Listopad 2018 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora
Pierwsza publikacja
Księgowość
Nowe opcje w oprogramowaniu księgowymNa liście Wybierz swoje oprogramowanie księgowe na stronie Księgowość w Ustawieniach produktu dostępne są następujące nowe opcje:
Sage Accounting
Sage Enterprise Management
Sage Financials
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Rozszerzenie to ułatwia obsługę bieżących listingów oprogramowania księgowego dzięki udostępnieniu popularnych, aktualnie używanych opcji tego oprogramowania.
Administrator
Zaktualizowany format wiadomości e-mail **W toku**SAP Concur prowadzi obecnie działania zmierzające do aktualizacji formatu wszystkich powiadomień e-mail. Dzięki zmianom interfejsy wszystkich usług SAP Concur uzyskają odświeżony i ujednolicony wygląd i komfort obsługi.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Celem zmian jest zapewnienie użytkownikom ujednoliconego, odświeżonego interfejsu.
Zmiana w infrastrukturze e-mail **W toku**
Dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawcówSAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych z naszych produktów użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.
Tylko Concur Expense: Należy pamiętać, że aktualnie opisywana tutaj sytuacja dotyczy wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense oraz z funkcji filtrowania przychodzących wiadomości e-mail w oparciu o adresy IP. (Obejmuje to wszystkie wersje produktu Concur Expense – zarówno używane autonomicznie, jak i w ramach integracji z innym produktem lub usługą SAP Concur). Zmiana nie wpływa na pozostałe usługi SAP Concur (takie jak Concur Travel czy Concur Pay).
Aktualne plany przewidują wdrożenie dodatkowych zmian w pierwszym kwartale 2019 r. Należy pamiętać, że wszystkie objęte zmianami firmy zostaną z wyprzedzeniem poinformowane o wdrażanych zmianach oraz możliwych scenariuszach związanych z jej obsługą.
Asystent wydatków
Asystent wydatków może tworzyć raporty o wydatkach na podstawie podróżyAsystent wydatków umożliwia automatyczne tworzenie raportów z wydatków na podstawie podróży oraz dodawanie wydatków na podstawie podróży do tych raportów z wydatków. Obecnie Asystent wydatków automatycznie tworzy miesięczne raporty z wydatków w miarę przepływu wydatków użytkowników do systemu Concur Expense. Rozwiązanie to znane jest pod nazwą: raporty z wydatków na podstawie kalendarza.
Począwszy od niniejszego rozszerzenia Asystent wydatków umożliwia tworzenie każdego z dwu rodzajów raportów z wydatków: na podstawie kalendarza i na podstawie podróży. Po utworzeniu przez Asystenta wydatków raportu z wydatków na podstawie podróży automatycznie tworzony jest raport z wydatków na podstawie wybranej podróży zarezerwowanej w systemie Concur Travel, zawierający wydatki klienta poniesione między datami rozpoczęcia i zakończenia podróży.
Użytkownicy korzystający z Asystenta wydatków będą mogli skorzystać z możliwości automatycznego tworzenia raportów z wydatków wyłącznie na podstawie kalendarza albo na podstawie podróży. Nie będzie możliwości korzystania z obu rodzajów raportów z wydatków.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta automatyzuje więcej operacji raportów z wydatków, upraszczając obsługę systemu przez użytkowników końcowych.
Japoński transport publiczny (JPT)
Konserwacja bazy JorudanPrzeprowadzono rutynową konserwację bazy danych stacji i linii japońskiego transportu publicznego (JPT), która obejmowała dodawanie elementów, zmianę nazw i usunięcia elementów.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Listy w module Concur Expense odzwierciedlają bieżące stacje i linie JPT.
Nowa generacja (NextGen) modułu Wydatek
**W toku** Nowy interfejs użytkownika dla użytkowników końcowych modułu Concur ExpenseAktualizacja: W ramach reakcji na opinie zwrotne naszych klientów oraz z myślą o ich wykorzystaniu, a także zgodnie z zobowiązaniem SAP Concur do zapewnienia płynnego i pomyślnego przejścia do nowego rozwiązania pracujemy nad aktualizacją strategii wdrożenia nowej generacji modułu Wydatki.
SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.
Nowa generacja modułu Wydatek odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.
Wkrótce klienci uzyskają możliwość przejrzenia nowej generacji modułu Wydatek i zdecydowania się na jej wdrożenie jeszcze przed ostatecznym terminem obligatoryjnego przejścia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.
Produkty i użytkownicy, których dotyczą zmiany: Aby móc skorzystać z tych usprawnień, klienci korzystający z systemu Concur Expense muszą przeprowadzić proces migracji do systemu NextGen Expense. Poniżej podano informacje dotyczące terminu i dostępnych zasobów, dzięki którym proces przebiegnie w sposób płynny i efektywny dla wszystkich użytkowników.
Zmiany w interfejsie użytkownika mają zastosowanie do:
wszystkich wersji Concur Expense (Professional/Premium i Standard)
użytkowników końcowych; zmiany nie dotyczą osób zatwierdzających, osób przetwarzających ani administratorów.
WAŻNE! Oś czasu i kamienie milowe
W procesie migracji z istniejącego interfejsu użytkownika do wersji NextGen Expense można wyróżnić trzy ważne kamienie milowe.
Obecnie trwa okres próbny: w tym okresie nowy interfejs użytkownika jest dostępny dla wszystkich klientów na całym świecie. Zachęcamy administratorów/głównych użytkowników do wykorzystania okresu próbnego na zapoznanie się z nowym interfejsem użytkownika i procedurami. Jest to również znakomity czas na rozpoczęcie aktualizacji wewnętrznych materiałów szkoleniowych i przygotowanie organizacji na nieunikniony proces migracji.
Ogólna dostępność (okres opcjonalnej aktualizacji): Po zakończeniu okresu próbnego zostanie uruchomiony etap ogólnej dostępności. W tym okresie rozwiązanie NextGen Expense będzie kompletne; będą w nim dostępne wszystkie istniejące funkcje interfejsu użytkownika.
Klienci powinni wykorzystać ten okres na przygotowanie planu migracji swoich organizacji do interfejsu użytkownika NextGen Expense.
Bezwzględna migracja do rozwiązania NextGen Expense: Ostatecznie wszyscy klienci będą musieli dokonać migracji do wersji NextGen Expense. Dzięki temu wersja systemu SAP Concur używana przez wszystkich klientów będzie jednolita, a jakość oferowanego wsparcia technicznego dla produktu znacznie wyższa.
Zachęcamy klientów do realizacji w okresie próbnym zadań niezbędnych do przygotowania ich organizacji do płynnej migracji w okresie ogólnej dostępności.
QuickBooks
Aktualizacja uprawnień integracji QuickBooks OnlineSAP Concur zaktualizował proces autoryzacji integracji QuickBooks Online, umożliwiając klientom ponowne wprowadzanie danych uwierzytelniających QuickBooks Online po otrzymaniu przez nich monitu z prośbą o ponowną autoryzację.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta pozwala administratorowi na ponowne wprowadzenie danych uwierzytelniających Quickbooks Online bez rozłączania się i ponownego łączenia z systemem SAP Concur.
Planowane zmiany
Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.
Wraz z rozwojem systemu SAP Concur konieczne jest podejmowanie działań mających na celu optymalizację i zwiększenie jego wydajności, tak aby spełniał on oczekiwania klientów oraz zaspokajał ich potrzeby biznesowe.
Naszym celem jest znacząca poprawa wydajności usług SAP Concur przez ograniczenie ilości danych przechowywanych w naszej produkcyjnej składnicy danych. Dzięki ograniczeniu objętości danych w systemie produkcyjnym możliwe jest bardziej efektywne wykorzystanie pamięci serwera, co z kolei przekłada się na skrócenie czasu przetwarzania transakcji. Z tego względu SAP Concur opracowuje proces archiwizacji na potrzeby użytkowników, którzy zostali dezaktywowani przez swoich pracodawców na co najmniej trzy lata. Proces archiwizacji polega na przeniesieniu danych „dezaktywowanego” użytkownika z produkcyjnej składnicy danych do osobnej składnicy danych do celów sprawozdawczości.
Korzyści dla użytkowników/klientów: Przeniesienie danych dezaktywowanych użytkowników zapewni szybsze przetwarzanie transakcji. Ponadto zapewni to bezpieczniejsze środowisko dla danych osobowych nieaktywnych użytkowników.
WAŻNE!
Obecnie prowadzony jest projekt pilotażowy dotyczący omawianego procesu, a jego wyniki są oceniane. Nasze cele to uniknięcie negatywnego wpływu zmian na klientów, przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy oraz uzyskanie pożądanych wyników procesu archiwizacji.
Nie wyznaczono terminu implementacji tego nowego procesu. Zostanie on podany w uwagach do wydania z odpowiednim wyprzedzeniem.
Dodatkowe informacje w przyszłych uwagach do wydania: Niniejsze uwagi do wydania zapewniają podstawowe, ogólne informacje dotyczące procesu. Wyższy poziom szczegółowości – na przykład informacje dotyczące reaktywacji zarchiwizowanego użytkownika, importu użytkowników, funkcji administracyjnych – zostaną udostępnione w przyszłych uwagach do wydania.
**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP ConcurSAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Użytkownicy korzystający obecnie z opcji jednokrotnego logowania (ang. Single Sign-On, SSO) będą mogli nadal logować się bez podawania dodatkowych danych uwierzytelniających. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.
Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:
Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania
Logowanie na wielu kontach: pozwala administratorom logować się na wielu kontach
Usunięcie wskazówki do hasła: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa użytkowników i systemu SAP Concur
Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.
W przyszłym wydaniu w module Budżet będą dostępne przepływy workflow. Przepływy workflow definiują procedury kierowania przez system faktur, raportów z wydatków i wniosków do poszczególnych etapów zatwierdzania i przetwarzania. Funkcja elastycznych przepływów workflow systemu SAP Concur dla modułu Budżet umożliwia firmom projektowanie przepływów workflow dostosowanych specjalnie do ich unikalnych wymagań.
W przypadku braku przeglądu budżetu budżety mogłyby być wykorzystywane w całości na długo przed końcem okresu lub roku, pozostawiając organizacji bardzo niewielkie możliwości, jeśli chodzi o ponoszone koszty, a osoby odpowiedzialne za budżet stawiając nierzadko w sytuacji przekroczeń budżetów. Ponadto wcześnie poniesione wydatki oznaczają, że ważniejsze z punktu widzenia całej organizacji wydatki zostaną odrzucone, ponieważ budżet został już wcześniej wykorzystany na cele mniej istotne.
Włączenie w workflow etapu przeglądu budżetu stanowi zatem wartość dodaną. Reguły audytu oraz reguły etapów workflow mogą natomiast pomóc organizacjom w kontroli i zapewnić, tam gdzie jest taka potrzeba, lepsze dopasowanie do ich specyficznych potrzeb.
Równie ważne jest określenie, kiedy pozycja kosztu zostanie uznana za potwierdzoną względem budżetu. W większości organizacji jest to moment uiszczenia zapłaty za daną pozycję kosztów; oznacza to, że przeszła ona większość (jeśli nie wszystkie) etapy zatwierdzania. W innych organizacjach potwierdzenie ma miejsce wcześniej. Już gdy wniosek o zakup lub wniosek o zgodę zostanie zatwierdzony, wydatek jest traktowany jako „przyrzeczony”.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja zapewni klientom kontrolę nad kosztami dla budżetu, na przykład pozwalając uniknąć wczesnej konsumpcji budżetu – na początku roku lub okresu budżetowego.
Klienci z sektora publicznego zyskają możliwość korzystania z rozwiązań Western Union Business Solutions (WUBS) w celu przetwarzania swoich płatności w dolarach amerykańskich (USD).
Produkt Refinansowanie wydatków – globalne działa w ten sam sposób, niezależnie od skonfigurowanego dla danego konta finansowania partnera przetwarzającego płatności. Różnica między rozwiązaniem WUBS a Bambora (lub klasycznym produktem Refinansowanie wydatków) polega na sposobie konfiguracji kont finansowania w systemie Concur Expense. Każdy partner przetwarzający płatności udostępnia unikalne formularze wymagające wypełnienia, przesłania i zatwierdzenia w ramach procesu wdrożenia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta opcja dodatkowego partnera przetwarzającego płatności podnosi wartość użytkową rozwiązania Refinansowanie wydatków – globalne.
Strona Śledzenie kosztów w obszarze Ustawienia produktu zyska wkrótce udoskonaloną funkcjonalność oraz nowy wygląd i nową nazwę. Wszystkie istniejące funkcje pozostaną dostępne, przy czym zwiększy się komfort konfigurowania i zarządzania polami
Wdrożenie tej funkcji jest planowane na 27 listopada 2018 r.
Udoskonalenia obejmą następujące zmiany:
Strona Śledzenie kosztów przyjmie nazwę Zarządzaj polami niestandardowymi. Nowa strona Zarządzaj polami niestandardowymi umożliwi administratorom klienta zarządzanie polami niestandardowymi z poziomu jednej strony. Nazwa Lista połączona zostanie zmieniona na Listy wielopoziomowe.
Na stronie Zarządzaj polami niestandardowymi dostępna będzie nowa strona Dodaj nowe pole. Strona Dodaj nowe pole umożliwi administratorom klienta utworzenie pól przez wybór typu pola, a następnie jego opcji. Administratorzy klientów będą mogli wybrać, czy dodać pozycje listy dla nowego pola, czy dodać nowe pole, czy też powrócić do strony Zarządzaj polami niestandardowymi.
Administratorzy mają możliwość utworzenia maksymalnie 12 pól niestandardowych, które mogą być tworzone przez wprowadzenie własnej nazwy pola lub wybór nazwy z listy podpowiedzi. Dotychczas dozwolonych było maksymalnie 12 pól niestandardowych, lecz tylko dla sześciu z nich można było wprowadzić własną nazwę, w przypadku pozostałych zaś konieczny był jej wybór z listy.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta usprawni zarządzanie polami niestandardowymi, podnosząc komfort korzystania z niej przez użytkowników końcowych.
Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.
SAP Concur planuje dodanie w wersji Standard Edition modułów SAP Concur Expense, Invoice, Travel i Request funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom SAP Concur na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji.
Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) będzie dostępna z poziomu sekcji Dostęp do systemu Concur ustawień produktu.
Opcją jednokrotnego logowania można zarządzać w systemie Standard Travel, o ile stanowi on pakiet z jednym z modułów: Concur Expense, Invoice i/lub Request.
W przypadku samego modułu Standard Travel funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem będzie dostępna z poziomu strony Ustawienia podróży.
Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).
Powiadomienia dla klientów
Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP ConcurLista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)
Comiesięczna certyfikacja przeglądarkiComiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.
