송장 - 승인 라우팅
승인 라우팅 페이지에서는 승인을 받기 위해 송장이 거치는 프로세스를 선택할 수 있습니다. 회사의 요구에 따라 몇 가지 가능한 경로 지정 중 선택할 수 있습니다. 관리자 및 직원이 더 많은 승인자를 프로세스에 추가할 수 있는지 여부를 선택할 수도 있습니다. 송장에 최종 승인이 주어지면, 엑스포트하여 지급할 수 있습니다.
경로 지정 옵션 이해
처리자를 선택하면 가장 쉬운 승인 라우팅 옵션을 사용하게 됩니다. 송장이 승인을 위해 송장 처리 페이지에서 직원에서 처리자로 이동합니다. 처리자 전용 옵션이 기본 설정입니다. 소규모 기업의 경우 이 옵션을 사용하면 중복 승인 프로세스가 제거되므로 이를 선호할 수 있습니다.
관리자 > 처리자를 선택하면 송장은 승인을 위해 직원으로부터 해당 관리자에게로 이동한 다음, 송장 처리 페이지에서 승인을 위해 처리자에게로 이동합니다.
관리자 > 처리자 옵션에 대한 필수 구성: 각 직원에게는 사용자 페이지의 송장 승인자 필드에서 선택한 승인자가 있어야 합니다.
관리자 > 승인권자 > 처리자를 선택하는 경우, 그 후에 사용자 페이지에서 승인할 수 있는 송장 금액에 대해 승인자별로 한도를 설정할 수 있습니다. 송장은 직원으로부터 해당 관리자에게로 이동합니다. 관리자에게 충분한 승인 한도가 없다면, 충분한 승인 한도가 있는 사용자 리스트에서 승인자를 추가로 선택하라는 메시지가 관리자에게 표시됩니다. 송장은 승인권자로부터 요청 처리 페이지에서 승인할 처리자에게로 이동합니다.
관리자 > 승인권자 > 처리자 옵션에 대한 필수 구성:
각 직원에게는 사용자 페이지의 송장 승인자 리스트에서 선택한 관리자가 있어야 합니다.
각 송장 승인자에게는 사용자 페이지의 송장 승인자 리스트 리스트에서 입력한 금액이 있어야 합니다.
관리자 > 관리자의 관리자(최대 5개 수준) > 처리자를 선택하는 경우, 송장은 승인을 위해 직원으로부터 해당 관리자에게로 이동하게 됩니다. 제출자의 관리자에게 충분한 승인 한도가 있다면, 송장은 송장 처리 페이지에서 승인할 처리자에게로 이동합니다(옵션 관리자 > 처리자와 동일함). 직원의 관리자에게 충분한 승인 한도가 없다면, 송장은 관리자의 관리자에게로 이동하고, 충분한 승인 한도가 있는 관리자가 송장이 송장 처리 페이지에서 승인할 처리자에게로 이동하는 것을 허용할 때까지 필요할 경우 총 5명의 관리자에게까지 이동합니다.
관리자 > 관리자의 관리자(최대 5수준) > 처리자 옵션에 대한 필수 구성:
각 직원에게는 사용자 페이지의 송장 승인자 리스트에서 선택한 승인자가 있어야 합니다.
각 승인자에게는 사용자 페이지의 한도 승인이 승인되었습니까? 리스트에서 입력한 금액이 있어야 합니다. 최종 승인자에게 모든 송장을 성공적으로 승인할 수 있도록 매우 높은 승인 한도가 있는지 확인하십시오. 적어도 한 명의 다른 승인자에게 최종 승인자가 제출한 송장을 성공적으로 승인할 수 있도록 매우 높은 승인 한도가 있는지 확인하십시오. 자신의 송장은 자신이 승인할 수 없다는 점을 잊지 마십시오.
예산 승인자 포함 옵션을 선택하면 승인 라우팅 페이지의 승인 라우팅 옵션에 예산 승인 단계가 추가됩니다. 예산 승인 단계는 처리자 단계 전에 배치됩니다. 예산 승인을 포함하면 승인자를 추가할 수 있는 예산 항목 추가 페이지에 승인자 관리(선택 사항) 탭이 나타납니다.
처리자를 선택한 경우, 승인을 위해 PO 기반 송장이 직원으로부터 처리자에게로 전달됩니다.
위의 선택 사항과 동일한 승인 라우팅을 일반 송장으로 적용을 선택한 경우, 송장으로 선택된 항목이 PO 기반 송장에도 적용됩니다.
송장 라우팅 옵션을 정의하려면 원하는 송장 승인 라우팅 옵션에 대한 확인란을 선택(활성화)하십시오.
승인 만료 설정 이해
승인 대기 만료 설정 후 다음 기간(일)이 지나면 관리자에게 라우팅 설정을 선택(활성화)하고 구성하여 승인을 기다리는 송장이 일정 시간이 지나면 자동으로 승인 관리자에게 라우팅되는 일수를 구성할 수 있습니다. 이 설정은 기본적으로 선택(활성화)되며 기본 만료 간격은 10일입니다.
만료 간격이 경과하기 전에 승인자가 송장을 승인하지 않으면 시스템에서 송장을 승인 워크플로우에 있는 다음 승인자에게 전달합니다.
설정이 해제(비활성화)되면 송장은 대기 중인 승인자의 대기열에 계속 유지됩니다.
이 설정을 선택(활성화)하면 시스템에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
송장이 승인자에 대한 승인 대기 중 워크플로우 단계에 들어가면 시스템에서 승인자의 시간을 맞추는 작업이 시작됩니다.
만료 간격이 경과하면 시스템에서는 영향을 받는 송장을 자동으로 승인자의 관리자에게 재할당하고 타이머를 재설정합니다. 이 간격이 다시 경과하면 시스템에서는 송장을 다음 승인자나 처리자에게 전달합니다.
추가 승인자 옵션 이해
관리자 및 직원이 더 많은 승인자를 송장 승인 경로에 추가할 수 있는지를 선택할 수도 있습니다. 둘 중 한 옵션을 선택하는 경우, 승인 또는 제출 후 다른 승인자를 선택할 수 있도록 해주는 버튼이 관리자나 직원에게 표시됩니다. 이들이 선택하는 승인자가 이들 다음의 승인 경로에 추가된 다음, 송장이 기존 경로를 계속합니다. 추가 승인자는 표준 승인자를 대체하지 않습니다.
관리자 및/또는 직원이 승인자를 추가할 수 있도록 하려면 적절한 확인란을 선택(활성화)하십시오.
구매 요청 소유자에게 송장 할당
송장 사용자는 원래 구매 요청 소유자에게 미제출 PO 기반 송장을 할당할 수 있습니다. 사용자는 구매 요청 소유자를 확인하고 선택할 수 있습니다. 원래 구매 요청 소유자에게 송장을 할당하려면 구매 요청 소유자에게 송장 할당 확인란을 선택(활성화)하십시오.
송장 처리자가 본인의 송장을 처리할 수 있음
송장 처리자가 본인의 송장을 처리할 수 있게 하는 옵션이 제공됩니다. 이는 사내에 처리자가 1명뿐이고 이 처리자가 자신의 송장도 함께 제출해야 하는 고객사에 유용한 기능입니다. 처리자가 본인의 송장을 처리할 수 있게 하려면 송장 처리자가 본인의 송장을 처리할 수 있음 확인란을 선택(활성화)하십시오.
지급이 완료되면 공급업체에 이메일 전송
시기, 방법, 공급업체에 지급된 내용을 포함하여 모든 송금 정보가 포함된 송장 지급 포함 수표 또는 ACH를 통해 지급이 완료되면 공급업체에 이메일을 전송합니다. 이는 부분 지급과 전체 지급에 모두 적용됩니다.
이메일의 정보에는 송장 날짜, 송장 금액, 송장 번호, 지급 날짜, 지급 방법 및 지급 제출에 존재할 수 있는 모든 노트가 포함됩니다. 또한, 수표 이메일의 경우 수표 번호가 포함됩니다. 지급하는 회사 이름이 제목 필드와 이메일 헤더 라인에 있어야 합니다.
이메일 주소는 승인된 공급업체 임포트의 공급업체 연락처 필드에 입력한 내용에 따라 결정됩니다.
지급이 이루어졌을 때 공급업체에 이메일을 전송하려면 공급업체에 수표 및 ACH 송장 지급 유형에 대한 지급 이메일 알림 전송 확인란을 선택(활성화)하십시오.
리콜 옵션 이해
관리자 및 직원이 더 많은 승인자를 송장 승인 경로에 추가할 수 있는지를 선택할 수도 있습니다. 둘 중 한 옵션을 선택하는 경우, 승인 또는 제출 후 다른 승인자를 선택할 수 있도록 해주는 버튼이 관리자나 직원에게 표시됩니다. 이들이 선택하는 승인자가 이들 다음의 승인 경로에 추가된 다음, 송장이 기존 경로를 계속합니다. 추가 승인자는 표준 승인자를 대체하지 않습니다.
관리자 및/또는 직원이 승인자를 추가할 수 있도록 하려면 적절한 확인란을 선택하십시오.
송장 상태가 지급 대기 중이 되기 전 언제든지 제출된 송장을 직원이 리콜할 수 있도록 하는 옵션이 있습니다.
송장이 리콜되면 직원은 다음의 작업을 수행할 수 있습니다.
송장을 편집하고 다시 제출합니다.
송장을 삭제합니다.
송장이 리콜되면 시스템은 다음 작업을 수행합니다.
감사 추적에 송장의 작업을 송장 리콜로 표시하는 항목이 작성됩니다.
송장을 리콜하는 사용자의 이름은 송장 리스트 페이지의 상태 열에 표시됩니다.
워크플로우가 재설정됩니다.
직원이 제출된 송장을 리콜할 수 있도록 하려면, 확인란을 선택된 채(활성화됨)로 두어 직원이 송장을 리콜할 수 있도록 하십시오.
