Documents

Utilisation

La vue Documents est un référentiel central permettant d'archiver et de partager des fichiers et des sites Web. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de la vue Documents pour enregistrer, partager et extraire des fichiers ou du contenu d'un site Web et pour gérer l'affichage de ce contenu.

Fonctionnalités

Enregistrement de fichiers dans la vue Documents

Vous pouvez enregistrer des fichiers ou indiquer une URL à ajouter à la vue Documents en cliquant sur Ajouter un élément. Vous décrivez ensuite le fichier ou site Web, définissez l'accès et déterminez si vous voulez ou non envoyer un e-mail de notification concernant l'enregistrement.

Le fichier peut être tout type de fichier enregistré sur un disque dur ou sur un dossier du réseau. Par défaut, le système vous permet de télécharger des fichiers des types suivants, ou des extensions suivantes : .XLS, XLT, .DOC, .DOT, .PPT, .POT, .XML, .MHT, .MHTML, .XLSX, .XLSM, .XLSB, .ZIP, .PDF, .PPTX, .PPTM, .POTX, .POTM, .DOCX, .DOCM, .DOTX, .DOTM, .CDM, .TDM, .PNG, .GIF, .JPG, .CSS, .MRC.

Remarque

Les administrateurs peuvent modifier le paramètre d'environnement DEFAULT_EXTENSIONS pour ajouter d'autres types de fichiers. Par exemple, par défaut, les fichiers ayant une extension .TXT ne sont pas pris en charge. Les administrateurs doivent ajouter cette extension au paramètre. Pour de plus amples détails, voir le Guide d'implémentation 10.0 de SAP Business Planning and Consolidation.

Les administrateurs doivent réfléchir avant d'activer les types de fichiers tels que .HTM et .HTML pour un utilisateur. Nous vous recommandons d'éviter ces extensions.

Visualisation et gestion du contenu

Les fichiers et sites Web enregistrés s'affichent dans une liste et sont filtrés par un contexte utilisateur, les droits d'information de cet utilisateur et tout autre filtre manuel défini. Vous pouvez exécuter les actions suivantes avec les fichiers et sites Web dans la vue Documents :

  • Vous pouvez afficher un élément en double-cliquant sur son titre. Si l'élément est un site Web, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Si l'élément est un document, la boîte de dialogue Enregistrer/Ouvrir apparaît.

  • Les documents associés à des données sont caractérisés par un contexte de modèle. Par exemple, un document Microsoft Word peut être associé à un rapport particulier. Si vous souhaitez afficher un rapport et tout ce qui lui est associé, sélectionnez un contexte particulier. Les rapports et documents pertinents sont affichés.

  • Vous pouvez trier la liste par colonne ou par ligne. Cliquez sur l'en-tête approprié.

  • Vous pouvez classifier, trier et filtrer des documents de la liste Documents par :

    • type et sous-type de document ;

    • contexte de modèle ;

    • droits d'accès ;

    • date.

  • Vous pouvez filtrer les éléments de la liste Documents pour afficher un sous-ensemble des fichiers en cliquant sur Filtrer.

  • Vous pouvez affecter un type et un sous-type de document pour faciliter le tri et le filtrage. Les administrateurs définissent les types de document. Les sous-types sont définis par les utilisateurs lors de l'enregistrement du document.

  • Vous pouvez supprimer définitivement les éléments que vous avez enregistrés dans la vue Documents en sélectionnant un ou plusieurs éléments et en cliquant sur Supprimer.

Activités

Pour enregistrer ou afficher des documents dans la vue Documents, sélectionnez Documents depuis la page d'accueil.