Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Listopad 2017 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Aktualizacja nr 1: 13 listopada 2017r.

Konfiguracja

Nowy wygląd i usprawniona nawigacja w obszarze Konfiguracja

Łącza nawigacyjne obszaru Konfiguracja w systemie Concur znajdujące się dotąd na poszczególnych stronach Konfiguracja zostały zreorganizowane i przeniesione na centralną stronę Ustawienia produktu. Strona została podzielona na sekcje zdefiniowane wg celów biznesowych, i zawiera łącza oraz krótkie opisy stron obszaru Konfiguracja. Taka struktura ma pomóc administratorom zorientować się w przeznaczeniu poszczególnych funkcji. Klikając łącze, na przykład Użytkownicy, użytkownik przejdzie do istniejącej i używanej obecnie strony Użytkownicy. Ścieżka nawigacji umożliwia przechodzenie wstecz aż do powrotu do strony Ustawienia produktów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to pozwala udoskonalić nawigację między ustawieniami konfiguracyjnymi oraz ułatwia nowym administratorom rozpoznanie przeznaczenia dostępnych dla nich ustawień.

Opcje samodzielnej nauki dla administratorów

Na stronach Konfiguracja administratorzy zobaczą nową (?) opcję umożliwiającą dostęp do nowego obszaru samodzielnej nauki. Obszar samodzielnej nauki jest również dostępny na szeregu stron innych niż Konfiguracja. W obszarze samodzielnej nauki administratorzy mogą wyszukiwać katalogi z interaktywnymi szkoleniami, znajdować łącza do materiałów wideo ze szkoleń dla administratorów i dokumentacji oraz rozpoczynać rozmowy przez czat z trenerem Concur.

Obszar samodzielnej nauki jest dostępny na każdej ze stron Konfiguracja, do których można przejść ze strony Ustawienia produktu.

Więcej informacji na temat nowej strony Ustawienia produktu można znaleźć w sekcji Nowy wygląd i usprawniona nawigacja w obszarze Konfiguracja niniejszych uwag do wydania.

Panel samodzielnej nauki jest również dostępny na następujących stronach:

  • Osoba przetwarzająca (Wydatek > Przetwórz raporty)
  • Narzędzia administracyjne - (Administracja > Firma > Narzędzia)
  • Monitoruj partie (Administracja > Firma > Narzędzia > Monitoruj partie)
  • Monitoruj odbiorców płatności (Administracja > Firma > Narzędzia > Monitoruj odbiorców płatności)
  • Karta służbowa (administrator kart) (Administracja > Firma > Narzędzia > Karta służbowa)

W przyszłości możliwe jest dodanie panelu samodzielnej nauki również na innych stronach.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to ułatwia administratorom poznanie ustawień modułów Wydatek, Wniosek i Faktura oraz pozwala uzyskać odpowiedzi na nasuwające się pytania.

Aktualizacja list kategorii

Lista Kategoria na stronie Rodzaje wydatków (Administracja > Ustawienia wydatków lub Ustawienia wydatków i faktur > Rodzaje wydatków (dla modułu Wydatek)) została zaktualizowana o kategorie kosztów dla modułu Faktura. Lista Kategoria jest teraz współużytkowana przez moduły Wydatek i Faktura. W ramach tej zmiany część wpisów na liście Kategoria została dodana, w przypadku części zmieniono nazwy, a część wpisów została usunięta.

Kategorie kosztów określają rodzaj kosztów, z którym powiązany jest dany rodzaj wydatków. Informacje te są używane w rozwiązaniach do celów raportowania Concur. Niektóre kategorie kosztów są również używane w wraz z funkcją Dieta z tytułu kosztów podróży lub z wpisami dot. przebiegu, odpowiadając za wyświetlanie odpowiednich pól.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: To rozszerzenie oferuje klientom zaktualizowaną listę popularnie używanych kategorii kosztów na potrzeby modułów Wydatek i Faktura.

Karta Przegląd usunięta z grup polityk

Karta Przegląd na stronie Grupy polityk (Administracja > Ustawienia wydatków lub Ustawienia wydatków i faktur > Grupy polityk) w obszarze Ustawienia produktu została usunięta.

Grupa polityk to grupa użytkowników, którzy mają inną politykę wydatków. Tacy użytkownicy mogą mieć inne rodzaje wydatków do wyboru lub mogą mieć inne limity wydatków.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Aktualizacja ta upraszcza nawigację na stronie Grupy polityk.

Wiadomości w produktach

In-Product Messaging dla Europy

Przed pewien czas wiadomości w produktach (IPM) w systemie Concur były dostępne dla klientów w Stanach Zjednoczonych (USA).

Wiadomości prezentowane użytkownikom w Stanach Zjednoczonych bazują na danych dostarczanych przez dobrze znany mechanizm rekomendacji pochodzący z USA. Mechanizm ten nie w pełni spełnia jednak wymogi bardziej restrykcyjnego ustawodawstwa Unii Europejskiej (UE). Dlatego też, celem zapewnienia zgodności z przepisami UE, Concur opracował własny mechanizm rekomendacji dla swojego systemu wiadomości w produktach.

W połowie listopada mechanizm IPM zostanie włączony dla wszystkich klientów na terenie UE korzystających z systemu In-Product Messaging firmy Concur. Ponieważ nowy system zapewnia lepszy komfort korzystania z rozwiązania IPM, klienci z USA już wkrótce również zauważą zmianę systemu na nowy.

Podobnie jak dzisiaj w przypadku użytkowników z USA – parametry takie jak zawartość, pory, lokalizacja i częstotliwość wiadomości są definiowane na poziomie kampanii, charakterystyki firmy i użytkownika.

Japoński transport publiczny (JPT)

Konserwacja bazy Jorudan

Przeprowadzono rutynową konserwację bazy danych stacji i linii japońskiego transportu publicznego (JPT), która obejmowała dodawanie elementów, zmianę nazw i usunięcia elementów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Listy w module Wydatki odzwierciedlają bieżące stacje i linie JPT.

QuickBooks

Udostępnienie przycisku wyłączania funkcji QuickBooks Online (QBO) i Pulpit QuickBooks (QBD)

W systemie Concur dodano przycisk umożliwiający odłączenie klienta Pulpit QuickBooks (QBD) lub QuickBooks Online (QBO) dostępnego w ramach integracji z systemem Concur. Przycisk ma etykietę Rozłącz z systemem finansowym i jest dostępny na stronie Księgowość obszaru Ustawienia produktu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przycisk ten umożliwia także klientom zarządzanie połączeniem z QuickBooks bez nawiązywania kontaktu z działem wsparcia Concur.

Kalendarz nowych wersji

Dostępny kalendarz nowych wersji na rok 2018

Dostępny jest już kalendarz nowych wersji na rok 2018. Kalendarz nowych wersji przedstawia wszystkie comiesięczne wersje na rok 2018, a także harmonogram uwag do wydań, prezentacji modułu Travel dla klientów oraz na targach branżowych.

Kalendarz jest dostępny pod następującym adresem: Client Release Calendar(tylko w języku angielskim)

Terminologia

Zmiany terminologiczne – język francuski kanadyjski

W wydaniu listopadowym Concur zmienił następujący termin w języku francuskim kanadyjskim:

Termin angielski

Bieżący termin w języku francuskim kanadyjskim

Zaktualizowany termin w języku francuskim kanadyjskim

expense report

note de frais

compte de frais

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta poprawia dokładność i spójność wersji francuskich kanadyjskich wszystkich rozwiązań Concur.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

**Planowane zmiany** Nowy filtr obejmujący jeden rok

Lista Dostępne wydatki na stronie Zarządzaj wydatkami już wkrótce nie będzie zawierać wydatków starszych niż jeden rok.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta nowa funkcja umożliwia automatyczne filtrowanie wydatków z datami transakcji starszymi niż jeden rok i wyświetla tylko dodatki dodane w ciągu ostatnich 12 miesięcy, znacznie ułatwiając korzystanie z systemu użytkownikowi końcowemu. Zmiana ta jest spójna z działaniem w sekcjach Dostępne rachunki (w których rachunki starsze niż jeden rok są ukryte) i skutkuje poprawą wydajności dzięki redukcji ilości już nieaktualnych i niepotrzebnych danych.

**Planowane zmiany** Kontrola brakujących kodów kont na dalszym etapie workflow

Pracownicy będą mieć możliwość zapisania, przesłania i zatwierdzenia raportu z wydatków nawet jeśli w wydatkach w raporcie brak jednego lub więcej kodów kont.

Obecnie każde zapisanie wydatku powoduje sprawdzenie przez system, czy dla powiązanego rodzaju wydatku podany został kod konta, oraz dodanie tego kodu konta do wydatku (proces niewidoczny w interfejsie użytkownika). Jeśli z wydatkiem nie powiązano kodu konta, zapisanie wydatku nie jest możliwe.

Wraz z tą aktualizacją możliwe staje się przesyłanie i zatwierdzanie raportów. System zablokuje jednak dane wydatków przed utworzeniem wyciągu lub zaksięgowaniem w systemie finansowym do czasu podania przez administratora systemu Concur mapowania kodów kont dla rodzaju wydatku w ustawieniach konfiguracyjnych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Pracownicy mogą już wypełniać raporty dot. wydatków mimo braku kodu konta w konfiguracji rodzaju wydatku. Kody kont są teraz wprowadzane na jednym i tym samym etapie workflow.

**Planowane zmiany** Zakończenie obsługi protokołu FTP ze zwykłym tekstem z dniem 15 maja 2018

Concur ogłasza zakończenie obsługi protokołu FTP ze zwykłym tekstem jako metody transferu danych z i do firmy Concur. Protokół FTP ze zwykłym tekstem nie jest protokołem zabezpieczonym i charakteryzuje się podatnością na zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa. W dniu 15 maja 2018, zespół Concur Operations wdroży aktualizację dotyczącą bezpieczeństwa w infrastrukturze odpowiedzialnej za przesyłanie plików, ograniczając tym samym zastosowanie protokołu FTP ze zwykłym tekstem jako element zaangażowania firmy w bezpieczeństwo danych naszych klientów oraz troskę o zgodność z podlegającymi audytom wymogami w zakresie bezpieczeństwa dla platformy Concur Trust Platform.

**Planowane zmiany** Wyświetlanie sugerowanych kategorii kosztów na liście kategorii

Na liście Kategoria na stronie Rodzaje wydatków (Wydatek > Rodzaje wydatków) w obszarze konfiguracji w jej górnej części wyświetlane są sugestie co do kategorii kosztu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta aktualizacja upraszcza proces wyboru kategorii kosztów dla rodzaju wydatków.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: Concur Non-Affiliated Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.