Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Kwiecień 2019 — Budget Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Podsumowania uwag do wydania

Pozycje w tej sekcji stanowią podsumowania uwag do wydania na ten miesiąc. Uwagi do wydania dla wersji Standard Edition są dostępne w sekcji Co nowego — Standard Edition.

Wszystkie produkty

Importowanie i tworzenie wyciągów z danych pozycji budżetu teraz wg id. pracownika

Klienci mają obecnie możliwość importowania i tworzenia wyciągów z pozycji budżetu (osoby odpowiedzialne za budżet, osoby zatwierdzające budżet oraz menedżerowie budżetu) w kolumnach Osoba odpowiedzialna za budżet i Osoba wyświetlająca budżet, na przykład w ramach operacji importu pozycji budżetu, na podstawie identyfikatora pracownika, a nie adresu e-mail.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta ułatwia klientom mapowanie danych pracowników na role budżetu, ponieważ identyfikator pracownika zawsze jest unikalny, zaś adres e-mail — niekoniecznie. Ponadto większość plików importu zawierających dane użytkownika korzysta z identyfikatora pracownika, zatem opisywane rozszerzenie zapewni ich większą spójność.

**W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).

Będziemy dodawać kolejne usługi. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.

Przypomnienie: Bez danych prywatnych i wrażliwych w polach niestandardowych

Wszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.

Produkty Concur Expense i Concur Invoice oraz funkcja Wniosek o zakup

Udostępnienie przepływów workflow dla modułu Budżet

Dostępne są przepływy workflow dla modułu Budżet. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.

W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.

Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.

Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Gdy tylko wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako potwierdzony.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.

Concur Invoice

Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”

SAP Concur zastąpił instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną wprowadzone w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Zmiana obejmuje również następujące terminy:

  • Id. wniosku -> Id. faktury

  • Wniosek o płatność -> Faktura

  • Nazwa wniosku -> Nazwa faktury

  • Typ wniosku o płatność -> Polityka

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Podsumowania planowanych zmian

Pozycje w tej sekcji stanowią podsumowania zmian planowanych w przyszłych wydaniach. SAP Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Wszystkie produkty

**Planowane zmiany** Zmiany w dostępie do produktu SAP Concur

Począwszy od nowego wydania (planowanego na czerwiec) klienci będą mieć dostęp do produktów i usług SAP Concur za pośrednictwem następujących domen:

  • *.concursolutions.com

  • *.concurcdc.cn

Wprowadzenie zmiany jest planowane na 8 czerwca 2019 r.

W przypadku pytań dotyczących tej zmiany prosimy o kontakt pod adresem e-mail appsec@sap.com.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi klientom dostęp do usług SAP Concur w ujednolicony i bezpieczny sposób.

**Planowane zmiany** Funkcja Nie pamiętam hasła, pytania zabezpieczające i tekst niestandardowy hasła

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

W przyszłym wydaniu w systemie SAP Concur na stronie Logowanie zostanie dodana nowa funkcja Nie pamiętam hasła, przeznaczona dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła.

Obecnie w zależności od konfiguracji firmy, może być dostępnych kilka różnych procedur postępowania w przypadku zapomnienia hasła. Z chwilą udostępnienia nowej funkcji Nie pamiętam hasła (co jest planowane na 11 maja) te dodatkowe procedury zostaną usunięte. Dodatkowe opcje, które zostaną usunięte, to:

  • Pytania zabezpieczające: Użytkownicy nie będą odtąd otrzymywać monitów o udzielenie odpowiedzi na pytania zabezpieczające w celu uwierzytelnienia logowania.

  • Tekst na stronie: Niestandardowe teksty firmowe nie będą odtąd wyświetlane.

  • Wskazówki do haseł: Opcja Wyślij mi wiadomość e-mail z moją wskazówką do hasła nie będzie odtąd dostępna.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników i upraszcza czynności związane z ich obsługą.

**Planowane zmiany** Brak funkcji zbiorczego resetowania haseł oraz aktualizacji za pośrednictwem opcji importu pliku

W przyszłym wydaniu usunięta zostanie możliwość resetowania haseł użytkowników oraz ich aktualizacji za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników. Dostępna pozostanie natomiast możliwość ustawiania haseł dla nowych użytkowników podczas pierwszej operacji importu za pośrednictwem funkcji Import użytkowników i Import pracowników.

IMPORT UŻYTKOWNIKÓW

Pole hasła pozostanie dostępne w szablonie Excel dostępnym do pobrania, lecz będzie odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: User Import User Guide (tylko w języku angielskim).

IMPORT PRACOWNIKÓW

Pola haseł pozostaną dostępne w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310, lecz będą odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola będą ignorowane przez system. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie będą już używane.

Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: Employee Import Specification (tylko w języku angielskim).

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników.

**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Zmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

SAP Concur planuje dodanie w produktach SAP Concur funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) stanowi narzędzie zastępcze dla klientów korzystających z istniejącej konfiguracji SSO oraz nowe narzędzie dla klientów, którzy chcieliby teraz zaimplementować SSO w swojej organizacji. Istniejąca konfiguracja SSO będzie dostępna równolegle z nowym narzędziem samoobsługi SSO aż do chwili migracji ostatniego użytkownika do nowego narzędzia samoobsługi SSO.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur

SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Obecni użytkownicy funkcji jednokrotnego logowania (SSO) będą mogli rozpocząć proces jednokrotnego logowania (SSO), korzystając z witryny www.concursolutions.com. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.

Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:

  • Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania

  • Logowanie na wielu kontach: umożliwia administratorom logowanie się na wielu kontach użytkowników (wdrożenie funkcji planowane w przyszłym wydaniu)

  • Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.

Powiadomienia dla klientów

Pozycje w tej sekcji zapewniają materiał referencyjny dla wszystkich klientów.

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi w sekcji Co nowego — Standard Edition.