Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Październik 2018 — Invoice Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Pierwsza publikacja

Faktura

Nowe pole Nazwa rodzaju wydatku w oknie Import wniosku o płatność

W tym wydaniu w oknie Import wniosku o płatność SAP Concur dodano nowe pole, Nazwa rodzaju wydatku. Klienci będą teraz mieli do dyspozycji alternatywny sposób przypisywania rodzaju wydatku do pracownika podczas importu danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom alternatywny i łatwiejszy sposób przypisywania nazw rodzajów wydatków podczas importowania danych.

Aktualizacja interfejsu API wniosku o płatność

Dla metody GET interfejsu API wniosku o płatność w module Faktura w wersji 3 dodano nowe pole, Zgodne rachunki dla zamówień zakupu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowe pole Zgodne rachunki dla zamówień zakupu zwraca tablicę numerów rachunków dla zamówień zakupu zgodnych z pozycją faktury w systemie Concur. Informacja ta ułatwia klientom dopasowanie odpowiednich rekordów w posiadanym systemie zewnętrznym podczas księgowania faktur w systemie.

Zamówienie zakupu

Aktualizacja interfejsu API rachunków dla zamówień zakupu

Dla metod GET i DELETE interfejsu API rachunków dla zamówień zakupu w module Faktura w wersji 3 dodano dwa nowe parametry zapytań, Numer zamówienia zakupu oraz Zewnętrzny identyfikator pozycji. Te nowe parametry umożliwiają klientom bardziej precyzyjną identyfikację rekordów rachunków dla towarów, które chcieliby pobrać lub usunąć z systemu.

Wraz z dodaniem tych nowych parametrów za pośrednictwem metod GET i DELETE są teraz dostępne następujące parametry zapytań:

  • Numer rachunku dla towaru

    Ten istniejący już wcześniej parametr może być używany sam lub w połączeniu z jednym lub obydwoma pozostałymi parametrami.

  • Numeru zamówienia zakupu

    Ten nowy parametr może być używany sam lub w połączeniu z jednym lub obydwoma pozostałymi parametrami.

  • Zewnętrzny identyfikator pozycji

    Tego nowego parametru nie można używać pojedynczo. Musi być on używany w połączeniu z jednym lub obydwoma pozostałymi parametrami.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Te nowe parametry API zapewniają bardziej elastyczne i precyzyjne przetwarzanie rekordów rachunków dla towarów za pośrednictwem interfejsu API rachunków dla zamówień zakupu w module Faktura w wersji 3.

Przetwarzanie poprzez pobieranie

Podział dużych partii na wiele mniejszych

Wraz z tym wydaniem duże partie faktur (obejmujące więcej niż 100 pozycji do przetwarzania zarządzanego przez klienta) będą automatycznie dzielone na wiele mniejszych partii (obejmujących 100 pozycji naraz), co ułatwi przetwarzanie.

W przypadku podziału użytkownicy będą otrzymywać komunikat o automatycznym podziale partii, wyświetlany na stronie Lista partii. Ponadto będą oni widzieć, które partie stanowią jedność, dzięki wyświetlanym oryginalnym numerom partii.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta ułatwia etap weryfikacji w procesie przetwarzania faktur przez klientów, ponieważ duże partie faktur są dzielone na wiele mniejszych.

Rezygnacja z wysyłania załączników w wiadomościach e-mail o wyjątku

W wydaniu sierpniowym zmodyfikowana została funkcja Wiadomość e-mail o wyjątku w systemie Concur Invoice. Wiadomości e-mail dotyczące wyjątków, wysyłane do klientów, nie zawierają odtąd oryginalnych załączników.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia, że klienci otrzymują wyłącznie informacje, które są dla nich istotne.

Wiadomości e-mail SAP Concur

Zaktualizowany format wiadomości e-mail

SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi. Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Niektórzy z użytkowników zauważą aktualizację format niezwłocznie; w przypadku niektórych zmiany będą widoczne po upływie kilku następnych miesięcy.

Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem tych zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.

Zmiana w infrastrukturze e-mail – biała lista adresów IP

SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na białej liście, aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.

Nowe adresy IP nie są udostępniane publicznie, lecz są dostępne po skontaktowaniu się z działem wsparcia SAP Concur. Użytkownicy powinni we współpracy ze swoim zespołem zarządzającym serwerem e-mail zaktualizować białe listy adresów IP tak, aby mogli nadal bez przeszkód otrzymywać wiadomości e-mail z systemu SAP Concur.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

Faktura

**Planowane zmiany** Nowy interfejs użytkownika dla modułu Faktura już wkrótce gotowy do testów

W lipcu SAP Concur wdrożył pierwszą wersję nowego interfejsu użytkownika modułu Faktura (na etapie dostępu dla pierwszych użytkowników). Wersja 1.0 nowego interfejsu użytkownika jest kierowana do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów modułu Faktura w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.

Już wkrótce nowy interfejs użytkownika będzie dostępny dla wszystkich klientów dzięki ustawieniu w obszarze Preferencje modułu Faktura, które umożliwi im przetestowanie nowego wyglądu i sposobu korzystania z interfejsu.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Faktura umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.

**Planowane zmiany** Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”

W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Faktura oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.

Zamówienie zakupu

**Planowane zmiany** Funkcja Importuj teraz dla operacji importu ZZ oraz rachunków dla ZZ

Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Faktura niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.

Wniosek o zakup

**Planowane zmiany** Nowy interfejs API wniosku o zakup w wersji 4

W przyszłości SAP Concur udostępni nowy interfejs API wniosku o zakup na platformie SAP Concur Developer Center.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Interfejs API wniosku o zakup umożliwi programistom tworzenie oraz automatyczne przesyłanie wniosków o zakup celem wstępnej autoryzacji umożliwiającej wykorzystanie danych zewnętrznych oraz na potrzeby pobierania numerów wniosków o zakup i statusów za pomocą metod POST i GET.

Zarządzanie dostawcami

**Planowana zmiana** Historia operacji zmian danych dostawców

W przyszłych wydaniach klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na liście historii operacji.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia użytkownikom dysponującym rolą menedżera dostawców wyświetlanie szczegółowych informacji o zmianach w danych dostawcy na stronie Historia operacji dostępnej w menu Czynności w rekordzie dostawcy.

Ustawienia produktu

**Planowane zmiany** (USA) Nowa konfiguracja przebiegu

Wersje Standard Edition SAP Concur Expense, Invoice, Travel i Request już wkrótce zyskają nową stronę Konfiguracja przebiegu udostępniającą automatyczne aktualizacje dla ustawowych stawek przebiegu. Funkcja ta zastąpi funkcjonalność strony Stawki przebiegu.

Funkcja Konfiguracja przebiegu niesie za sobą dwie kluczowe korzyści:

  • W przypadku klientów stosujących stawki rządowe nowa usługa zapewni ich aktualizację, co zmniejszy nakład pracy po stronie klienta związany z uaktualnianiem stawek i zarządzaniem nimi.

  • Do celów podatkowych system będzie rejestrował zgłaszane różnice między kwotą zapłaconą po stawce klienta a kwotą ustaloną w oparciu o stawkę ustawową.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta podnosi efektywność procesów administracyjnych po stronie klienta związanych z aktualizacją stawek przebiegu i zarządzaniem nimi.

**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur

Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.

Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel. SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.

Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.

  • Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.

  • W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.

Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).

**Planowane zmiany** Nowy wygląd i nowa nazwa sekcji Śledzenie kosztów

Strona Śledzenie kosztów w obszarze Ustawienia produktu zyska wkrótce udoskonaloną funkcjonalność oraz nowy wygląd i nową nazwę. Wszystkie istniejące funkcje pozostaną dostępne, przy czym zwiększy się komfort konfigurowania i zarządzania polami

Udoskonalenia obejmują następujące zmiany:

  • Strona Śledzenie kosztów przyjmie nazwę Zarządzaj polami niestandardowymi. Nowa strona Zarządzaj polami niestandardowymi umożliwi administratorom klienta zarządzanie polami niestandardowymi z poziomu jednej strony. Nazwa Listy połączone zostanie zmieniona na Listy wielopoziomowe.

  • Na stronie Zarządzaj polami niestandardowymi dostępna będzie nowa strona Dodaj nowe pole. Strona Dodaj nowe pole umożliwi administratorom klienta utworzenie pól przez wybór typu pola, a następnie jego opcji. Administratorzy klientów będą mogli wybrać, czy dodać pozycje listy dla nowego pola, czy dodać nowe pole, czy też powrócić do strony Zarządzaj polami niestandardowymi.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta usprawni zarządzanie polami niestandardowymi, podnosząc komfort korzystania z niej przez użytkowników końcowych.

Różne

**Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika

Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.

Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych dezaktywowanego użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.

Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.

WAŻNE!

Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.

Nie wyznaczono terminu implementacji tego nowego procesu. Data zostanie podana w uwagach do wydania z odpowiednim wyprzedzeniem.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Dokument Uwagi do wydania SAP Concur – comiesięczne certyfikacje przeglądarki zawiera bieżące i planowane certyfikacje przeglądarki. Dokument jest dostępny wraz z pozostałymi uwagami do wydania SAP Concur.