Grudzień 2018 — Invoice Standard Edition — podsumowanie dla administratora
Pierwsza publikacja
Concur Invoice
Udostępnienie nowej funkcjonalności importu dla faktur elektronicznych
Klienci korzystający z produktu Concur Invoice Standard mogą teraz importować faktury elektroniczne (e-faktury) do produktu Concur Invoice za pomocą funkcji importu wniosków o płatność. Dzięki tej funkcjonalności klienci zyskują możliwość importu swoich e-faktur do produktu Concur Invoice przez udostępnienie SAP Concur pliku zawierającego dane e-faktury zgodne ze parametrami opisanymi w dokumencie Payment Request Import V2 (Current) Specification.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcjonalność ta ułatwia klientom importowanie danych faktur do produktu Concur Invoice.
**Przypomnienie** Nowy interfejs użytkownika dla produktu Concur Invoice już gotowy na ocenę przez klientów i decyzje o wdrożeniach
Klienci nadal mają możliwość zapoznania się z nowym interfejsem użytkownika, który SAP Concur przygotowuje do udostępnienia dla wszystkich użytkowników w pierwszym kwartale 2019 r.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.
Zarządzanie dostawcami
Dodanie karty Opisy do szablonów importu danych dostawców i danych bankowych dostawców
Szablony importu danych dostawców i danych bankowych dostawców, które można pobierać, będą teraz zawierały nową kartę ze szczegółowymi opisami kolumn szablonu.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Dodatkowe, szczegółowe informacje ułatwiają klientom zapewnienie, że informacje w szablonie importu dostawców spełniają wymogi pól, do których są one importowane.
Udoskonalone treści komunikatów dotyczących importu dostawców
Niektóre z komunikatów wyświetlanych w sekcji Menedżer dostawców podczas importu dostawców przez klienta za pomocą szablonu importu zostały poprawione.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zaktualizowane komunikaty lepiej wyjaśniają problemy napotykane w procesie importu, ułatwiając menedżerowi dostawców identyfikację przyczyny problemu i jej wyeliminowanie.
Ustawienia produktu
Nowy wygląd i nowa nazwa strony Śledzenie kosztów – zmiany wprowadzone z dniem 27 listopada 2018 r.
Strona Śledzenie kosztów w obszarze Ustawienia produktu zyskała udoskonaloną funkcjonalność oraz nowy wygląd i nową nazwę. Wszystkie istniejące funkcje pozostaną dostępne, przy czym zwiększy się komfort konfigurowania i zarządzania polami.
Zmiany zostały wprowadzone z dniem 27 listopada 2018 r.
Udoskonalenia obejmują następujące zmiany:
Strona Śledzenie kosztów ma teraz nazwę Zarządzaj polami niestandardowymi. Nowa strona Zarządzaj polami niestandardowymi umożliwia administratorom klienta zarządzanie polami niestandardowymi z poziomu jednej strony. Nazwa Listy połączone została zmieniona na Listy wielopoziomowe.
Na stronie Zarządzaj polami niestandardowymi dostępna jest nowa strona Dodaj nowe pole. Strona Dodaj nowe pole umożliwia administratorom klienta utworzenie pól przez wybór typu pola, a następnie jego opcji. Administratorzy klientów będą mogli wybrać, czy dodać pozycje listy dla nowego pola, czy dodać nowe pole, czy też powrócić do strony Zarządzaj polami niestandardowymi.
Administratorzy mają możliwość utworzenia maksymalnie 12 pól niestandardowych, które mogą być tworzone przez wprowadzenie własnej nazwy pola lub wybór nazwy z listy podpowiedzi. Poprzednio dozwolonych było maksymalnie 12 pól niestandardowych, lecz tylko dla sześciu z nich nazwy można było utworzyć, wprowadzając własną, niestandardową nazwę pola. Nazwy pozostałych sześciu musiały być wybrane z podanej listy. Zmiany zostaną udostępnione wszystkim użytkownikom w środę, 5 grudnia 2018 r. Dotąd tylko sześć z ogólnej liczby 12 pól można było utworzyć, wpisując nazwę pola.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta optymalizuje procesy zarządzania polami niestandardowymi, oferując wyższy komfort korzystania z produktu użytkownikom końcowym.
Wiadomości e-mail SAP Concur
**W toku** Zmiana w infrastrukturze e-mail – dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawców
SAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.
Tylko Concur Expense: Należy pamiętać, że aktualnie opisywana tutaj sytuacja dotyczy wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense oraz z funkcji filtrowania przychodzących wiadomości e-mail w oparciu o adresy IP. (Obejmuje to wszystkie wersje produktu Concur Expense – zarówno używane autonomicznie, jak i w ramach integracji z innym produktem lub usługą SAP Concur.) Zmiana nie wpływa na pozostałe usługi SAP Concur (takie jak Concur Travel czy Concur Pay).
Aktualne plany przewidują wdrożenie dodatkowych zmian w pierwszym kwartale 2019 r. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.
**W toku** Zaktualizowany format wiadomości e-mail
SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i bardziej ujednolicony wygląd i komfort obsługi.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.
WAŻNE
Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
Zawartość wiadomości e-mail nie ulega zmianie – dotyczą one wyłącznie wyglądu i sposobu obsługi.
Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Każdy z zespołów pracujących nad swoim produktem (Concur Expense, Invoice, Travel itp.) decyduje z osobna o dacie wdrożenia nowego formatu. Terminy wdrożeń będą zależeć od dostępności zasobów oraz priorytetu pozostałych planowanych udoskonaleń.
Nie należy oczekiwać, że wszystkie wiadomości e-mail dla danego produktu zmienią się jednocześnie. Na przykład być może jako pierwsze nastąpi wdrożenie zmian w wiadomościach e-mail dotyczących zatwierdzeń w module Concur Expense, a zmiany w pozostałych wiadomościach e-mail zostaną wdrożone w następnej kolejności.
Nie określono daty końcowej tego projektu. Wdrożenie zmian może zająć więcej niż rok.
Każdy z zespołów udostępni uwagi do wydania dla swojego produktu wraz z planowanym wdrożeniem nowego formatu wiadomości e-mail.
Planowane zmiany
Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.
Concur Invoice: **Planowane zmiany** Już wkrótce nowy interfejs użytkownika dla modułu Concur Invoice
SAP Concur już wkrótce zaoferuje nowy interfejs użytkownika skierowany w szczególności do użytkowników modułu Zobowiązania stale monitorujących poprawność procesów fakturowania w ramach systemu. Wraz z nową stroną główną metodyki „wezwanie do działania” i „praca do zera” zostały przeniesione na stronę główną, co pozwala na lepsze informowanie zespołu obsługującego zobowiązania o zadaniach o najwyższym priorytecie.
Udostępnienie dla wszystkich użytkowników nowego interfejsu użytkownika modułu Concur Invoice, z którym klienci mogą się obecnie zapoznawać, jest planowane na pierwszy kwartał 2019 r.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Nowy interfejs użytkownika modułu Concur Invoice umożliwia klientom bardziej efektywną pracę i zapewnia lepszą przejrzystość widoku faktur.
Concur Invoice: **Planowane zmiany** Zmiana nazwy „wniosek o płatność” na „faktura”
W przyszłych wydaniach SAP Concur zastąpi instancje terminu „wniosek o płatność” i jego iteracje terminem „faktura” i jego iteracjami. Zmiany te zostaną dokonane w interfejsie użytkownika, w dokumentacji modułu Concur Invoice oraz w całej pozostałej dokumentacji produktu SAP Concur wszędzie, gdzie się ona pojawia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta ułatwia zapewnienie spójności terminologii używanej w systemie SAP Concur z terminologią branżową.
Znacznik czasowy e-Bunsho w module Faktura: **Planowane zmiany** Zmieniona ikona znacznika czasu E-Bunsho w module Faktura
Ikona funkcji znacznika czasu e-Bunsho w module Faktura zostanie zmieniona. Symbol zegara analogowego zostanie zastąpiony symbolem zaznaczenia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta wpływa na zwiększenie użyteczności funkcji.
Zamówienie zakupu: **Planowane zmiany** Funkcja Importuj teraz dla operacji importu ZZ oraz rachunków dla ZZ
Funkcja Importuj teraz umożliwia klientom importowanie plików ZZ i rachunków dla ZZ do modułu Concur Invoice niezwłocznie, bez konieczności oczekiwania na operację importu zaplanowaną na porę nocną. Jest to korzystne dla klientów, którzy muszą importować ZZ i rachunki dla ZZ i pracować z nimi w produkcie Concur Invoice w tym samym dniu, w którym zostały one utworzone w systemie zewnętrznym. Funkcja ta pozwala także klientom realizować wiele operacji importu ZZ i rachunków dla ZZ jednego dnia, co zapewnia lepszą synchronizację i zwiększa aktualność danych.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta daje klientom kontrolę nad porami i częstotliwością importu ZZ i rachunków dla ZZ do systemu Concur Invoice.
Zarządzanie dostawcami: **Planowana zmiana** Historia operacji zmian danych dostawców
W przyszłych wydaniach klienci z aktywną funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców będą mieli możliwość śledzenia zmian w danych dostawców za pośrednictwem strony Historia operacji w ramach rekordu dostawcy w menedżerze dostawców. Na przykład w przypadku zatwierdzenia lub aktualizacji danych dostawcy przez menedżera dostawców wymienione czynności pojawią się na stronie Historia operacji.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta zmiana umożliwi użytkownikom dysponującym rolą Menedżer dostawców faktur śledzenie zmian wprowadzanych do informacji o dostawcy w obszarze Menedżer dostawców.
Zarządzanie dostawcami: **Planowane zmiany** Dodanie pola do formularza informacji o domyślnym dostawcy
W przyszłym wydaniu domyślny formularz umożliwiający dodawanie i aktualizowanie informacji o dostawcy będzie zawierał dodatkowe pole Kraj.
Pole Kraj dotyczy kraju powiązanego z adresem dostawcy.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Pole to umożliwia klientom uwzględnianie dodatkowych informacji o wnioskowanych i zatwierdzonych dostawcach.
Zarządzanie dostawcami: **Planowane zmiany** Możliwość tworzenia i zatwierdzania dostawców w środowiskach testowych
W przyszłym wydaniu w środowiskach testowych udostępniona zostanie funkcja tworzenia i zatwierdzania dostawców.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwia programistom i zespołom wdrożeniowym pracę z funkcją tworzenia i zatwierdzania dostawców przed migracją do środowiska produkcyjnego.
Budżet: **Planowane zmiany** Przepływy workflow dla modułu Budżet
W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.
W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione koszty oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.
Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.
Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.
Ustawienia produktu: **Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP Concur
Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.
Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel. SAP Concur planuje dodanie w systemie funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.
Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.
Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.
W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.
Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).
SAP Concur: **Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP Concur
SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.
Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:
Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania
Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach
Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur
Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.
Uwierzytelnianie na potrzeby transferu plików **Planowane zmiany** Aktualizacja zabezpieczeń uwierzytelniania przy transferze plików
SAP Concur planuje aktualizację ustawień uwierzytelniania dla klientów korzystających z funkcji transferu plików z i do systemu SAP Concur. Nowe ustawienie spowoduje zablokowanie konta użytkownika po pięciu nieudanych próbach uwierzytelnienia. Ustawienie to jest już używane dla niektórych kont, natomiast omawiana aktualizacja spowoduje aktywację tego ustawienia na wszystkich kontach. Ta zmiana dotycząca uwierzytelniania nie wpływa na logowanie się do aplikacji SAP Concur, a jedynie na proces transferu plików.
Klienci, którym przydarzyło się zablokowanie swojego konta, powinni skontaktować się z działem wsparcia SAP Concur w celu jego odblokowania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa poziom bezpieczeństwa klientów w sytuacjach związanych z uzyskiwaniem dostępu do plików wyciągów i importu.
Różne: **Planowane zmiany** Archiwizacja dezaktywowanych danych użytkownika
Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.
Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych dezaktywowanego użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.
WAŻNE!
Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.
Powiadomienia dla klientów
Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP ConcurLista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)
Comiesięczna certyfikacja przeglądarkiDokument Uwagi do wydania SAP Concur – comiesięczne certyfikacje przeglądarki zawiera bieżące i planowane certyfikacje przeglądarki. Dokument jest dostępny wraz z pozostałymi uwagami do wydania SAP Concur.
