Styczeń 2019 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora
Pierwsza publikacja
Uwagi do wydania
Administracja | Dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawcówSAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.
Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).
Concur Expense automatycznie dodaje teraz pracowników australijskich jako uczestników do raportu z wydatków podczas tworzenia przez nich wydatku dotyczącego posiłku biznesowego lub innego wydatku obejmującego uczestników. Użytkownicy mogą usunąć się z takiego wydatku, jeśli w rzeczywistości nie brali w nim udziału.
Dotąd system Concur Expense nie umożliwiał automatycznego dodawania pracowników australijskich jako uczestników podczas tworzenia przez nich wydatków obejmujących uczestników.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Aktualizacja ta podnosi użyteczność funkcji tworzenia raportów z wydatków.
Pola niestandardowe | Pole Wartość wprowadzana przez użytkownika jest teraz zawsze polem tylko do odczytuPole Wartość wprowadzana przez użytkownika na stronie Zarządzaj polami niestandardowymi śledzenia kosztów jest teraz polem tylko do odczytu, niezależnie od tego, czy użyto powiązanego z nim pola niestandardowego. Obramowanie pola usunięto, co pozwala rozpoznać pole jako nieedytowalne.
Dotychczas pole Wartość wprowadzana przez użytkownika na stronie Zarządzaj polami niestandardowymi niekiedy umożliwiało użytkownikom zmianę typu pola, mimo zastosowania użycia pola niestandardowego. Dodatkowo pola w kolumnie Wartość wprowadzana przez użytkownika były często błędnie wyświetlane jako edytowalne (z ramką wokół pola).
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Aktualizacja ta zwiększa użyteczność pól niestandardowych dla użytkowników.
Refinansowanie wydatków – globalne | (CAD) Obsługa dodatkowego programu kartOpcja Refinansowanie wydatków – globalne dla modułu Concur Expense obsługuje teraz następujący program kart kredytowych w dolarach kanadyjskich (CAD $):
US Bank VISA CAD
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta dodatkowa opcja może przyspieszyć przetwarzanie wydatków opłacanych za pomocą kart kredytowych.
Refinansowanie wydatków – globalne | (USD) Nowy partner przetwarzający płatności: WUBSKlienci z sektora publicznego zyskują możliwość korzystania z rozwiązań Western Union Business Solutions (WUBS) w celu przetwarzania swoich płatności w dolarach amerykańskich (USD).
Produkt Refinansowanie wydatków – globalne działa w ten sam sposób, niezależnie od skonfigurowanego dla danego konta finansowania partnera przetwarzającego płatności. Różnica między rozwiązaniem WUBS a Bambora (lub klasycznym produktem Refinansowanie wydatków) polega na sposobie konfiguracji kont finansowania w systemie Concur Expense. Każdy partner przetwarzający płatności udostępnia unikalne formularze wymagające wypełnienia, przesłania i zatwierdzenia w ramach procesu wdrożenia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta opcja dodatkowego partnera przetwarzającego płatności podnosi wartość użytkową rozwiązania Refinansowanie wydatków – globalne.
Refinansowanie wydatków – globalne | (USD/CAD) Aktualizacja: Wycofanie rozwiązania Refinansowanie klasyczne i migracja do rozwiązania Refinansowanie globalne (termin: 1 września)Produkty SAP Concur Refinansowanie wydatków (klasyczne) realizują płatności powiązane z przetwarzaniem raportów z wydatków. Aby zapewnić zgodność z wymogami zmieniających się przepisów i dostosować rozwiązanie do zróżnicowanych rynków światowych, SAP Concur zaangażował doświadczonych, dedykowanych partnerów przetwarzających płatności, opracowując nowej generacji produkt do realizacji płatności: Refinansowanie wydatków – globalne.
Zgodnie z zapowiedziami w uwagach do wydania z września 2017 r. SAP Concur nieustannie dąży do uspójnienia produktów do refinansowania wydatków umożliwiających obsługę klientów na całym świecie. Produkt SAP Concur Refinansowanie wydatków – globalne zastąpi pozycje oferowane przez istniejące rozwiązanie Refinansowanie wydatków (rozwiązanie klasyczne) (takie jak NA Pay, EMEA Pay i APA Pay.) W przypadku klientów SAP Concur dysponujących produktem Refinansowanie wydatków rozwiązanie Refinansowanie wydatków – globalne stanie się kolejnym udoskonaleniem. Niniejsza informacja rozpoczyna proces wygaszania wsparcia dla wszystkich wcześniejszych (klasycznych) produktów Refinansowanie wydatków.
REFINANSOWANIE WYDATKÓW – AMERYKA PÓŁNOCNA ORAZ REFINANSOWANIE WYDATKÓW – OGRANICZENIA W KRAJACH EMEA
SAP Concur nie obsługuje dodawania przez klientów następujących walut w produkcie klasycznym: dolar amerykański, dolar kanadyjski, peso meksykańskie, euro, frank szwajcarski, korona duńska, korona szwedzka i funt brytyjski. Jeśli klient wdrożył już te waluty i korzysta z nich w produkcie klasycznym, może on kontynuować korzystanie z nich do czasu migracji do nowej platformy albo zdefiniowanego terminu wycofania obsługi.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Oferta Refinansowanie wydatków – globalne zachowuje najlepsze praktyki branżowe w zakresie płatności oferowane przez system SAP Concur.
Next Generation (NextGen) Expense | Nowy interfejs użytkownika dla użytkowników końcowych Concur Expense **W toku**Aktualizacja: W ramach reakcji na opinie zwrotne naszych klientów oraz z myślą o ich wykorzystaniu, a także zgodnie z zobowiązaniem SAP Concur do zapewnienia płynnego i pomyślnego przejścia do nowego rozwiązania pracujemy nad aktualizacją strategii wdrożenia nowej generacji modułu Wydatki.
SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.
Nowa generacja modułu Wydatek odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.
Wkrótce klienci uzyskają możliwość przejrzenia nowej generacji modułu Wydatek i zdecydowania się na jej wdrożenie jeszcze przed ostatecznym terminem obligatoryjnego przejścia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.
Bezpieczeństwo | Aktualizacja zabezpieczeń uwierzytelniania przy transferze plikówSAP Concur dokona z dniem 16 stycznia 2019 r. aktualizacji ustawień uwierzytelniania dla klientów korzystających z funkcji transferu plików z i do systemu SAP Concur. Nowe ustawienie spowoduje zablokowanie konta użytkownika po pięciu nieudanych próbach uwierzytelnienia. Ustawienie to jest już używane dla niektórych kont, natomiast omawiana aktualizacja spowoduje aktywację tego ustawienia na wszystkich kontach. Ta zmiana dotycząca uwierzytelniania nie wpływa na logowanie się do aplikacji SAP Concur, a jedynie na proces transferu plików.
Adresy URL objęte aktualizacją to:
st.concursolutions.com
st-eu.concursolutions.com
st-cge.concursolutions.com
Klienci, którym przydarzyło się zablokowanie swojego konta, powinni skontaktować się z działem wsparcia dla klientów SAP Concur w celu jego odblokowania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa poziom bezpieczeństwa klientów w sytuacjach związanych z uzyskiwaniem dostępu do plików wyciągów i importu.
Planowane zmiany
Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.
Administracja | **Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownikaWraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.
Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.
Korzyści dla użytkowników/klientów: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.
WAŻNE!
Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.
Nie wyznaczono terminu implementacji tego nowego procesu. Zostanie on podany w uwagach do wydania z odpowiednim wyprzedzeniem.
Administracja | **Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP ConcurSAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.
Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:
Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania
Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach
Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur
Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.
Budżet | **Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu BudżetW przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.
W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.
Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.
Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Gdy tylko wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.
E-rachunki | **Planowane zmiany** Brak automatycznej akceptacji e-rachunków jako rachunkówTechnologia e-rachunków rozwija się w szybkim tempie. Obecnie reguły przetwarzania rachunków są skonfigurowane tak, aby akceptowane były e-rachunki spełniające określone parametry obrazu. Konfiguracji tej nie można zmienić z poziomu interfejsu. Z chwilą, gdy stosowanie e-rachunków rozpowszechni się, a obowiązujące prawodawstwo stanie się bardziej złożone, taka automatyczna akceptacja nie będzie mogła mieć zastosowania dla każdego kraju i w każdej sytuacji.
Klienci, którzy chcieliby zachować aktualne zachowanie systemu, tj. akceptowanie przez system e-rachunków spełniających określone parametry obrazu, będą musieli skonfigurować odpowiednie reguły niestandardowe.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zapewni klientom korzystającym z e-rachunków zgodność z wymogami prawnymi i umownymi co do zastępczego dokumentowania ponoszonych wydatków.
Ustawienia produktu | **Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP ConcurJednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.
SAP Concur planuje dodanie w wersji Standard Edition modułów SAP Concur Expense, Invoice, Travel i Request funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.
Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.
Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.
W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.
Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).
Powiadomienia dla klientów
Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP ConcurLista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)
Comiesięczna certyfikacja przeglądarkiComiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi w sekcji Co nowego — Standard Edition.
