Concur Invoice Standard Edition — Pomoc dla administratora

Sierpień 2017 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora

Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2017

Kalendarz fiskalny

Dostępność rozszerzonego kalendarza fiskalnego dla produktów Analysis/Intelligence!

Dostępny jest teraz rozszerzony kalendarz fiskalny dla produktów Analysis/Intelligence. Kalendarz fiskalny umożliwi organizacjom definiowanie ich okresów księgowych niezależnie od standardowego roku kalendarzowego. Wiele organizacji definiuje własne kalendarze sprawozdawczości finansowej, odzwierciedlające sezonowość procesów w ich branży, ułatwiające porównywanie wyników z bezpośrednimi konkurentami oraz niepowodujące zbiegu z innymi procesami realizowanymi w szczytowym okresie na koniec roku.

Nowy kalendarz fiskalny jest dostępny w konfiguracji raportowania, dostępnej za pośrednictwem opcji menu Administracja > Ustawienia wydatków lub Administracja > Ustawienia wydatków i faktur.

Więcej informacji można znaleźć w uwagach do wydania dla funkcji analizy / metod inteligentnych.

Concur Locate

Już dostępny

Concur ma przyjemność zawiadomić, że produkt Concur Locate pomyślnie ukończył proces testowania w ograniczonym gronie użytkowników i – z dniem 21 sierpnia – staje się dostępny dla ogółu użytkowników.

Concur Locate to płatna usługa dostępna dla firm stojących przed koniecznością realizacji wymogu zapewnienia pracownikom najdokładniejszych możliwych informacji o lokalizacji. Jest ona dostępna dla klientów dysponujących produktami Concur Expense i/lub Concur Travel. Mimo że obecnie dostępny jest tylko podstawowy zestaw funkcji, funkcja będzie rozwijana w celu spełnienia potrzeb klientów w zakresie usług identyfikacji lokalizacji pracowników w ramach interfejsu użytkownika systemu Concur.

Więcej informacji można znaleźć w podręczniku Concur Locate User Guide and the QuickStart guide (tylko w języku angielskim).

Refinansowanie wydatków – globalne

Aktualizacja procesu przetwarzania zleceń przez system Bambora – Wielka Brytania

Zmianie uległ proces przetwarzania przez system Bambora zleceń na konta finansowania w walucie GBP (£). Bambora przesyła obecnie zlecenia elektronicznie, w imieniu klienta, do jego instytucji finansowej.

Po ukończeniu przez Bambora wymaganych kroków konfiguracji i złożeniu zlecenia w banku klienta ten ostatni otrzymuje od Bambora kopię zlecenia zawierającą numer identyfikacyjny zlecenia (ang. Mandate Reference Identification). Klient może zachować ten numer referencyjny na przyszłość, aktywować konto i rozpocząć przetwarzanie płatności.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Zmiana ta upraszcza proces wdrożenia w przypadku klientów z Wielkiej Brytanii oraz redukuje czas na składania zleceń z tygodni do zaledwie kilku dni.

Obsługa dodatkowych programów kart – USA

Opcja Refinansowanie wydatków – globalne obsługuje teraz następujące programy kart kredytowych w dolarach amerykańskich (USD $):

  • US Bank MasterCard/Visa USD
  • US Bank Elan Visa USD
  • Bank of America MasterCard/Visa USD

Wszystkie karty korzystają z tego samego formatu elektronicznej wymiany danych (EDI) z różnymi kontami bankowymi.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Te dodatkowe opcje mogą przyspieszyć przetwarzanie wydatków opłacanych za pomocą kart kredytowych.

Obsługiwane konfiguracje

Zakończenie wsparcia dla przeglądarki Microsoft IE w wersji 10 dnia 18 sierpnia 2017

Wsparcie dla przeglądarki Microsoft Internet Explorer (IE) w wersji 10 w produktach Concur wygasa z dniem 18 sierpnia 2017 r. Concur zdecydowanie zaleca klientom wykorzystanie przed tą datą aktualnie używanej wersji IE 10 do aktualizacji oprogramowania do wersji najnowszej, lub też zainstalowanie innej obsługiwanej przeglądarki i pracę za jej pośrednictwem.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Aktualizacja ta przypomina użytkownikom, że używana przez nich wersja przeglądarki Internet Explorer jest nieaktualna i powinni oni w porozumieniu ze swoją organizacją dokonać jej aktualizacji.

Centrum aplikacji

Nowa procedura nawiązywania połączeń za pośrednictwem Centrum aplikacji – samoobsługowe połączenia z aplikacją korporacyjną

Na poziomie Centrum aplikacji dodano wsparcie dla połączeń samoobsługowych z aplikacjami korporacyjnymi. W przypadku aplikacji, dla których włączono tę nową procedurę nawiązywania połączeń, administratorzy mogą z poziomu implementacji systemu Concur nawiązywać połączenia z platformą integracji partnera korporacyjnego bezpośrednio z Centrum aplikacji.

Podczas nawiązywania połączenia z aplikacją administrator może, w zależności od aplikacji, napotkać trzy rodzaje warunków korzystania z niej:

  • Warunki użytkownika końcowego Centrum aplikacji Concur. Są to podstawowe warunki korzystania skierowane do indywidualnych użytkowników w Centrum aplikacji. O akceptację tych warunków przez użytkownika system prosi tylko raz.
  • Udostępniane informacje. Dokument określa, jakie informacje będą udostępniane partnerowi. Jego treść jest dostosowana do rodzaju integracji, z którą nawiązywane jest połączenie. O akceptację tych warunków przez użytkownika system prosi osobno dla każdej aplikacji.
  • Zgoda klienta na połączenie kont. Są to podstawowe warunki dla integracji na poziomie firmy. O akceptację tych warunków przez firmę system prosi tylko raz.

Po zaakceptowaniu warunków administrator jest przekierowywany do witryny partnera w celu skonfigurowania konta administratora i sfinalizowania procesu tworzenia połączenia.

Pierwsza aplikacja wykorzystująca tę procedurę nawiązywania połączeń to Uber for Business.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Ta procedura nawiązywania połączeń upraszcza proces integracji implementacji systemu Concur u partnerów korporacyjnych. Ponadto Centrum aplikacji stanowi ujednolicony i bezpieczny interfejs nawiązywania przez administratorów połączenia między firmą użytkownika a aplikacją korporacyjną.

Podatek VAT

(Kanada) Zmiany w RITC dla Ontario

Począwszy od 1 lipca 2017 wartości procentowe stopy procentowe zwrotu podatku RITC dla kanadyjskiej prowincji Ontario zmienią się w związku z planowanym wycofaniem ulgi RICT (ang. Recaptured Input Tax Credits).

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Firmy zapewniają zgodność podatkową zgodną z najlepszymi praktykami.

Dodatek z tytułu kosztów podróży

Zmiana w lokalizacji dla stawki i określaniu wysokości dodatku – Finlandia

Concur dokonał aktualizacji w mechanizmach lokalizacji dla stawki oraz określania wysokości dodatku na podróże służbowe dla użytkowników w Finlandii.

  • W przypadku podróży nieprzekraczających jednej doby i minimum 10 godzin podróży zagranicznej łącznie lokalizacja dla stawki jest określana na podstawie ostatniej odwiedzonej lokalizacji za granicą.
  • W przypadku podróży trwających pełne 24 godziny i zakończonych przekroczeniem granicy, jeśli użytkownik opuszcza kraj i wraca do Finlandii, jako lokalizacja dla stawki jest określany ten kraj. I odwrotnie, jeśli użytkownik opuszcza Finlandię, udając się do innego kraju, jako lokalizacja dla stawki jest określany ten kraj. W takim przypadku kierunek podróży nie ma znaczenia, o ile jest to podróż mieszana, krajowa i zagraniczna,
  • W przypadku każdego dnia podróży przekraczających jedną dobę, jeśli na dany dzień przypada minimum 10 godzin podróży zagranicznej łącznie, lokalizacja dla stawki jest określana na podstawie ostatniej odwiedzonej lokalizacji za granicą.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Zmiana umożliwia klientom Concur w Finlandii zachowanie zgodności z najlepszymi praktykami w zakresie regulacji prawnych.

Strona główna Concur Solutions

Usunięcie sekcji Szybkie wskazówki ze strony rozwiązań Concur

Wraz z tym wydaniem usunięto sekcję Szybkie wskazówki na stronie głównej Concur Solutions (concursolutions.com).

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Aktualizacja ta pozwoli na uproszczenie strony głównej, ułatwiając jednocześnie dostęp do prezentowanych na niej informacji i ich śledzenie.

Planowane zmiany

Wpisy w tej sekcji dotyczą zmian planowanych w przyszłych wydaniach. Concur zastrzega sobie prawo do opóźnienia implementacji lub całkowitego wycofania się z wprowadzania opisywanych tu planowanych rozszerzeń i zmian w systemie.

**Planowane zmiany** Przesyłanie łącza do obrazów bezpośrednio do dostępnych rachunków

Na stronie głównej Concur istniejące łącze umożliwiające przesyłanie rachunków (Nowy > Prześlij rachunki) powoduje przejście do sekcji Dostępne rachunki strony głównej modułu Expense.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Zmiana zwiększa efektywność procesu przesyłania rachunków przez użytkowników.

**Planowane zmiany** Nowy wygląd i usprawniona nawigacja

Aktualne łącza nawigacji Konfiguracja pojawiające się na każdej ze stron zostaną przeorganizowane w centralną stronę Ustawienia produktów, zawierającą sekcje, zdefiniowane wg celów biznesowych, z odsyłaczami oraz krótkimi opisami poszczególnych stron ustawień konfiguracyjnych. Taka struktura ma pomóc administratorom zorientować się w przeznaczeniu poszczególnych funkcji. Klikając łącze, na przykład Użytkownicy, użytkownik przejdzie do istniejącej i używanej obecnie strony Użytkownicy. Ścieżka nawigacji umożliwia przechodzenie wstecz aż do powrotu do strony Ustawienia produktów.

Obecnie Concur planuje wdrożenie tej aktualizacji z wydaniem wrześniowym.

W przyszłych wydaniach Concur wprowadzi dodatkowe udoskonalenia do niektórych z funkcji obszaru Ustawienia produktów. Dodatkowe informacje będą dostępne w kolejnych uwagach do wydania.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Rozszerzenie to pozwoli udoskonalić nawigację między ustawieniami konfiguracyjnymi oraz ułatwi nowym administratorom rozpoznanie przeznaczenia funkcji Ustawienia produktów i realizację ich zadań.

**Planowane zmiany** Kontrola brakujących kodów kont na dalszym etapie workflow

Pracownicy będą mieć możliwość zapisania, przesłania i zatwierdzenia raportu z wydatków nawet jeśli w wydatkach w raporcie brak jednego lub więcej kodów kont.

Obecnie każde zapisanie wydatku powoduje sprawdzenie przez system, czy dla powiązanego rodzaju wydatku podany został kod konta, oraz dodanie tego kodu konta do wydatku (proces niewidoczny w interfejsie użytkownika). Jeśli z wydatkiem nie powiązano kodu konta, zapisanie wydatku nie jest możliwe.

Wraz z tą aktualizacją możliwe staje się przesyłanie i zatwierdzanie raportów. System zablokuje jednak dane wydatków przed utworzeniem wyciągu lub zaksięgowaniem w systemie finansowym do czasu podania przez administratora systemu Concur mapowania kodów kont dla rodzaju wydatku w ustawieniach konfiguracyjnych.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Pracownicy mogą już wypełniać raporty dot. wydatków mimo braku kodu konta w konfiguracji rodzaju wydatku. Kody kont są teraz wprowadzane na jednym i tym samym etapie workflow.

*Planowane zmiany** Czytniki kart IC USB – Japonia: Zakończenie wsparcia

Czytnik kart IC USB do pobierania danych podróży z japońskich kart IC w module Expense wykorzystuje czytnik podłączony do jednego komputera. Ponieważ firma Microsoft wycofuje technologię ActiveX wykorzystywaną przez to rozwiązanie, również Concur zaprzestaje świadczenia dla niego wsparcia technicznego.

Ważne daty:

  • Począwszy od 1 sierpnia 2017 wsparcie dla tego rozwiązania przestanie być oferowane przez zespół Concur.
  • Po 31 grudnia 2017 rozwiązanie zostanie wycofane i nie będzie dostępne w systemie Concur.

Jako rozwiązanie zastępcze zaoferowane zostanie istniejące rozwiązanie Concur wykorzystujące czytnik kart sieciowych IC, wdrażane już przez naszych japońskich klientów. Czytnik kart sieciowych IC oferuje wielu użytkownikom import transakcji w centralnej lokalizacji.

Uwagi do wydania dla czytnika kart IC w wersji sieciowej można znaleźć w wersji tego dokumentu z marca 2017.

Cel biznesowy / korzyści dla klienta: Wycofanie tej technologii pozwala użytkownikom systemu Concur podążać za aktualnymi rozwiązaniami technologicznymi.

Powiadomienia dla klientów

Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem Concur

Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: Concur Non-Affiliated Subprocessors (tylko w języku angielskim)

Comiesięczna certyfikacja przeglądarki

Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania Concur, dostępnymi pod łączem Co nowego — Standard Edition.