Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Luty 2018 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Ostatnia aktualizacja: 10 lutego 2018 r.

Administrator

Przypomnienie: Bez danych prywatnych i wrażliwych w polach niestandardowych

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa należy pamiętać, że pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz wszelkich innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.

Budżet

Nowa funkcja obsługi budżetu w programie dla pierwszych użytkowników

Ta funkcja jest dostępna tylko w ramach programu dla pierwszych użytkowników. Nowa funkcja obsługi budżetu będzie wdrażana fazami, począwszy od marca, a jej udostępnienie dla wszystkich klientów jest planowane na II kwartał.

Funkcja analizy budżetu pozwala klientom konfigurować wszystkie komponenty budżetu; rok fiskalny określający okres budżetu, pola śledzenia budżetu umożliwiające śledzenie kosztów na poziomie centrum kosztów (centrum zysków), kategorie budżetu grupujące rodzaje wydatków do celów budżetowych i budżetów będących faktycznymi budżetami rocznymi, oraz pozycje budżetu definiujące budżet wraz z rokiem fiskalnym, właścicielem budżetu oraz nazwą i opisem budżetu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa przejrzystość budżetów, usprawnia ich wdrożenie i umożliwia dostęp do ich danych w czasie rzeczywistym, co przekłada się na wysokiej jakości decyzje co do wydatków w module Wydatek podejmowane przez firmę (raporty).

Konektor Concur Salesforce

Wersja 1.113 z obsługą Lightning

Konektor Concur Salesforce, wersja 1.113, obsługuje edycję Lightning produktu Salesforce.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwia klientom używającym konektora Concur Salesforce korzystanie z edycji Lightning produktu Salesforce.

Refinansowanie wydatków – globalne

Nowy komunikat w przypadku niekompletnych profili bankowości (USD)

W przypadku klientów korzystających z rozwiązania Refinansowanie wydatków – globalne z otwartą partią w dolarach amerykańskich (USD) wyświetlane będzie ostrzeżenie, jeśli partia zawiera płatności na rzecz użytkownika z niekompletnym profilem bankowości, na przykład jeśli użytkownik nie zatwierdził jeszcze przelewu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Komunikat ten pomaga zapobiegać opóźnieniom w przetwarzaniu płatności.

Ustawienia produktu

Usunięcie kategorii kosztów Opłaty lotnicze i Wartość firmy

Wraz z niniejszym wydaniem Concur usunął kategorie wydatków Opłaty lotnicze i Wartość firmy z listy Kategoria na stronie Wydatek — rodzaje wydatków w sekcji Ustawienia produktu. Te dwie kategorie wydatków nie są już dostępne do wyboru. Zamiast tego klienci powinni korzystać z kategorii kosztów Darowizny oraz Opłata rezerwacyjna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to porządkuje listę kategorii kosztów.

Podatek VAT

Zmiany w uldze ITR dla dużych firm w prowincji Quebec (Kanada)

Począwszy od 1 stycznia 2018 stopy procentowe zwrotu podatku ITR dla kanadyjskiej prowincji Ontario zmienią się w związku z planowanym wycofaniem ulgi IRT (ang. Input Tax Refund) dla wydatków podlegających ograniczeniom.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Firmy zapewniają zgodność podatkową zgodną z najlepszymi praktykami.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

**Planowane zmiany** Dostęp do szybkiej pomocy dotyczącej opcji Praca dla innych za pomocą klawiatury

Szybka pomoc dotycząca opcji Praca dla innych zawiera ważne informacje i powinna być dostępna bez ograniczeń. Obecnie jest ona dostępna wyłącznie po kliknięciu myszą ikony „?”. Począwszy od wydania marcowego szybka pomoc dotycząca opcji Praca dla innych będzie dostępna również za pomocą klawiatury.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Szybką pomoc dotyczącą opcji Praca dla innych będzie można wywołać zarówno za pomocą myszy, jak i za pomocą klawiatury.

**Planowane zmiany** Alternatywny tekst logo na stronie logowania

W czerwcu 2017 r. testy opcji ułatwień dostępu dla komponentu VPAT ujawniły wyjątki związane z normami WCAG 2.0 o zasięgu globalnym W3. Wyjątki te stanowią zidentyfikowane problemy, w których nie zachowano zgodności jednostki lub operacji z normą A lub AA konkretnych wytycznych WCAG 2.0. Rozwiązanie tego problemu podnosi jakość obsługi ułatwień dostępu w danej lokalizacji/operacji, dostosowując je do odpowiednich wytycznych WCAG.

Zasadniczo problem i rozwiązanie można opisać następująco: Czytniki ekranu to rodzaj technologii wspomagającej, czytającej na głos użytkownikowi elementy interfejsu widoczne na ekranie (tekst instrukcji, pól, opcji itp.). „Odczyt” właściwych informacji przez czytnik warunkuje prawidłowe jego zakodowanie (w tym przypadku znane pod nazwą tekst alternatywny lub tekst alt).

Problem polega na tym, że logo wyświetlane na stronie Zaloguj nie jest obecnie opatrzone prawidłowym kodem umożliwiającym odczyt opisu użytkownikowi. W wydaniu marcowym problem ten zostanie rozwiązany.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Udoskonalanie naszych produktów i usług z myślą o ich lepszym dostosowaniu do dostępnych norm WCAG 2.0 zwiększa zakres funkcjonalności dostępnych dla wszystkich użytkowników systemu Concur.

**Planowane zmiany** Usunięcie wszystkich instancji funkcji „ConcurAccessible”

ConcurAccessible to funkcja oferująca pewne opcje w zakresie ułatwień dostępu. Jednak w związku z szeroką gamą wdrażanych w systemie Concur opcji w zakresie ułatwień dostępu funkcja ta straciła aktualność i nie jest już używana. Ponadto może ona prowadzić do niespójności związanych z obsługą interfejsu przez użytkowników.

W związku z powyższym począwszy od wydania marcowego wszystkie komponenty ConcurAccessible zostaną usunięte z systemu Concur.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana zapewni spójność i podniesie komfort obsługi systemu dla wszystkich użytkowników.

**Planowane zmiany** Usunięcie strony „Umowa dot. poufności”

Klienci korzystający obecnie z opcji wyświetlania strony Umowa dot. prywatności swoim użytkownikom powinni wziąć pod uwagę fakt, że z dniem 14 kwietnia 2018 r. Concur usunie tę stronę. Oznacza to, że niezależnie od okoliczności, umowa dot. prywatności nie będzie już wyświetlana. Ponadto usunięte zostaną opcje dostosowywania teksu umowy dot. prywatności oraz stosowania polityki (na przykład wymuszające akceptację przez użytkownika umowy dot. prywatności).

W osobnym wydaniu Concur udostępni standardowe oświadczenie dotyczące prywatności, do którego dostęp będzie można uzyskać za pośrednictwem łącza w stopce strony.

W niniejszych uwagach do wydania omówiono usunięcie strony Umowa dot. prywatności oraz powiązanych z nią opcji konfiguracji. Informacje o nowym oświadczeniu dotyczącym prywatności Concur zostaną podane w przyszłych uwagach do wydania.

Celem tej zmiany jest udostępnienie wszystkim klientom tego samego, niezmodyfikowanego oświadczenia dotyczącego prywatności Concur.

**Planowane zmiany** Nowa funkcja dotycząca nieaktualnych danych

Opisywana nowa funkcja umożliwi klientom kontrolę nad sposobem, w jaki ich dane są przechowywane w systemie Concur w oparciu o kryteria: kto, kiedy, gdzie.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom możliwość spełnienia obowiązujących wymogów w zakresie przechowywania danych.

**Planowane zmiany** Kontrola brakujących kodów kont na dalszym etapie workflow

Pracownicy będą mieć możliwość zapisania, przesłania i zatwierdzenia raportu z wydatków nawet jeśli w wydatkach w raporcie brak jednego lub więcej kodów kont.

Obecnie każde zapisanie wydatku powoduje sprawdzenie przez system, czy dla powiązanego rodzaju wydatku podany został kod konta, oraz dodanie tego kodu konta do wydatku (proces niewidoczny w interfejsie użytkownika). Jeśli z wydatkiem nie powiązano kodu konta, zapisanie wydatku nie jest możliwe.

Wraz z tą aktualizacją możliwe staje się przesyłanie i zatwierdzanie raportów. System zablokuje jednak dane wydatków przed utworzeniem wyciągu lub zaksięgowaniem w systemie finansowym do czasu podania przez administratora systemu Concur mapowania kodów kont dla rodzaju wydatku w ustawieniach produktu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Pracownicy mogą już wypełniać raporty dot. wydatków mimo braku kodu konta w konfiguracji rodzaju wydatku. Kody kont są teraz wprowadzane na jednym i tym samym etapie workflow.

**Planowane zmiany** Rezygnacja z funkcji Wiadomości w produktach (USA)

Po wdrożeniu w zeszłym roku funkcji Wiadomości w produktach w Europie możliwa była rezygnacja z korzystania z niej przez użytkowników.

Wraz z wydaniem marcowym planowane jest udostępnienie podobnej możliwości użytkownikom systemu Concur ze Stanów Zjednoczonych.

**Planowane zmiany** Nowy filtr obejmujący 23 miesiące

Nowy filtr obejmujący 23 miesiące będzie dostępny w ramach nowej funkcji Przechowywanie danych. Filtr dotyczy następujących obszarów:

  • Dostępne wydatki
  • Wyświetl transakcje
  • Nieprzypisane zaliczki gotówkowe

Ta nowa funkcja umożliwi automatyczne odfiltrowanie starszych transakcji. Okres filtra obejmuje 23 miesiące i nie podlega konfiguracji. Klienci korzystający z aktywacji nowej funkcji Przechowywanie danych automatycznie aktywują również filtr 23 miesięcy.

W sekcji Wyświetl transakcje odfiltrowane zostaną również okresy zestawień starsze niż 23 miesiące.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Filtr ten pozwoli ograniczyć kumulację w czasie nieprzetworzonych transakcji oraz pozwoli na wsparcie nowej funkcji Przechowywanie danych.

**Planowane zmiany** Zakończenie obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem z dniem 15 maja 2018

Concur ogłasza zakończenie obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem jako metody transferu danych z i do firmy Concur.

Protokół FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem nie jest protokołem zabezpieczonym i charakteryzuje się podatnością na zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa. W dniu maja 2018, zespół Concur Operations wdroży aktualizację dotyczącą bezpieczeństwa w infrastrukturze odpowiedzialnej za przesyłanie plików, ograniczając tym samym zastosowanie protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem jako element zaangażowania firmy w bezpieczeństwo danych naszych klientów oraz troskę o zgodność z podlegającymi audytom wymogami w zakresie bezpieczeństwa dla platformy Concur Trust Platform.

Więcej informacji można znaleźć w sekcji Często zadawane pytania dotyczące wycofania obsługi protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem.

Co to oznacza z punktu widzenia klienta Transfer danych do i z systemu Concur z użyciem protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem po dacie zakończenia świadczenia wsparcia będzie skutkował nieskutecznym nawiązywaniem połączeń przychodzących. Klienci korzystający z protokołu FTP z uwierzytelnianiem zwykłym tekstem muszą zastosować jedną z zatwierdzonych metod zabezpieczeń, aby móc kontynuować przesyłanie danych zgodnie z opisem w podręczniku użytkownika dotyczącym przesyłania plików. Zmiana wymaga wprowadzenia przez klienta; istnieje możliwość uzyskania wsparcia ze strony Concur.

**Planowane zmiany** Wyświetlanie sugerowanych kategorii kosztów na liście kategorii

Na liście Kategoria na stronie Rodzaje wydatków (Wydatek > Rodzaje wydatków) w obszarze ustawień produktu w ich górnej części wyświetlane są sugestie co do kategorii kosztu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta aktualizacja upraszcza proces wyboru kategorii kosztów dla rodzaju wydatków.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: Concur Non-Affiliated Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.