Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Styczeń 2019 — Budget Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Niniejszy dokument zawiera podsumowanie dla administratora uwag do wydania dla rozwiązania Budget Standard Edition stanowiącego część produktów Concur Expense, Concur Invoice i Concur Request.

Uwagi do wydania

Wszystkie produkty | Aktualizacja zabezpieczeń uwierzytelniania przy transferze plików

SAP Concur dokona z dniem 16 stycznia 2019 r. aktualizacji ustawień uwierzytelniania dla klientów korzystających z funkcji transferu plików z i do systemu SAP Concur. Nowe ustawienie spowoduje zablokowanie konta użytkownika po pięciu nieudanych próbach uwierzytelnienia. Niektórzy klienci korzystają już z tego ustawienia. Zmiana ta spowoduje aktualizację tego ustawienia dla wszystkich klientów.

Ta zmiana dotycząca uwierzytelniania nie wpływa na logowanie się do aplikacji SAP Concur, a jedynie na proces transferu plików.

Adresy URL objęte aktualizacją to:

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • st-cge.concursolutions.com

Klienci, którym przydarzyło się zablokowanie swojego konta, powinni skontaktować się z działem wsparcia SAP Concur w celu jego odblokowania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa poziom bezpieczeństwa klientów w sytuacjach związanych z uzyskiwaniem dostępu do plików wyciągów i importu.

Wszystkie produkty | Wiadomości e-mail SAP Concur | **W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

Wszystkie produkty | Wiadomości e-mail SAP Concur | **W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

Concur Expense | Nowa kolumna kwoty nieuwzględnionej w wydatkach w danych eksportu na pulpicie Budżet

Począwszy od niniejszego wydania klienci będą mieć możliwość eksportu kwot nieuwzględnionych w wydatkach dla pozycji oczekujących w przypadku korzystania z funkcji Dane eksportu na pulpicie Budżet. Kwoty bez wydatków umożliwiają osobom odpowiedzialnym za budżety wyświetlanie salda pozycji wydatków, które nie zostały jeszcze przesłane — zarówno ujętych w nieprzesłanych raportach z wydatków jak i należących do wydatków, których nie dołączono jeszcze do raportu z wydatków.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to umożliwia klientom wyświetlanie eksportowanych kwot nieuwzględnionych w wydatkach.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. SAP Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Wszystkie produkty | Ustawienia produktu | **Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel. SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.

  • Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.

  • W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

Wszystkie produkty | SAP Concur | **Planowane zmiany** Nowa strona logowania SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach

  • Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Wszystkie produkty | Różne | **Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych dezaktywowanego użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

Concur Expense, Concur Invoice i Purchase Request | **Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu Budżet

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Dokument Uwagi do wydania SAP Concur – comiesięczne certyfikacje przeglądarki zawiera bieżące i planowane certyfikacje przeglądarki. Dokument jest dostępny wraz z pozostałymi uwagami do wydania SAP Concur.