Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Marzec 2019 — Invoice Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Aktualizacja 2

Podsumowania uwag do wydania

Pozycje w tej sekcji stanowią podsumowania uwag do wydania na ten miesiąc. Uwagi do wydania dla wersji Standard Edition są dostępne w sekcji Co nowego — Standard Edition.

Concur Invoice

**Przypomnienie** Nowy interfejs użytkownika dla funkcji Zobowiązania produktu Concur Invoice już gotowy na ocenę przez klientów i decyzje o wdrożeniach

Klienci nadal mają możliwość zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika, który SAP Concur przygotowuje do udostępnienia dla wszystkich użytkowników w drugim kwartale 2019 r.

AKTUALIZACJE NA MARZEC

Z myślą o klientach zapoznających się z tą funkcją w systemie SAP Concur dodano teraz następujące funkcje:

  • Na nowych stronach podsumowania Nazwa wniosku to teraz Nazwa faktury.

  • Przy przesyłaniu lub przypisywaniu wyświetlane jest okno z pytaniem do użytkownika, czy chce on przejść do kolejnej faktury, czy też powrócić na listę faktur.

  • Opcja Faktury bazujące na zamówieniach zakupu na stronie Moje faktury ma teraz nową nazwę Wszystko wysłano do zakupów, zaś w menu Widok wyświetlana jest nowa opcja Wysłano do zakupów.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

Funkcja znacznika czasu e-Bunsho dla faktur ogólnie dostępnych (Japonia)

Dzięki funkcji Znacznik czasu e-Bunsho dla Japonii moduł Faktura oferuje teraz obsługę cyfrowych znaczników czasu dla obrazów faktur otrzymywanych od firm i dostawców usług fakturowania.

W przypadku włączenia tej funkcji obowiązują reguły wymagające od użytkowników wprowadzenia niezbędnych informacji o fakturze w celu zapewnienia zgodności z japońskimi przepisami e-Bunsho. Aby możliwe było dodanie znacznika czasu do obrazu faktury, użytkownik musi najpierw potwierdzić, że obraz jest zgodny z wprowadzaną fakturą, a przed wysłaniem faktury do zatwierdzenia konieczne jest opatrzenie obrazu faktury znacznikiem czasu.

Dostępny jest proces walidacji umożliwiający monitorowanie znaczników czasu otrzymanych, oczekujących, żądanych i niekwalifikujących się. Proces walidacji umożliwia ponowną walidację pomyślnie opatrzonych znacznikami czasu obrazów faktur oraz wyświetla liczby i sumy według zakresu dat dla poprawnych i niepoprawnych obrazów opatrzonych znacznikami czasu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dzięki tej funkcji klienci w Japonii korzystający z faktur cyfrowych zamiast faktur papierowych mogą zachować zgodność z przepisami e-Bunsho.

Zamówienie zakupu

Udostępnienie listy zamówień zakupu dla klientów importujących zamówienia zakupu na potrzeby uzgadniania

W przypadku klientów importujących zamówienia zakupu dla obiektów, dla których nie włączono funkcji Wniosek o zakup, użytkownik, któremu przypisano rolę Administrator ds.. zakupów, ma teraz możliwość wyświetlenia listy zaimportowanych zamówień zakupu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta umożliwia klientom obsługę faktur na podstawie zamówień zakupu, ułatwiając zarządzanie importowanymi zamówieniami zakupu oraz ich wyświetlanie.

Zarządzanie dostawcami

Historia operacji zmian dot. dostawców (wersja z 22 lutego)

Klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą teraz mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwia użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.

Administrowanie firmą

Nowy certyfikat SSL dla witryny concursolutions.com — aktualizacja daty

W celu zapewnienia ciągłości zabezpieczeń naszych produktów i usług opracowany został nowy certyfikat SSL witryny concursolutions.com SAP Concur. Aktualny certyfikat utraci ważność 16 marca 2019 roku.

Każdy klient, który przypiął ten wygasający certyfikat, będzie musiał zaktualizować go w terminie do 16 marca 2019 roku. Jeśli przypięty certyfikat nie zostanie zaktualizowany przed 16 marca 2019 roku, organizacja i użytkownicy doświadczą zakłóceń w działaniu produktów i usług systemu SAP Concur.

Klienci, którzy nie przypięli certyfikatu, nie będą mogli podjąć żadnej czynności, ponieważ nowy certyfikat jest aktualizowany automatycznie. Większość klientów nie przypina certyfikatu.

Należy pamiętać o następujących kwestiach: W ramach rozszerzenia do naszego programu dotyczącego bezpieczeństwa i zgodności ten certyfikat będzie aktualizowany raz w roku.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta aktualizacja zapewnia ciągłe bezpieczeństwo naszych produktów i usług.

Concur Open

Wiadomości dla użytkowników pulpitu Concur Open i spersonalizowanego pulpitu Concur Open

Użytkownicy pulpitu Concur Open i spersonalizowanego pulpitu Concur Open mogą skorzystać z subskrypcji powiadomień e-mail dotyczących używanych przez nich produktów SAP Concur. W ramach procesu subskrypcji SAP Concur wysyła użytkownikowi weryfikacyjną wiadomość e-mail. Użytkownik musi kliknąć opcję Zweryfikuj w wiadomości e-mail, aby móc odbierać powiadomienia.

Ponieważ niektórzy z użytkowników nie wykonują tego niezbędnego etapu weryfikacji, na stronie subskrypcji systemu SAP Concur zostało dodane odpowiednie przypomnienie.

Więcej informacji na temat spersonalizowanego pulpitu Concur Open można znaleźć w arkuszu danych Spersonalizowany pulpit Concur Open.

Wiadomości e-mail SAP Concur

**W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

**W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur przez kilka miesięcy udostępniał uwagi do wydania dotyczące zaktualizowanych powiadomień e-mail. Należy pamiętać, że z końcem bieżącego miesiąca te uwagi do wydania zostaną wycofane.

WAŻNE

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

  • Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.

  • Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Wydatek, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.

  • Nie określono daty końcowej tego projektu. Wdrożenie zmian może zająć więcej niż rok.

WAŻNE DLA KLIENTÓW KORZYSTAJĄCYCH Z LOGOWANIA SSO

W przypadku klientów korzystających z jednokrotnego logowania (SSO) długi adres URL może zostać zastąpiony adresem www.concursolutions.com. Zastąpione mogą zostać na przykład adresy URL w wiadomościach e-mail dotyczących zmiany statusu raportu z wydatków. Ponieważ niektóre adresy URL mogą mieć długość nawet 200 znaków, podjęto decyzję o zastępowaniu ich łączem www.concursolutions.com, co zwiększa komfort obsługi przez użytkowników końcowych.

Łącze w wiadomości e-mail nadal działa tak, jak dotychczas — przekierowując użytkownika do właściwego uwierzytelnienia SSO. Użytkownik może sprawdzić faktyczny adres URL w dowolnym momencie, wskazując myszą łącze www.concursolutions.com.

Zmiana nie dotyczy wiadomości e-mail, w których użytkownik zamiast łącza klika przycisk umożliwiający dostęp do systemu Concur Expense.

Różne

Przypomnienie: Bez danych prywatnych i wrażliwych w polach niestandardowych

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

KOLEJNE KROKI

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji zawierającej odpowiedzi na często zadawane pytania — FAQ (tylko w języku angielskim).

Podsumowania planowanych zmian

Pozycje w tej sekcji stanowią podsumowania zmian planowanych w przyszłych wydaniach. SAP Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Concur Invoice

**Planowane zmiany** Planowane na kwiecień udostępnienie nowego interfejsu użytkownika Concur Invoice

SAP Concur już wkrótce zaoferuje nowy interfejs użytkownika skierowany w szczególności do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów fakturowania w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Udostępnienie dla wszystkich użytkowników nowego interfejsu użytkownika modułu Concur Invoice, z którym klienci mogą się obecnie zapoznawać, jest planowane na drugi kwartał 2019 r.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

**Planowane zmiany** Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną wprowadzone w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Zamówienie zakupu

**Planowane zmiany** Funkcja Importuj teraz dla operacji importu ZZ oraz rachunków dla ZZ

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Budżet

**Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu Budżet

W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione koszty oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Gdy tylko wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Zabezpieczenia

**Planowane zmiany** Brak funkcji zbiorczego resetowania haseł oraz aktualizacji za pośrednictwem opcji importu pliku

W przyszłym wydaniu usunięta zostanie możliwość resetowania haseł użytkowników oraz ich aktualizacji za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników. Dostępna pozostanie natomiast możliwość ustawiania haseł dla nowych użytkowników podczas pierwszej operacji importu za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników.

IMPORT UŻYTKOWNIKÓW

Pole hasła pozostanie dostępne w szablonie Excel dostępnym do pobrania, lecz będzie odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.

IMPORT PRACOWNIKÓW

Pola haseł pozostaną dostępne w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310, lecz będą odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie będą już używane.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników.

Administrowanie firmą

**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel. SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.

  • Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.

  • W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Obecni użytkownicy funkcji jednokrotnego logowania (SSO) będą mogli rozpocząć proces jednokrotnego logowania (SSO), korzystając z witryny www.concursolutions.com. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: umożliwia administratorom logowanie się na wielu kontach użytkowników (wdrożenie funkcji planowane w przyszłym wydaniu)

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

**Planowane zmiany** Nowa strona Nie pamiętam hasła i wycofanie powiązanych z nią dotychczasowych funkcji

W systemie SAP Concur na stronie Logowanie SAP Concur zostanie dodana nowa funkcja Nie pamiętam hasła, przeznaczona dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła.

Z chwilą udostępnienia nowej funkcji Nie pamiętam hasła (co jest planowane na 11 maja) poniższa aktualnie używana funkcja Nie pamiętam hasła zostanie wycofana:

  • Pytania zabezpieczające: Użytkownicy nie będą odtąd otrzymywać monitów o udzielenie odpowiedzi na pytania zabezpieczające w celu uwierzytelnienia logowania.

  • Tekst na stronie: Niestandardowe teksty firmowe nie będą odtąd wyświetlane.

  • Wskazówki do haseł: Opcja Wyślij mi wiadomość e-mail z moją wskazówką do hasła nie będzie odtąd dostępna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników i upraszcza czynności związane z ich obsługą.

Różne

**Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Informacje te nie będą już zamieszczane w uwagach do wydania.

Więcej informacji na temat dezaktywowanych użytkowników zawiera dokument General Information: Archiving Deactivated User Data Fact Sheet.

Powiadomienia dla klientów

Pozycje w tej sekcji zapewniają materiał referencyjny dla wszystkich klientów.

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi w sekcji Co nowego — Standard Edition.