Maj 2019 — Expense Standard Edition — podsumowanie dla administratora
Pierwsza publikacja
Podsumowania uwag do wydania
Administrator
Dodawanie adresów IP do listy bezpiecznych nadawcówSAP Concur przechodzi obecnie na nową infrastrukturę e-mail dla wiadomości wychodzących wysyłanych za pośrednictwem naszych usług użytkownikom systemu SAP Concur. Z tego względu firmy filtrujące przychodzące wiadomości e-mail w oparciu o adres IP nadawcy muszą umieszczać nowe adresy IP na listach bezpiecznych nadawców (tzw. białych listach), aby zagwarantować poprawne odbieranie przez użytkowników wiadomości pochodzących z systemu SAP Concur.
Początkowo opisywane zagadnienie dotyczyło wyłącznie firm korzystających z produktu Concur Expense. Począwszy od stycznia do nowej infrastruktury e-mail zostanie włączona obsługa wiadomości e-mail pozostałych usług SAP Concur (takich jak Concur Travel czy Concur Pay).
Dodawanie pozostałych usług będzie kontynuowane w pierwszym kwartale 2019 roku. Zachęcamy do śledzenia treści uwag do wydania w celu uzyskania informacji o terminie wprowadzenia dodatkowych zmian.
Wycofanie kolumn Import pracownika i Import użytkownika (uprawnienia użytkownika Amadeus)Kolumna uprawnień użytkownika Amadeus została wycofana z formatu importu dodatku Travel (typ rekordu 350) dla operacji importu użytkownika oraz pracownika.
Ta kolumna pozostaje w pliku tekstowym i pliku importu Excel, jednak nie jest już aktywna a wszelkie wartości w niej zawarte będą ignorowane przez system.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta uzupełnia procesy realizowane przez zespoły programistów Concur Travel.
Przypomnienie: Bez danych prywatnych i wrażliwych w polach niestandardowychWszystkie firmy stoją w obliczu konieczności podjęcia wszelkich uzasadnionych i niezbędnych kroków w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych swoich pracowników. Zgodnie z zalecanymi sprawdzonymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa należy pamiętać, że pola niestandardowe nie powinny zawierać ani danych osobowych, ani danych wrażliwych.
KOLEJNE KROKI
Jeśli firma użytkownika korzysta obecnie z pól niestandardowych do przechowywania danych osobowych lub wrażliwych (na przykład numerów ubezpieczenia społecznego, danych członków rodziny oraz jakichkolwiek innych danych pozwalających na identyfikację osób), powinna zaplanować usunięcie tych danych z istniejących pól w ramach używanych usług oraz zmodyfikować bieżące ustawienia konfiguracji.
Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji zawierającej odpowiedzi na często zadawane pytania — FAQ (tylko w języku angielskim).
Uwierzytelnianie
Funkcja Nie pamiętam hasła, pytania zabezpieczające i tekst niestandardowy hasłaZmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.
W przyszłym wydaniu w systemie SAP Concur na stronie Logowanie zostanie dodana nowa funkcja Nie pamiętam hasła, przeznaczona dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła.
Obecnie w zależności od konfiguracji firmy, może być dostępnych kilka różnych procedur postępowania w przypadku zapomnienia hasła. Wraz z niniejszym wydaniem te opcje dodatkowe zostaną usunięte. Są to:
Pytania zabezpieczające: Użytkownicy nie będą odtąd otrzymywać monitów o udzielenie odpowiedzi na pytania zabezpieczające w celu uwierzytelnienia logowania.
Tekst na stronie: Niestandardowe teksty firmowe nie będą odtąd wyświetlane.
Wskazówki do haseł: Opcja Wyślij mi wiadomość e-mail z moją wskazówką do hasła nie będzie odtąd dostępna.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zwiększa bezpieczeństwo haseł użytkowników i upraszcza czynności związane z ich obsługą.
Brak funkcji zbiorczego resetowania haseł oraz aktualizacji za pośrednictwem opcji importu plikuZmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.
Pole hasła w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310 nie jest już używane do aktualizacji ani zbiorczego resetowania haseł użytkowników. SAP Concur zmienił funkcjonalność importów w taki sposób, że pole hasła będzie używane wyłącznie podczas tworzenia konta użytkownika. Pole nie jest już używane do aktualizacji ani zbiorczego resetowania haseł użytkowników. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie są już używane.
Zmiana ta wpływa na funkcje importu danych pracowników i użytkowników.
IMPORT PRACOWNIKÓW
Pole hasła pozostaje dostępne w zestawach rekordów 100, 300, 305, 310, lecz jest odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola są ignorowane przez system. Funkcje aktualizacji i zastępowania hasła w rekordzie 100 nie są już używane.
Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition.
IMPORT UŻYTKOWNIKÓW
Pole hasła pozostaje dostępne w szablonie Excel dostępnym do pobrania, lecz jest odczytywane wyłącznie podczas pierwszego importu pliku lub podczas tworzenia w systemie nowego użytkownika. Kolejne operacje użycia tego pola są ignorowane przez system.
Ogólne informacje na temat tej funkcji można znaleźć w sekcji Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiany te zwiększają bezpieczeństwo haseł użytkowników.
Refinansowanie wydatków
(USD/CAD) Aktualizacja: Wycofanie rozwiązania Refinansowanie klasyczne i migracja do rozwiązania Refinansowanie globalne (termin: 1 września)Produkty SAP Concur Refinansowanie wydatków (klasyczne) realizują płatności powiązane z przetwarzaniem raportów z wydatków. Aby zapewnić zgodność z wymogami zmieniających się przepisów i dostosować rozwiązanie do zróżnicowanych rynków światowych, SAP Concur zaangażował doświadczonych, dedykowanych partnerów przetwarzających płatności, opracowując nowej generacji produkt do realizacji płatności: Refinansowanie wydatków – globalne.
Zgodnie z zapowiedziami w uwagach do wydania z września 2017 r. SAP Concur nieustannie dąży do uspójnienia produktów do refinansowania wydatków umożliwiających obsługę klientów na całym świecie. Produkt SAP Concur Refinansowanie wydatków – globalne zastąpi pozycje oferowane przez istniejące rozwiązanie Refinansowanie wydatków (rozwiązanie klasyczne) (takie jak NA Pay, EMEA Pay i APA Pay.) W przypadku klientów SAP Concur dysponujących produktem Refinansowanie wydatków rozwiązanie Refinansowanie wydatków – globalne stanie się kolejnym udoskonaleniem. Niniejsza informacja rozpoczyna proces wygaszania wsparcia dla wszystkich wcześniejszych (klasycznych) produktów Refinansowanie wydatków.
REFINANSOWANIE WYDATKÓW – DATA WYGASZENIA DLA AMERYKI PÓŁNOCNEJ: 1 września 2019 r.
Ponad 4000 klientów dokonało już migracji do produktu Refinansowanie wydatków – globalne. Klienci korzystający z płatności w USD i CAD muszą przed dniem wycofania, 1 września 2019 r., przełączyć swoje subskrypcje z usługi amortyzacji, Refinansowanie wydatków – Ameryka Północna, na usługę Refinansowanie wydatków – globalne. Usługa Refinansowanie wydatków – globalne oferuje na dzień dzisiejszy obsługę walut USD, CAD, GBP i Euro. Klienci korzystający z innych walut w ramach klasycznej usługi Refinansowanie wydatków nie są zobowiązani do migracji w tym roku. Ich przystąpienie do procesu migracji jest jednak mile widziane. W celu omówienia warunków i harmonogramu migracji należy pisać na adres paymigration@concur.com.
REFINANSOWANIE WYDATKÓW – AMERYKA PÓŁNOCNA ORAZ REFINANSOWANIE WYDATKÓW – OGRANICZENIA W KRAJACH EMEA
SAP Concur nie obsługuje dodawania przez klientów następujących walut w produkcie klasycznym: dolar amerykański, dolar kanadyjski, peso meksykańskie, euro, frank szwajcarski, korona duńska, korona szwedzka i funt brytyjski. Jeśli klient wdrożył już te waluty i korzysta z nich w produkcie klasycznym, może on kontynuować korzystanie z nich do czasu migracji do nowej platformy albo zdefiniowanego terminu wycofania obsługi.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Oferta Refinansowanie wydatków – globalne zachowuje najlepsze praktyki branżowe w zakresie płatności oferowane przez system SAP Concur.
Japoński transport publiczny (JPT)
Konserwacja bazy JorudanPrzeprowadzono rutynową konserwację bazy danych stacji i linii japońskiego transportu publicznego (JPT), która obejmowała dodawanie elementów, zmianę nazw i usunięcia elementów.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Listy w module Concur Expense odzwierciedlają bieżące stacje i linie JPT.
Nowa generacja (NextGen) modułu Wydatek
Nowy interfejs użytkownika dla użytkowników końcowych modułu Concur Expense **W toku**Aktualizacja: W ramach reakcji na opinie zwrotne naszych klientów oraz z myślą o ich wykorzystaniu, a także zgodnie z zobowiązaniem SAP Concur do zapewnienia płynnego i pomyślnego przejścia do nowego rozwiązania pracujemy nad aktualizacją strategii wdrożenia nowej generacji modułu Wydatki.
SAP Concur stale doskonali swoje produkty nie tylko pod względem oferowanych funkcji, lecz również komfortu korzystania z nich. Sposób interakcji użytkowników z rozwiązaniami technicznymi stale ewoluuje, podobnie jak ich oczekiwania w tym zakresie. Nieustannie wsłuchujemy się w opinie naszych klientów i zachęcamy ich do dzielenia się sugestiami co do możliwych udoskonaleń w dziedzinie komfortu obsługi naszych produktów.
Nowa generacja modułu Wydatek odzwierciedla kolejny etap ewolucji interfejsu użytkownika systemu SAP Concur. Została opracowana na podstawie szeroko zakrojonych badań prowadzonych wśród użytkowników i analizy danych z 680 rozmów indywidualnych, 58 badań łatwości użycia, ponad 3000 odpowiedzi na ankiety i zapisu 1,3 mld czynności użytkowników z każdego miesiąca.
Wkrótce klienci uzyskają możliwość przejrzenia nowej generacji modułu Wydatek i zdecydowania się na jej wdrożenie jeszcze przed ostatecznym terminem obligatoryjnego przejścia.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: W rezultacie powstał interfejs użytkownika nowej generacji: nowoczesny, spójny i bez niepotrzebnych komplikacji. Zastosowana technologia nie tylko wnosi udoskonalenia do interfejsu użytkownika, lecz także sprawia, że SAP Concur może szybciej reagować na życzenia klientów i zaspokajać nowe potrzeby.
Podsumowania planowanych zmian
Administrator
**Planowane zmiany** Zmiany w dostępie do produktu SAP Concur (czerwiec)Klienci będą mieć dostęp do produktów i usług SAP Concur za pośrednictwem następujących domen:
*.concursolutions.com
*.concurcdc.cn
Wprowadzenie zmiany jest planowane na 8 czerwca 2019 r.
SAP Concur rekomenduje swoim klientom — o ile nie korzystają oni już z jednej z podanych domen — migrację do jednej z nich możliwie jak najszybciej.
W przypadku pytań dotyczących tej zmiany prosimy o kontakt pod adresem e-mail appsec@sap.com.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Zmiana ta umożliwi klientom dostęp do usług SAP Concur w ujednolicony i bezpieczny sposób.
Uwierzytelnianie
**Planowane zmiany** Nowa strona logowania do systemu SAP ConcurZmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.
SAP Concur planuje dodanie nowej strony Logowanie dla użytkowników logujących się za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Obecni użytkownicy funkcji jednokrotnego logowania (SSO) będą mogli rozpocząć proces jednokrotnego logowania (SSO), korzystając z witryny www.concursolutions.com. Wdrożenie funkcji jest planowane na rok 2019.
Nowa strona Logowanie obejmuje następujące elementy:
Dwustopniowe logowanie: zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, spełnia aktualne standardy branżowe i zapewnia większy poziom powodzenia przy próbach logowania
Logowanie na wielu kontach: umożliwia administratorom logowanie się na wielu kontach użytkowników (wdrożenie funkcji planowane w przyszłym wydaniu)
Awatar użytkownika: udoskonalenie interfejsu (planowane na przyszłe wydanie)
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta zapewnia większe bezpieczeństwo oraz przyspiesza i ułatwia pracę użytkownikom logującym się do produktów i usług SAP Concur.
**Planowane zmiany** Już wkrótce nowa opcja samoobsługi dla funkcji jednokrotnego logowania w SAP ConcurZmiany te stanowią element długoterminowego zobowiązania SAP Concur do zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania.
Jednokrotne logowanie (ang. Single Sign-On, SSO) umożliwia użytkownikom dostęp do wielu aplikacji z użyciem jednego zestawu danych uwierzytelniających. Obecnie system SAP Concur oferuje dwie metody logowania się: za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub za pomocą SSO z danymi uwierzytelniającymi dostawcy tożsamości, takimi jak dane logowania użytkownika obowiązujące w jego organizacji.
SAP Concur planuje dodanie w produktach SAP Concur funkcji umożliwiającej zarządzanie jednokrotnym logowaniem (ang. Single Sign-On, SSO), co pozwoli klientom na samodzielne konfigurowanie opcji SSO dla swoich organizacji. Funkcja SSO jest obecnie obsługiwana w modułach Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request i Concur Travel.
Nowa funkcja zarządzania jednokrotnym logowaniem (SSO) stanowi narzędzie zastępcze dla klientów korzystających z istniejącej konfiguracji SSO oraz nowe narzędzie dla klientów, którzy chcieliby teraz zaimplementować SSO w swojej organizacji. Istniejąca konfiguracja SSO będzie dostępna równolegle z nowym narzędziem samoobsługi SSO aż do chwili migracji ostatniego użytkownika do nowego narzędzia samoobsługi SSO.
Pozostałe produkty i usługi SAP Concur nie wchodzą w zakres tego pierwszego wydania.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom SAP Concur możliwość samodzielnej konfiguracji opcji jednokrotnego logowania (SSO).
Karty służbowe
**Planowane zmiany** Połączenie z kartą Amex Business (USA)SAP Concur wkrótce zaoferuje połączenie z kartami American Express (Amex). Funkcja bezpośredniego połączenia z kartami Amex Business umożliwi klientom nawiązywanie połączenia z kartami kredytowymi Amex Business podczas pracy z modułem Concur Expense.
Funkcja obsługi kart Amex Business oferuje następujące możliwości:
- Zapewnia automatyczne codzienne odświeżanie danych transakcji przechowywanych w systemie Amex w systemie SAP Concur (dzięki czemu użytkownicy Concur Expense nie muszą logować się do systemu Amex w celu odświeżenia danych transakcji)
- Oferuje kompatybilność z Asystentem wydatków SAP Concur
- Umożliwia głównemu posiadaczowi karty zarządzanie transakcjami bez konieczności wyświetlania wszystkich dodatkowych transakcji na karcie
- Zapewnia obsługę ról pełnomocników i przedstawicieli dla transakcji
- Oferuje obsługę w walucie transakcji w przypadku transakcji w walucie obcej
- Umożliwia wyświetlanie dostępnych transakcji
- Uwzględnia raportowanie Concur Analytics dla wersji Standard (w tym transakcje nieprzesłane)
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Funkcja ta udostępnia klientom korzystającym z systemu SAP Concur konektor do obsługi kart służbowych.
E-rachunki
**Planowane zmiany** Nowy wygląd e-rachunków za przelotyW związku z zaangażowaniem SAP Concur w obsługę e-rachunków oraz maksymalne uproszczenie obsługi raportów z wydatków e-rachunki za przeloty generowane przez system SAP Concur na podstawie biletów oraz dane kuponów z systemu GDS i niektóre transakcje TripLink uzyskają nowy wygląd.
Korzyści dla użytkowników/klientów: Zmiana ta powoduje przywrócenie standardowego formatu e-rachunków SAP Concur za przeloty, dzięki czemu zapewnia ujednolicenie układu dokumentów obsługiwanych w Concur Expense. Format ten jest również wygodniejszy dla użytkowników korzystających z rozwiązania NextGen Expense. Zmiana ta eliminuje również problemy ze stabilnością i wydajnością, których doświadczają niekiedy użytkownicy. Problemy te charakteryzują się tym, że użytkownicy nie widzą nowych e-rachunków tak szybko, jak powinni.
Ustawienia produktu
**Planowane zmiany** Zmiana nazwy łącza Śledzenie kosztów na Pola niestandardoweŁącze Śledzenie kosztów w sekcji Przechwytywanie wydatków w ustawieniach produktu zmieni nazwę na Pola niestandardowe. Nowa nazwa łącza będzie odtąd odpowiadać nazwie strony Zarządzaj polami niestandardowymi. Zaktualizowany zostanie także tekst na stronie pod tym łączem w sekcji Przechwytywanie wydatków.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Aktualizacja ta usprawni zarządzanie polami niestandardowymi, podnosząc komfort korzystania z niej przez użytkowników końcowych.
Szybki wydatek
**Planowane zmiany** Wycofanie interfejsu API Quick Expense wersja 3SAP Concur wycofa w przyszłym wydaniu obsługę interfejsu API Quick Expense w wersji 3. Ten interfejs API zostanie zastąpiony przez interfejs Quick Expense w wersji 4. Programiści korzystający z interfejsu Quick Expense w wersji 3 powinni przejść na interfejs Quick Expense w wersji 4, gdy tylko stanie się on dostępny.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Interfejs API Quick Expense w wersji 3 obsługuje wyłącznie poprzednią metodę uwierzytelniania oraz zapewnia dostęp do niektórych pól, do których ten dostęp nie jest niezbędny. Problemy te rozwiązano w interfejsie API Quick Expense w wersji 4.
Szybki wydatek
**Planowane zmiany** Udostępnienie interfejsu API Quick Expense w wersji 4SAP Concur udostępni interfejs API Quick Expense w wersji 4 do użytku przez partnerów i klientów. Interfejs Quick Expense w wersji 4 obejmuje następujące udoskonalenia względem wersji Quick Expense 3:
Bezpieczne uwierzytelnianie: Ten interfejs API obsługuje aktualną metodę uwierzytelniania SAP Concur.
Wiadomości wieloczęściowe: Programista może przekazywać zarówno dane, jak i obraz rachunku w jednym wywołaniu, bez konieczności wysyłania osobnych wywołań, koniecznych w wersji 3.
Obsługa statusu digitalizacji: Interfejs API POST Quick Expense w wersji 4 spełnia wymóg obsługi znaczników czasowych e-Bunscho, o ile klient korzysta z tej funkcji i wykonał wymagane czynności konfiguracyjne w systemie Concur Expense.
Dostępność na całym świecie: Interfejs API POST Quick Expense w wersji 4 jest obsługiwany we wszystkich centrach danych SAP Concur.
W interfejsie Quick Expense w wersji 4 usunięto niektóre funkcje dostępne w wersji 3 interfejsu:
Wyeliminowano ekspozycję atrybutu ReceiptImageID: Ten atrybut mógł zawierać dane umożliwiające identyfikację osób i został usunięty celem zwiększenia poziomu bezpieczeństwa danych.
Wyeliminowano ekspozycję punktów końcowych GET, PUT i DELETE: Tych punktów końcowych nie udostępniono w wersji 4 z uwagi na brak informacji o istnieniu takiej potrzeby biznesowej.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta nowa wersja interfejsu API Quick Expense zapewnia obsługę najnowszej metody uwierzytelniania przy użyciu API w systemie SAP Concur oraz oferuje szereg udoskonaleń funkcji POST.
Rachunki
**Planowane zmiany** Digitalizacja rachunków (przekształcenie z postaci papierowej w cyfrową) (Francja)SAP Concur już wkrótce umożliwi przekształcanie rachunków w postaci papierowej w kopie cyfrowe uznawane przez prawo. Digitalizacja rachunków zapewni klientom SAP Concur możliwość przekształcenia rachunków papierowych w kopie cyfrowe uznawane przez prawo zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju lub zarządzeniami instytucji rządowych.
Z chwilą udostępnienia funkcja ta będzie dostępna dla nowych i obecnych klientów we Francji oraz korzystających z konfiguracji na terenie Francji. W przyszłych wydaniach obsługa funkcji zostanie rozszerzona o kolejne kraje.
Funkcja Digitalizacja rachunków wymaga, aby użytkownicy korzystali z interfejsu użytkownika NextGen Expense. Zaleca się migrację systemu klienta do NextGen Expense przed aktywacją usługi.
Przechwytywanie wiążących prawnie obrazów rachunków wymaga od klientów korzystania również z aplikacji mobilnej SAP Concur lub — opcjonalnie — aplikacji mobilnej w połączeniu z narzędziem ExpenseIt, przy czym narzędzie ExpenseIt nie jest wymagane.
Cel biznesowy/korzyści dla klienta: Ta funkcja oferuje obsługę rachunku bez formy papierowej, a zarazem spełnia wymogi lokalnych przepisów prawa dotyczące przetwarzania i przekształcania rachunków z postaci papierowej w cyfrową.
Powiadomienia dla klientów
Dodatkowe osoby przetwarzające niezwiązane z systemem SAP Concur
Lista dodatkowych osób przetwarzających niezwiązanych z systemem Concur jest dostępna tutaj: SAP Concur list of Subprocessors (tylko w języku angielskim)
Comiesięczna certyfikacja przeglądarki
Comiesięczne certyfikacje przeglądarek, zarówno obecnie dostępnych, jak i planowanych do wdrożenia, są dostępne wraz z comiesięcznymi uwagami do wydania SAP Concur, dostępnymi w sekcji Co nowego — Standard Edition.
