Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Maj 2018 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Aktualizacja nr 4

Administrator

Nowy odsyłacz do preferencji dotyczących plików cookie w stopce SAP Concur

W wydaniu z 12 maja wprowadzono pewnie zmiany w procesach związanych z plikami cookie i dodano nowe odsyłacze ze względu na europejskie wymogi dotyczące wyrażania zgód.

Istnieją dwa sposoby, za pomocą których użytkownik może wyrazić zgodę na zapisywanie plików cookie na jego komputerze. Zgodnie z tym, co zawarto na następnych stronach, każdy kraj sam wybiera obowiązującą w nim metodę wyrażania zgody. Dostępne możliwości:

  • Aktywne wyrażenie zgody: Użytkownik aktywnie zgadza się na zapisywanie plików cookie. W takim wypadku przed zapisaniem plików na komputerze użytkownika SAP Concur musi uzyskać od niego stosowną zgodę.
  • Bierne wyrażenie zgody: Użytkownik nie blokuje zapisywania plików cookie.

WAŻNE

W niniejszych uwagach do wydania omówiono proces wyrażania zgody na przesyłanie plików cookie i zmieniania swoich preferencji względem nich. Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Procesy związane z plikami cookie są monitorowane i zarządzanie w imieniu Sap Concur przez firmę TrustArc, globalnego dostawcę usług w zakresie nadzoru nad danymi i prywatnością.

    Na kolejnych stronach opisano różne możliwości dotyczące wyrażania zgody.

    • Należy pamiętać, że za treść zgód i zarządzanie wszystkimi ich tłumaczeniami odpowiada firma TrustArc. Firma SAP Concur ani jej klienci nie mają żadnego wpływu na treść tych zgód lub ich tłumaczenia.

    • Jak opisano na kolejnych stronach, zasady dotyczące zgód różnią się w zależności od kraju. Na podstawie przepisów poszczególnych krajów firma TrustArc określa metodę wyrażania zgody właściwą dla każdego użytkownika. SAP Concur nie ma żadnego wpływu na ten wybór i nie dysponuje listą krajów i obowiązujących w nich przepisów.

    • Należy mieć na uwadze, że termin „kraj” rozumiany jest jako państwo, w którym użytkownik fizycznie znajduje się w momencie logowania do systemu SAP Concur — nie jako określony w profilu użytkownika kraj pochodzenia czy lokalizacja firmy użytkownika.

  • Zgodnie z obowiązującymi przepisami opisane tutaj procesy wyrażania zgody i modyfikacji każdy użytkownik systemu SAP Concur musi przeprowadzić samodzielnie. Firmy nie mogą podejmować w tym wypadku decyzji za swoich użytkowników.
  • Użytkownik, który aktywnie wyrazi zgodę na przesyłanie plików cookie, nie może później zmienić swojej decyzji i zaprzestać pobierania tych plików. Może on jedynie usunąć wszystkie pliki cookie i rozpocząć proces od początku.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dzięki tym zmianom SAP Concur zachowuje zgodność z globalnymi wymogami w zakresie prywatności.

TrustArc.com na białej liście

Jak zaznaczono w uwadze do wydania Nowy odsyłacz do preferencji dotyczących plików cookie w stopce SAP Concur zmiany w procesach związanych z plikami cookie wprowadzono ze względu na obowiązujące w Europie przepisy dotyczące wyrażania zgód.

Aby mieć pewność, że przepisy te są przez nas odpowiednio przestrzegane, firma SAP Concur postanowiła skorzystać ze wsparcia TrustArc, globalnego dostawcy usług w zakresie nadzoru nad danymi i prywatnością. Należy zadbać o to, aby dział IT organizacji (lub podobny) dodał adres TrustArc.com do białej listy, tak by firma ta mogła prawidłowo monitorować i obsługiwać wymienione procesy.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dzięki umieszczeniu na białej liście firma TrustArc może w imieniu SAP Concur prawidłowo zarządzać przestrzeganiem przepisów dotyczących zgód.

Usunięcie strony „Umowa dot. prywatności”; nowe oświadczenie dotyczące prywatności SAP Concur

Klienci korzystający obecnie z opcji wyświetlania strony Umowa dot. prywatności swoim użytkownikom powinni wziąć pod uwagę fakt, że wraz z niniejszym wydaniem Concur usuwa tę funkcję. Oznacza to, że niezależnie od okoliczności, aktualna strona Umowa dot. prywatności nie będzie już wyświetlana. Usunięte zostaną także opcje dostosowywania tekstu umowy dot. prywatności oraz stosowania polityki (na przykład wymuszające akceptację przez użytkownika umowy dot. prywatności).

W niniejszym wydaniu SAP Concur udostępni standardowe oświadczenie dotyczące prywatności, do którego dostęp będzie można uzyskać za pośrednictwem łącza w stopce strony. Nowe Oświadczenie dotyczące prywatności SAP Concur opisuje odpowiedzialność SAP Concur jako „podmiotu przetwarzającego” dane klienta.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem tej zmiany jest udostępnienie wszystkim klientom tego samego, niezmodyfikowanego Oświadczenia dotyczącego prywatności SAP Concur.

**AKTUALIZACJA** Odsyłacz do oświadczenia osoby przetwarzającej dane dotyczącego poufności — dostępny w tym tygodniu

W uwagach do wydań z ostatnich kilku miesięcy zapowiadaliśmy, że w wydaniu z 12 maja obecna strona Umowa dot. Prywatności zostanie usunięta i w lewym dolnym rogu stopki SAP Concur pojawi się nowy odsyłacz do oświadczenia osoby przetwarzającej dane dotyczącego poufności.

Udostępnienie odsyłacza do oświadczenia osoby przetwarzającej dane dotyczącego poufności w stopce SAP Concur planowane jest na dzień 25 maja.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem tej zmiany jest udostępnienie wszystkim klientom tego samego, niezmodyfikowanego Oświadczenia dotyczącego prywatności SAP Concur.

Aktualizacja adresów e-mail SAP Concur do domeny sap.com

SAP Concur aktualizuje adresy e-mail swoich pracowników, tak aby zawierały one domenę sap.com zamiast concur.com. Oznacza to, że klienci będą otrzymywać wiadomości e-mail z obu domen. Może okazać się przydatne skontaktowanie się ze swoim działem IT w celu dodania domeny sap.com do białej listy adresów e-mail.

Wszelkie wiadomości wysyłane do SAP Concur z użyciem adresów w domenie concur.com będą nadal obsługiwane. Dotyczy to między innymi adresów:

  • plans@concur.com
  • receipts@concur.com

oraz wszystkich pozostałych adresów e-mail w domenie concur.com.

Uzasadnienie: W styczniu tego roku ogłosiliśmy udoskonalone markę i logo SAP Concur. W związku z rozwojem marki SAP Concur oraz naszymi działaniami związanymi z wykorzystaniem zasobów dostępnych w ramach rodziny SAP nasi użytkownicy mogą spodziewać się pewnych zmian w zakresie adresów e-mail. Wiadomości e-mail mogą odtąd pochodzić zarówno z domeny @concur.com, jak też z domeny @sap.com. Zapewniamy, że wiadomości z nowych adresów będą pochodzić od tych samych osób. Ponadto, można kontaktować się z nami, używając dowolnego z adresów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: SAP Concur przechodzi pod markę SAP, co wiąże się ze zmianami w zakresie komunikacji e-mailowej, a dokładnie z uruchomieniem adresów w domenie sap.com.

Budżet

Uwagi do wydania modułu Budżet

Klienci mogą przeglądać informacje dotyczące nowych funkcjonalności budżetu oraz udoskonaleń w nowych Uwagach do wydania modułu Budżet, znajdujących się na tej samej stronie, co uwagi do wydania pozostałych produktów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Niezależne uwagi do wydania zapewniają lepszą przejrzystość informacji dotyczących produktu Concur Budget.

Karty służbowe

Dodanie kategorii transakcji Przychód i Przelew do Yodlee

Począwszy od tego wydania użytkownicy Yodlee będą mogli pracować na danych transakcji o kategoriach Przychód i Przelew. Przed tą zmianą transakcje należące do jednej z tych kategorii były ustawione jako niezdefiniowane i ukryte w systemie. Wraz z niniejszą zmianą transakcje te będą poprawnie kategoryzowane zgodnie z potrzebami klienta.

Należy zwrócić uwagę, że to rozszerzenie będzie nadal odfiltrowywać transakcje o kategoriach płatność lub rozliczenie konta, jako że nie są one powiązane z raportem z wydatków. Ponieważ integracja bazuje na rejestracji indywidualnej, użytkownik końcowy usunie dane niezwiązane ze zwrotami dotyczącymi raportu z wydatków.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: To rozszerzenie poszerza zakres danych napływających do systemu Concur, umożliwiając klientom przetwarzanie transakcji kartami dzięki zapewnieniu obsługi brakujących kategorii Przychód i Przelew dla produktu Concur Expense.

Przechowywanie danych

Nowa funkcja wcześniejszego dostępu do nieaktualnych danych

SAP Concur oferuje nową funkcję, Przechowywanie danych, pozwalającą klientom decydować o tym, jak długo rozwiązanie Concur przechowuje ich dane w oparciu o kryteria: kto, kiedy i gdzie.

Funkcja oferuje następujące możliwości:

  • Umożliwia firmie ustawienie określonego czasu kalendarzowego, po upływie którego dane, takie jak stare profile użytkowników, przebiegi podróży i raporty z wydatków, zostaną usunięte.
  • Gwarantuje ścisły dostęp do konfiguracji polityki z powiadomieniami e-mail
  • Uwzględnia możliwość wstrzymania konkretnego użytkownika, którego dane zostaną wykluczone za pomocą tej funkcji, gdy będzie konieczne lub pożądane zachowanie starszych danych.
  • Uwzględnia możliwość usunięcia danych wybranego użytkownika niezależnie od konfiguracji danych na poziomie firmy.
  • Zapewnia podsumowanie zdarzeń na poziomie ogólnym, umożliwiając monitorowanie działań dotyczących przechowywania danych.

W przypadku produktów Expense, Request i Invoice (Standard Edition) istniejące role administratora zostały rozszerzone o uprawnienia do administrowania (ustawiania i edycji) konfiguracji Przechowywanie danych. W przypadku produktu Travel Standard Edition utworzono nową rolę Administrator przechowywania danych.

Usługi Concur

Rola

Opis

Wydatek

(obejmuje moduł Wniosek)

Możliwość administrowania

(istniejąca rola)

Możliwość wyświetlania i dostępu do łącza Przechowywanie danych na stronie Narzędzia oraz odbierania (wysyłanych w ciągu 72 godzin) powiadomień e-mail o zmianach w konfiguracji.

Faktura

Jest administratorem faktury

(istniejąca rola)

Możliwość wyświetlania i dostępu do łącza Przechowywanie danych na stronie Narzędzia oraz odbierania (wysyłanych w ciągu 72 godzin) powiadomień e-mail o zmianach w konfiguracji.

Podróż

Administrator przechowywania danych

(nowa rola)

Możliwość wyświetlania i dostępu do łącza Przechowywanie danych na stronie Narzędzia oraz odbierania (wysyłanych w ciągu 72 godzin) powiadomień e-mail o zmianach w konfiguracji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom możliwość spełnienia obowiązujących wymogów w zakresie przechowywania danych.

Nowy filtr obejmujący 23 miesiące

Nowy filtr obejmujący 23 miesiące będzie dostępny w ramach nowej funkcji Przechowywanie danych. Filtr dotyczy następujących obszarów:

  • Dostępne wydatki
  • Wyświetl transakcje
  • Nieprzypisane zaliczki gotówkowe

Ta nowa funkcja umożliwi automatyczne odfiltrowanie starszych transakcji. Okres filtra obejmuje 23 miesiące i nie podlega konfiguracji. Klienci korzystający z aktywacji nowej funkcji Przechowywanie danych automatycznie aktywują również filtr 23 miesięcy.

W sekcji Wyświetl transakcje odfiltrowane zostaną również okresy zestawień starsze niż 23 miesiące.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Filtr ten pozwoli ograniczyć kumulację w czasie nieprzetworzonych transakcji oraz pozwoli na wsparcie nowej funkcji Przechowywanie danych.

Refinansowanie wydatków – globalne

(Kanada) Obsługa dodatkowych programów kart dla Kanady

Opcja Refinansowanie wydatków dla modułu Wydatek obsługuje teraz następujące programy kart kredytowych w dolarach kanadyjskich (CAD $):

  • Citibank MasterCard (CAD)
  • Citibank Visa (CAD)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Te dodatkowe opcje mogą przyspieszyć przetwarzanie wydatków opłacanych za pomocą kart kredytowych.

Wiadomości w produktach

Wyjaśnienie: Rezygnacja z wiadomości w produktach

W ciągu ostatnich kilku miesięcy w uwagach do wydania pojawiły się informacje o możliwości rezygnacji przez użytkowników z wiadomości w produktach.

Celem wyjaśnienia:

  • W przypadku klientów należących do centrum danych EMEA użytkownicy mieli możliwość rezygnacji pod koniec ubiegłego roku.
  • W przypadku klientów należących do centrum danych w Ameryce Północnej użytkownicy będą mieli możliwość rezygnacji etapami. Pełna dostępność tej funkcji planowana jest przez SAP Concur na koniec kwietnia.

Japoński transport publiczny (JPT)

Usunięcie numerów kart IC z obrazów rachunków

Renderowane w systemie Concur obrazy rachunków japońskiego transportu publicznego (JPT) nie będą odtąd zawierać numerów kart IC.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana zapewnia większą ochronę prywatności użytkowników systemu Concur.

Konserwacja bazy Jorudan

Przeprowadzono rutynową konserwację bazy danych stacji i linii japońskiego transportu publicznego (JPT), która obejmowała dodawanie elementów, zmianę nazw i usunięcia elementów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Listy w module Wydatki odzwierciedlają bieżące stacje i linie JPT.

Nowa generacja (NextGen) modułu Wydatek

**W toku** Nowy interfejs użytkownika dla użytkowników końcowych modułu Concur Expense

SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.

Nowa generacja modułu Wydatek odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.

W ciągu następnego roku klienci uzyskają możliwość przejrzenia nowej generacji modułu Wydatek (opisanej szczegółowo na kolejnych stronach) i zdecydowania się na jej wdrożenie jeszcze przed ostatecznym terminem obligatoryjnego przejścia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.

QuickBooks

QuickBooks Connector: zakończenie obsługi QuickBooks 2015

Po 31 maja 2018 r. nie będzie możliwy dostęp do usług dodatkowych Intuit za pośrednictwem pulpitu QuickBooks Desktop 2015 (Windows i Mac). Zmiana dotyczy wszystkich wersji pulpitu QuickBooks Desktop 2015 (Pro, Premier, Enterprise Solutions, Accountant Edition i Mac). Concur QuickBooks Connector będzie nadal działać z rozwiązaniem QuickBooks 2015, jednak po 31 maja 2018 roku dział wsparcia Concur nie będzie już zapewniał wsparcia dla QuickBooks 2015, umożlwiającego zachowanie zgodności z polityką wsparcia Intuit QuickBooks.

Dział wsparcia Concur będzie nadal zapewniał wsparcie dla następujących wersji QuickBooks:

  • QuickBooks 2016
  • QuickBooks 2017
  • QuickBooks 2018

Obecnie obsługiwane wersje QuickBooks Web Connector to:

  • 2.2.0.71
  • 2.2.0.80

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: niniejsza aktualizacja zapewnia zgodność polityki Concur z polityką wsparcia Intuit dla wersji QuickBooks.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

**Planowane zmiany** Asystent wydatków może tworzyć raporty o wydatkach na podstawie podróży

Administratorzy mogą obecnie wstępnie konfigurować opcje Asystenta wydatków.

Asystent wydatków umożliwia automatyczne tworzenie raportów z wydatków na podstawie podróży oraz dodawanie wydatków na podstawie podróży do tych raportów z wydatków. Obecnie Asystent wydatków automatycznie tworzy miesięczne raporty z wydatków w miarę przepływu wydatków klientów do systemu Concur. Rozwiązanie to znane jest pod nazwą raporty z wydatków na podstawie kalendarza.

Począwszy od niniejszego rozszerzenia Asystent wydatków umożliwia tworzenie każdego z dwu rodzajów raportów z wydatków: na podstawie kalendarza i na podstawie podróży. Po utworzeniu przez Asystenta wydatków raportu z wydatków na podstawie podróży automatycznie tworzony jest raport z wydatków na podstawie wybranej podróży zarezerwowanej w systemie Concur Travel, zawierający wydatki klienta poniesione między datami rozpoczęcia i zakończenia podróży.

Użytkownicy korzystający z Asystenta wydatków będą mogli skorzystać z możliwości automatycznego tworzenia raportów z wydatków wyłącznie na podstawie kalendarza albo na podstawie podróży. Nie będzie możliwości korzystania z obu rodzajów raportów z wydatków.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta automatyzuje więcej operacji raportów z wydatków, upraszczając obsługę systemu przez użytkowników końcowych.

**Planowane zmiany** Zakończenie obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem z dniem 1 września 2018 r.

SAP Concur ogłosił zakończenie obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem jako metody transferu danych z i do systemu SAP Concur.

Protokół FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem nie jest protokołem zabezpieczonym i charakteryzuje się podatnością na zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa. W dniu 1 września 2018 r. zespół Concur Operations wdroży aktualizację dotyczącą bezpieczeństwa w infrastrukturze odpowiedzialnej za przesyłanie plików, ograniczając tym samym zastosowanie protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem jako element zaangażowania firmy w bezpieczeństwo danych naszych klientów oraz troskę o zgodność z podlegającymi audytom wymogami w zakresie bezpieczeństwa dla platformy Concur Trust Platform.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji dotyczącej często zadawanych pytań dotyczących wycofania obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem Plain Text FTP Retirement FAQ (tylko w języku angielskim).

Co to oznacza z punktu widzenia klienta Po 1 września 2018 r. przesyłanie na serwer plików takich jak pliki pracownika, listy, dane uczestników oraz innych plików importu, a także pobieranie SAE oraz innych plików wyciągów z użyciem protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem nie będzie akceptowane przez system Filemover SAP Concur. Znacząco wpłynie to na wykorzystanie przez klientów produktów SAP Concur takich jak Concur Travel, Concur Expense czy Concur Invoice, a także na działania związane z integracją z systemami finansowymi klienta. Nie będzie wyjątków przesuwających ten termin po 1 września 2018r.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.