Документы
Представление документов является центральным репозитарием для хранения или совместного использования файлов и веб-сайтов. Функции представления документов можно использовать для публикации, совместного использования и извлечения файлов и содержимого веб-сайта, а также для управления отображением контента.
Отправка файлов в представление документов
Выполнить отправку файлов или указать URL для добавления в представление документов можно, щелкнув "Добавить элемент". Затем введите описание файла или веб-сайта, настройте доступ и укажите, следует ли отправлять уведомление о публикации по электронной почте.
Файл может быть любым файлом, сохраненным на жестком диске или в сетевой папке. По умолчанию система разрешает загружать файлы следующих типов или со следующими расширениями: .XLS, XLT, .DOC, .DOT, .PPT, .POT, .XML, .MHT, .MHTML, .XLSX, .XLSM, .XLSB, .ZIP, .PDF, .PPTX, .PPTM, .POTX, .POTM, .DOCX, .DOCM, .DOTX, .DOTM, .CDM, .TDM, .PNG, .GIF, .JPG, .CSS, .MRC.
Администраторы могут изменить параметр среды DEFAULT_EXTENSIONS для добавления других типов файлов. Например, по умолчанию файлы с расширением .TXT не поддерживаются. Администраторы могут добавить это расширение в параметр. Дополнительные сведения см. в Руководстве по внедрению SAP Business Planning and Consolidation 10.0.
Администраторы должны провести тщательную оценку перед разрешением для любого пользователя таких типов файлов, как .HTM и .HTML. Рекомендуется избегать использования этих расширений.
Просмотр контента и управление им
Опубликованные файлы и веб-сайты отображаются в списке и фильтруются по контексту пользователя, правам пользователя на просмотр информации и любым установленным вручную фильтрам. С файлами и веб-сайтами в представлении документов можно выполнить следующие действия:
Элемент можно просмотреть дважды щелкнув его заголовок. Если элемент является веб-сайтом, он открывается в новом окне браузера. Если элемент является документом, отображается диалоговое окно Сохранить/открыть.
Документы, связанные с данными, характеризуются, как имеющие контекст модели. Например, документ Microsoft Word может быть связан с определенным отчетом. Если необходимо просмотреть отчет и что-либо с ним связанное, выберите конкретный контекст. Отображаются релевантные отчеты и документы.
Можно отсортировать список по столбцу или строке. Щелкните соответствующий заголовок.
Можно категоризировать, сортировать и фильтровать документы в списке Документы по следующим элементам:
Тип и подтип документа
Контекст модели
Права доступа
Дата
В списке Документы можно отфильтровать элементы для просмотра подмножества файлов, щелкнув Фильтр.
Можно присвоить документу тип и подтип для упрощения сортировки и фильтрации. Типы документов определяются администраторами. Подтипы определяются пользователями при отправке документа.
Элементы, опубликованные в представлении документов, можно необратимо удалить, выбрав один или несколько элементов и щелкнув Удалить.
Для публикации или просмотра документов в представлении документов выберите Документы на домашней странице.