Concur Invoice Standard Edition 관리 도움말

새 필드 추가

새 필드 추가 페이지에서 추적하려는 재무 정보에 대한 사용자 정의 필드를 생성할 수 있습니다. 직원 기록, 경비, 송장 등에 대한 SAP Concur의 서식에서 기본 필드를 검토한 후, 추적해야 하는 일부 데이터가 누락된 것을 확인할 수 있습니다. 사용자 정의 필드를 이러한 서식에 추가하여 해당 데이터를 캡처할 수 있습니다. 사용자 정의 필드를 최대 12개까지 생성할 수 있습니다.

일반적으로, 직원은 경비 리포트 또는 송장에 사용자 정의 필드 값을 입력합니다. 사용자 정의 필드 데이터는 SAP Concur에서 회계 시스템에 이르는 회계용 추출 또는 재무 전기의 일부일 수 있습니다. 사용자 정의 필드를 추가하면 기본적으로 모든 서식에 선택 필드로 추가됩니다. 표시 관리 페이지에서 원하는 대로 표시 여부를 조정할 수 있습니다. 이러한 유연성으로 사용자는 일부 필드에서 사용자 정의 필드를 표시하고 다른 필드는 숨길 수 있습니다. 예를 들어, 송장 서식에서는 사용자 정의 필드를 표시하지만 경비 서식에서는 표시하지 않도록 구성할 수 있습니다.

사용자가 생성한 사용자 정의 필드는 기본적으로 모든 다음 서식에 표시됩니다.

경비:

  • 프로필 설정의 경비 정보 페이지

  • 경비 리포트 헤더

  • 경비 항목 페이지

  • 경비 항목 할당 페이지

송장:

  • 프로필 설정의 송장 정보 페이지

  • 송장 헤더

  • 송장 개별 항목

요청:

  • 프로필 설정의 요청 정보 페이지

  • 요청 헤더

  • 요청 할당 페이지

직원이 새로운 경비 리포트 또는 송장을 작성할 때, 사용자 정의 필드 값은 직원 서식에서 경비 리포트 또는 송장으로 복사됩니다. 이 복사 프로세스는 직원이 새로운 경비 리포트 또는 송장을 작성할 때마다 발생합니다.

마찬가지로, 리포트 또는 송장의 값은 새로운 경비 또는 송장 개별 항목으로 복사됩니다. 경비 또는 송장 개별 항목이 할당되면 추가 레벨의 복사 프로세스가 발생합니다. 필드를 읽기 전용으로 설정하는 경우를 제외하고 직원이 복사된 값을 변경할 수 있습니다.

예:

  • 각 직원에게 코스트 센터를 할당하여 해당 코스트 센터에 대한 경비를 추적하려고 합니다. 그렇게 하려면, 코스트 센터 사용자 정의 필드를 생성하고 경비 서식에서 읽기 전용으로 만듭니다. 이를 통해 데이터가 추적 목적으로 서식에 포함되지만 직원이 변경할 수 없습니다.

  • 경비 청구 가능 여부와 해당 경비가 어떤 프로젝트와 관련되어 있는지를 추적하려고 합니다. 새 필드 추가 페이지에서 확인란을 클릭합니다. 필드 이름 필드에서 청구 가능합니까?를 선택하고 추가 버튼을 클릭합니다.
  • 부서별 경비를 추적하려고 합니다. 새 필드 추가 페이지에서 리스트를 클릭합니다. 필드 이름 필드에서 부서를 입력하고 추가를 클릭합니다. 새 필드 추가 확인 페이지에서 리스트 항목 추가를 클릭하고 리스트 편집 페이지에 액세스하여 해당 부서를 입력합니다.

새 필드 추가

새 필드 추가 페이지에서 다음 필드 유형을 추가할 수 있습니다.

  • 리스트

  • 다중 레벨 리스트(이 주제의 다중 레벨 리스트 추가 섹션 참조)

  • 자유 형식 텍스트

  • 확인란

최대 12개의 사용자 정의 필드를 생성할 수 있습니다. 사용자 정의 필드 이름을 입력하거나 제안 리스트에서 선택하여 생성합니다. 필드를 생성하기 전에 어떤 필드가 필요한지 계획하는 것이 좋습니다. 다음과 같은 사항을 고려하시기 바랍니다.

  • 몇 개의 필드가 필요합니까?

  • 각 필드에 가장 적합한 필드 유형은 무엇입니까?

    • 리스트는 더욱더 일관적이고 리포팅 가능하지만, 유지보수가 필요합니다.

    • 자유 형식 텍스트 필드는 자주 변경되는 값이 많은 경우에 유용합니다.

  • 필드의 목적을 가장 잘 나타내는 레이블 또는 이름은 무엇입니까?

    • 필드 이름이나 레이블은 직원에게 무엇을 입력해야 하는지에 대한 적절한 지침을 제공할 수 있도록 가능한 한 명확해야 합니다.

  • 리스트 필드를 입력하는 데 필요한 값은 무엇입니까?

  • 각 리스트 필드의 값을 어떤 순서로 표시하시겠습니까?

  • 직원이 하위 레벨 또는 하위 리스트에서 값을 선택하기 전에 우선 상위 리스트의 값을 선택하도록 다중 레벨 리스트(두 개 이상의 레벨로 구성)가 필요합니까?

리스트 필드를 추가하는 방법:

  1. 사용자 정의 필드 페이지에서 사용자 정의 필드 추가를 클릭하여 새 필드 추가 페이지를 엽니다.

  2. 리스트를 클릭합니다.

  3. 리스트 섹션의 이름을 무엇으로 하시겠습니까? 섹션의 필드 이름 리스트에서 필드가 표시될 때 레이블로 사용할 필드 이름을 선택하거나 입력합니다.

  4. 추가를 클릭합니다. 새 필드 추가를 확인하는 메시지가 나타납니다.

  5. 이제 필드에 리스트 값을 추가할 수 있고, 다른 사용자 정의 필드를 추가하거나 사용자 정의 필드 페이지로 돌아갈 수 있습니다.

  6. 다른 새 필드를 추가하기로 선택하면, 사용 가능한 사용자 정의 필드가 몇 개나 남아있는지 알려주는 메시지가 화면에 나타납니다.

  7. 필드를 구성할 준비가 되면 사용자 정의 필드 페이지로 돌아가서 새 필드를 확인할 수 있습니다.

자유 형식 텍스트 필드 추가 방법:

  1. 새 필드 추가 페이지에서 자유 형식 텍스트를 클릭합니다.

  2. 텍스트 필드의 이름을 무엇으로 하시겠습니까? 섹션에서 사용자 정의 필드의 이름을 입력하거나 리스트에서 필드 이름을 선택합니다.

  3. 추가를 클릭합니다. 새 텍스트 필드 추가를 확인하는 메시지가 나타납니다.

  4. 이제 다른 사용자 정의 필드를 추가하거나 사용자 정의 필드 페이지로 돌아갈 수 있습니다.

확인란 필드 추가 방법:

  1. 새 필드 추가 페이지에서 확인란을 클릭합니다.

  2. 확인란의 이름을 무엇으로 하시겠습니까? 섹션에서 사용자 정의 필드의 이름을 입력하거나 리스트에서 필드 이름을 선택합니다.

  3. 추가를 클릭합니다. 새 텍스트 필드 추가를 확인하는 메시지가 나타납니다.

  4. 이제 다른 사용자 정의 필드를 추가하거나 사용자 정의 필드 페이지로 돌아갈 수 있습니다.

다중 레벨 리스트 추가

다중 레벨 리스트는 서로 종속적인 최대 5개의 리스트 필드 집합입니다. 첫 번째 리스트 필드에서 선택한 리스트 항목이 두 번째 리스트 필드에 제공될 항목을 결정합니다. 다중 레벨 리스트는 리스트 편집 페이지에서 구성됩니다. 사용자 정의 필드 페이지의 단일 행에 다중 레벨 리스트가 표시됩니다.

직원이 지역 및 부서 정보를 경비에 입력하기를 원합니다. 사용자가 선택한 지역에 따라 사용 가능한 부서가 달라지기를 원합니다. 새 필드 추가 페이지에서, 지역을 첫 번째 리스트 또는 상위 리스트로, 부서를 하위 리스트 또는 하위 레벨 리스트로 설정하여 다중 레벨 리스트를 생성합니다. 추가를 클릭하여 리스트를 다중 레벨의 계층구조 서식으로 연결합니다. 필드는 첫 번째로 표시되는 지역 필드와 다음으로 표시되는 부서 필드를 포함하는 서식으로 표시됩니다. 경비 리포트를 작성할 때, 사용자가 우선 지역 리스트를 선택하지 않으면 부서 리스트를 선택할 수 없습니다.

다중 레벨 리스트 필드를 추가하는 방법:

  1. 새 필드 추가 페이지에서 다중 레벨 리스트를 클릭합니다.

  2. 추가를 클릭합니다.

  3. 다중 레벨 리스트 사용 섹션에서 화면 정보를 읽고 다중 레벨 리스트 다이어그램을 확인합니다.

  4. 다음을 클릭합니다.

  5. 1. 필드 이름 필드에서, 리스트에 대한 필드 레이블을 입력하거나 선택합니다.

  6. 2. 필드 이름 필드에서, 하위 레벨 리스트에 대한 필드 레이블을 입력하거나 선택합니다.

  7. 더 많은 리스트 레벨을 추가하려면 다른 단계 추가 아이콘을 클릭합니다. 최대 5개의 리스트 레벨을 추가할 수 있습니다.

  8. 제거를 클릭하여 리스트 레벨을 제거합니다.

  9. 구조를 생성하고 나서 추가를 클릭합니다.

  10. 리스트 항목 추가를 클릭하여 새 필드에 대한 리스트 선택을 추가합니다. 리스트 편집 페이지가 나타납니다. 사용자 정의 필드 페이지에 새로운 다중 레벨 리스트 필드가 단일 행으로 표시됩니다.

필드 이동

필요한 사용자 정의 필드를 생성한 후, 고급 뷰로 전환하여 사용자 정의 필드 페이지에 표시되는 순서를 변경할 수 있습니다.

필드 이동 방법:

  1. 사용자 정의 필드 페이지에서 고급 뷰로 전환을 클릭합니다.

  2. 리스트에서 필드를 다시 배치하려면 이동할 필드의 행에서 위쪽 및 아래쪽 화살표를 클릭합니다.

필드 삭제

필드 삭제를 선택하면 해당 필드의 데이터가 되돌릴 수 없게 삭제되고 복구되지 않는다는 점에 유의하십시오.

필드 삭제 방법:

  1. 사용자 정의 필드 페이지에서 삭제할 필드의 행에서 삭제를 클릭합니다.

  2. 확인란을 선택하여 필드를 삭제하면 해당 필드에 연결된 모든 데이터가 되돌릴 수 없게 삭제됨을 이해함을 수락합니다.

  3. 영구적으로 삭제를 클릭하여 필드를 제거합니다.