzji o dodaniu kolejnego nowego pola zostanie wyświetlony komunikat informujący, ile dostępnych pól niestandardowych pozostało.
Jeśli możesz teraz skonfigurować to pole, wróć do strony Pola niestandardowe, na której zobaczysz nowe pole.
Aby dodać pole tekstu dowolnego:
Na stronie Dodaj nowe pole kliknij opcję Tekst dowolny.
W sekcji Jak chcesz nazwać swoje pole tekstowe wpisz nazwę pola niestandardowego lub wybierz nazwę pola z listy.
Kliknij przycisk Dodaj. Zostanie wyświetlony komunikat potwierdzający dodanie nowego pola tekstowego.
Możesz teraz wybrać, czy dodać kolejne pole niestandardowe, czy też powrócić do strony Pola niestandardowe.
Aby dodać pole wyboru:
Na stronie Dodaj nowe pole kliknij opcję Pole wyboru.
W sekcji Jak chcesz nazwać swoje pole wyboru wpisz nazwę pola niestandardowego lub wybierz nazwę pola z listy.
Kliknij przycisk Dodaj. Zostanie wyświetlony komunikat potwierdzający dodanie nowego pola tekstowego.
Możesz teraz wybrać, czy dodać kolejne pole niestandardowe, czy też powrócić do strony Pola niestandardowe.
Dodaj listy wielopoziomowe
Lista wielopoziomowa to konfiguracja obejmująca maksymalnie pięć zależnych od siebie pól listy. Pozycja listy wybrana w pierwszym polu listy określa, które pozycje są dostępne w drugim polu listy i tak dalej. Listy wielopoziomowe są konfigurowane na stronie Edytuj listę. Listy wielopoziomowe są wyświetlane w jednym wierszu na stronie Pola niestandardowe.
Przykład
Chcesz, aby Twoi pracownicy wprowadzali dane takie, jak region i dział, dla swoich wydatków. Potrzebujesz, aby dostępność działów różniła się w zależności do wybranego przez użytkownika regionu. Na stronie Dodaj nowe pole utworzysz listę wielopoziomową z wpisem Region jako pierwszą lub nadrzędną listą oraz wpisem Dział jako listą podrzędną lub listą podrzędnego poziomu. Kliknij przycisk Dodaj, aby połączyć listy w wielopoziomową, hierarchiczną strukturę. Pola te zostaną wyświetlone na formularzach wraz z polem Region oraz wyświetlanym obok polem Dział. Podczas tworzenia raportów z wydatków użytkownicy nie będą mogli dokonać wyboru z listy Dział bez uprzedniego dokonania wyboru z listy Region.
Aby dodać pole listy wielopoziomowej:
Na stronie Dodaj nowe pole kliknij opcję Lista wielopoziomowa.
Kliknij przycisk Dodaj.
W sekcji Korzystanie z list wielopoziomowych przeczytaj informacje podane na stronie i wyświetl schemat listy wielopoziomowej.
Kliknij opcję Dalej.
W polu 1. Nazwa pola wpisz lub wybierz etykietę pola dla listy.
W polu 2. Nazwa pola wpisz lub wybierz etykietę pola dla listy podrzędnej.
Kliknij ikonę Dodaj kolejny poziom, aby dodać więcej poziomów listy. Można dodać do pięciu pozycji listy.
Kliknij opcję Usuń, aby usunąć poziom listy.
Po utworzeniu struktury kliknij opcję Dodaj.
Kliknij opcję Dodaj pozycje listy, aby dodać wybory z list dla nowych pól. Zostanie wyświetlona strona Edytuj listę. Nowe pola listy wielopoziomowej pojawią się na stronie Pola niestandardowe w jednym wierszu.
Przenieś pola
Po utworzeniu potrzebnych pól niestandardowych możesz zmienić kolejność, w której są one wyświetlane, na stronie Pola niestandardowe, po przełączeniu do widoku zaawansowanego.
Aby przenieść pola:
Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Przełącz do widoku zaawansowanego.
Aby zmienić położenie pola na liście, klikaj strzałki w górę i w dół wiersza, którego pole chcesz przenieść.
Usuń pola
W przypadku decyzji o usunięciu pola należy pamiętać, że dane zawarte w tym polu zostaną nieodwracalnie usunięte i ich odzyskanie nie będzie możliwe.
Aby usunąć pola:
Na stronie Pola niestandardowe kliknij opcję Usuń w wierszu pola, które chcesz usunąć.
Zaznacz to pole wyboru, aby potwierdzić, że usunięcie tego pola spowoduje nieodwracalne usunięcie wszystkich powiązanych z tym polem danych.
Kliknij opcję Usuń trwale, aby usunąć pole.
