Einrichten des Arbeitsstatus

Die Sperrung des Datenbereichs wird durch mehrere Dimensionen je Modell definiert, die aus einer Eigentümerdimension und einer Reihe anderer Dimensionen bestehen. Die OWNER-Eigenschaft einer Eigentümerdimension definiert den Arbeitsstatus-Eigentümer, der die Arbeitsstatus anpassen kann.

Wenn Sie den Arbeitsstatus einrichten, legen Sie Folgendes fest:

• Arbeitsstatus – physischer Status der Daten, die entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen angepasst, d. h. entsperrt, übermittelt und genehmigt, werden können.

• Sicherheitsstufe – die Benutzer oder Teams, die Daten im System ändern können; die Optionen sind Alle, Keine (für alle gesperrt), Manager und Eigentümer (siehe Berechtigungen zur Datenänderung weiter unten).

  Die Benutzer oder Teams, die den Arbeitsstatus ändern können, d. h. Eigentümer, Manager oder Eigentümer und Manager (siehe Berechtigungen zur Arbeitsstatuseinstellung weiter unten).

• Zulässige Datenerfassungsmethode – die Art und Weise, in der Benutzer Daten erfassen und aktualisieren (siehe Datenerfassungsmethode weiter unten).

• Push – entspricht dem Kontrollkästchen Für alle Nachfolger. Beim Einstellen von Arbeitsstatus können Sie mit dieser Option einen Arbeitsstatus für alle nachfolgenden Elemente eines Elements setzen. Das ausgewählte übergeordnete Element ist davon nicht betroffen.

Nachdem Sie die Arbeitsstatus festgelegt haben, können andere Benutzer damit einer aktuellen Ansicht einen Status zuweisen und ihre Daten zur Prüfung, Genehmigung usw. sperren. Beispielsweise kann Ihr Geschäftsprozess für den Monatsabschluss erfordern, dass ein bestimmter Datensatz gesperrt wird, sodass korrekte Monatsabschlussberichte erstellt werden können. Nach einer Datenübertragung setzt der Eigentümer den Arbeitsstatus auf Vorgelegt mit der Sicherheitsstufe Keine. Damit werden die Datenschnittmengen für weiteres Vorlegen gesperrt.

Berechtigungen zur Datenänderung

Sie können festlegen, wer zur Datenänderung im System berechtigt ist:

• Alle – Alle Benutzer mit den entsprechenden Element-Zugriffsrechten können Daten ändern.

• Keine – Niemand kann die Daten ändern.

• Manager – Nur Manager (Elemente des übergeordneten Eigentümerknotens) können Daten ändern.

• Eigentümer – Nur Eigentümer können Daten ändern.

Berechtigungen zur Arbeitsstatuseinstellung

Sie legen fest, wer den Arbeitsstatus für einen Datenbereich auf einen bestimmten Status setzen kann:

• Beide – der Eigentümer der spezifischen Element-ID und der Eigentümer des übergeordneten Elements der spezifischen Element-ID

• Eigentümer – der Eigentümer der spezifischen Element-ID

• Manager – der Eigentümer des übergeordneten Elements der spezifischen Element-ID

Eigentümer/Manager bestimmen

• Ein Manager ist der Eigentümer eines übergeordneten Elements.

• Eigentümer übergeordneter Elemente agieren als Eigentümer für die ID dieses spezifischen übergeordneten Elements.

• Eigentümer von übergeordneten Elementen agieren als Manager für ihre direkt untergeordneten Elemente – der Eigentümer des übergeordneten Elements kann jeden spezifischen Arbeitsstatus eines direkt untergeordneten Elements ändern, das wiederum sowohl ein übergeordnetes als auch ein Basiselement sein kann.

• Wenn die Option Für alle Nachfolger verwendet wird, kann der Eigentümer eines übergeordneten Knotenelements alle untergeordneten Elemente auf allen darunter liegenden Ebenen aktualisieren.

• Eigentümer von Basiselementen agieren ausschließlich als Eigentümer.

• Elemente (an der Spitze der Hierarchie), die über kein übergeordnetes, aber untergeordnete Elemente verfügen, agieren als Eigentümer und als ihr eigener Manager.

ControlledBy-Regel

• Ein Eigentümer wird durch nur eine Dimensionshierarchie definiert, die OWNER-Dimension.

• Ein Arbeitsstatus kann in dem Fall, dass der Manager nicht die Option Für alle Nachfolger verwendet, für eine einzelne spezifische Element-ID gesetzt werden.

• Ein Arbeitsstatus kann in dem Fall, dass der Manager die Option Für alle Nachfolger verwendet, für eine Reihe von Element-IDs gesetzt werden.

Arbeitsstatus setzen

• Wenn der Benutzer als Eigentümer agiert, kann er einen Arbeitsstatus wählen, der vom Eigentümer oder von Eigentümer und Manager gesteuert wird.

• Wenn der Benutzer als Eigentümer agiert und kein übergeordnetes Element zum ausgewählten Element vorhanden ist, agiert der Eigentümer gleichzeitig als Manager (Spitze der Hierarchie) und kann einen Arbeitsstatus setzen, der vom Eigentümer, Manager oder Eigentümer und Manager gesteuert wird.

• Wenn der Benutzer Eigentümer des übergeordneten Elements in der Rolle des Managers ist, kann er die Option Für alle Nachfolger verwenden (um den Arbeitsstatus an die untergeordneten Elemente weiterzugeben). Diese Option gilt nicht für ein Basiselement – die Eigentümerrolle.

Regeln zur Reihenfolge von Arbeitsstatus

• Sie können Arbeitsstatus in der Vorwärts- (progressiv) oder Rückwärtsrichtung (regressiv) setzen.

• Für einen Benutzer, der als Eigentümer agiert, spielt die Reihenfolge eine Rolle.

  • Der Benutzer kann nur den nächsten Arbeitsstatus (vorwärts) setzen, der vom Eigentümer oder Eigentümer und Manager gesteuert wird.

  • Der Benutzer kann nur den vorherigen Arbeitsstatus (rückwärts) setzen, der vom Eigentümer oder Eigentümer und Manager gesteuert wird.

  • Der Benutzer kann keinen Arbeitsstatus wählen, der einen vom Manager gesteuerten Arbeitsstatus überspringt – weder vorwärts noch rückwärts.

• Für einen Benutzer, der als Manager agiert, spielt die Reihenfolge keine Rolle.

  • Der Benutzer kann nur einen Arbeitsstatus wählen, der vom Manager oder Eigentümer und Manager gesteuert wird – entweder vorwärts oder rückwärts.

  • Der Benutzer kann einen Arbeitsstatus wählen, der einen vom Eigentümer gesteuerten Arbeitsstatus überspringt – entweder vorwärts oder rückwärts.

• Wenn Sie nur alle Datensätze der Nicht-OWNER-Dimensionen aufklappen und den aktuellen Arbeitsstatus zu jedem Datensatz finden, überprüft das Modell jeden einzelnen aufgeklappten Datensatz auf die Regeln. Wenn die Prüfung bei einem Datensatz negativ ausfällt, wird die gesamte Abfrage ignoriert.

Bottom-Up-Regel

• Der Arbeitsstatus eines übergeordneten Elements kann nicht höher sein als der seiner untergeordneten Elemente. Hier ist die Reihenfolge ausschlaggebend.

  • Die Reihenfolge der Arbeitsstatus wird von oben nach unten auf dem Arbeitsstatuscode-Bildschirm festgelegt. Der erste Code ist 0, der nächste 1 usw.

  • Ein untergeordnetes Element kann einen Arbeitsstatus haben, der höher als der oder gleich dem des übergeordneten Elements ist.

• Für einen Benutzer, der als Eigentümer fungiert:

  • Wenn ein untergeordnetes Element auf Vorgelegt gesetzt ist, kann sein übergeordnetes Element nicht auf Genehmigen gesetzt werden.

  • Wenn ein oder mehrere untergeordnete Elemente einen Arbeitsstatus haben, der niedriger ist als der des übergeordneten Elements (vorwärts), wird eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Wenn der Arbeitsstatus des übergeordneten Elements höher ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie versuchen, den Arbeitsstatus eines untergeordneten Elements zu verringern (rückwärts).

• Die o. g. Regeln gelten auch, wenn der Benutzer als Manager agiert, d. h. wenn Für alle Nachfolger gewählt ist oder der Manager einen spezifischen Arbeitsstatus für das untergeordnete Element setzt.

• Für alle aufgeklappten Datensätze (Nicht-Eigentümerdimensionen) wird das direkt übergeordnete Element daraufhin geprüft, ob es einen Arbeitsstatus hat, der niedriger als der oder gleich dem seiner untergeordneten Elemente ist. Wenn die Prüfung bei einem der untergeordneten Elemente fehlschlägt, schlägt sie für alle fehl.

Datenerfassungsmethode

Sie können die Sicherheitsstufe folgender Bereiche von Business Planning and Consolidation steuern:

• Datenmanager (DM) – steuert die Dateneingabe durch das Ausführen eines Kopieren-, Importieren- oder Verschieben-Pakets.

• Journale (JRN) – steuert die Dateneingabe durch das Übermitteln von Journalbuchungen.

• Manueller Eintrag (MAN) – steuert die Dateneingabe beim Erstellen von Arbeitsblättern manuell.

• Kommentare (COM) – steuert die Dateneingabe durch das Übermitteln von Kommentaren (unstrukturierte Daten).

• Dokumente (DOCS) – steuert das Übermitteln von Dokumenten mit Modellkontext an die Dokumentansicht (unstrukturierte Daten).

Arbeitsstatus definieren

Arbeitsstatus werden für die gesamte Umgebung definiert, nicht je Modell.

Es besteht zwar keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der Arbeitsstatus, die Sie erstellen können, aber es gibt eine praktische Grenze.

Es gibt einen Standardarbeitsstatus, der an erster Stelle stehen muss. Er hat den internen Code 0 und wird vom Manager und Eigentümer gesteuert (ControlledBy ist auf Eigentümer und Manager) gesetzt. Sie können die Aktualisierungsmethode für diesen Status ändern, aber nicht die Reihenfolge oder den ControlledBy-Wert.

Der Standardarbeitsstatus lässt ein benutzerspezifisches Verhalten für die Umgebung zu. Beispiel:

• LOCKED für alle Methoden bedeutet das Verhindern aller Datenaktualisierungen, bis der Arbeitsstatus auf den nächsten Status übergegangen ist (1).

• ALL für alle Methoden bedeutet, dass alle Daten aktualisiert werden können. Dies ist das Standardverhalten.

• SETUP gilt für alle (ALL) Modelle in der Umgebung.

• WRITEBACK führt immer eine Prüfung auf Sperren aus; wenn in der Sperrentabelle keine Sperren vorliegen, verhält sich das System gemäß dem eingerichteten Status (0).

Sie können die Reihenfolge der Arbeitsstatus ändern. Wenn Sie das tun, löscht das System alle Sperren für alle Modelle in der Umgebung. Durch das Löschen von Status werden auch alle Sperren gelöscht. Das Hinzufügen von Status am Ende der Liste und das Ändern einer Statusdefinition haben keine Auswirkungen auf die vorhandenen Sperren, können sich aber auf Benutzer auswirken. Es wird empfohlen, diese Änderungen nur im Rahmen der Testphase einer Systemimplementierung vorzunehmen.

Arbeitsstatusregeln

Beachten Sie, dass sich in diesem Abschnitt der Begriff "Element" auf die Elemente der Eigentümerdimension bezieht.

Die folgenden Regeln beschreiben das Verhalten des Arbeitsstatus:

• Die Standardmethode für die Arbeitsstatusverwaltung ist Bottom-Up (von unten nach oben). Das heißt, der Status eines übergeordneten Elements kann nicht höher sein als der der dazugehörigen untergeordneten Elemente.

• Der höchste Status, der für ein übergeordnetes Element gesetzt werden kann, ist der niedrigste Status seiner direkt untergeordneten Elemente.

• Wenn der Status eines übergeordneten Elements auf Gesperrt gesetzt ist, können die untergeordneten Elemente nicht entsperrt werden.

• Der niedrigste Status, der für ein untergeordnetes Element gesetzt werden kann, ist der Status seines direkt übergeordneten Elements. Wenn zum Beispiel der Status des übergeordneten Elements Vorgelegt ist, muss der Status des untergeordneten Elements mindestens Vorgelegt sein.

• Der Eigentümer einer Entität kann den Arbeitsstatus auf jeden Status setzen, der als Eigentümerstatus festgelegt wurde, wobei Eigentümerstatus bedeutet, dass der Status vom Eigentümer oder vom Eigentümer und Manager gesteuert wird.

• Der Manager einer Entität kann den Arbeitsstatus auf jeden Status setzen, der als Managerstatus festgelegt wurde, wobei Managerstatus bedeutet, dass der Status vom Manager oder vom Eigentümer und Manager gesteuert wird.

• Ein Manager ist der Eigentümer eines übergeordneten Elements. Der Eigentümer eines übergeordneten Elements ist der Manager aller seiner nachfolgenden Elemente.

• Wenn die übergeordneten Elemente mehrerer Dimensionen gesperrt werden, gilt dies für alle Elemente unter allen übergeordneten Elementen; insbesondere wird das kartesische Produkt als gesperrt abgelegt. In der folgenden Tabelle sind beispielsweise die Sperren zu sehen, die gesetzt werden, wenn alle untergeordneten Elemente von entity:p1, category:actual und time 2016.Q1 einbezogen werden.

  Entität	Kategorie	Zeit	Arbeitsstatus
  Child1	Ist	2016.Jan	Upload
  Child2	Ist	2016.Jan	Upload
  Child1	Ist	2016.Feb	Upload
  Child2	Ist	2016.Feb	Upload
  Child1	Ist	2016.Mar	Upload
  Child2	Ist	2016.Mar	Upload

• Wenn Sie die Reihenfolge von Arbeitsstatuscodes im Admin-Client neu ordnen, werden alle Sperren gelöscht. Dies gilt auch für das Löschen eines Arbeitsstatus.

• Der Wert eines übergeordneten Elements für eine Nicht-Eigentümerdimension wird nicht gespeichert. Wenn der Benutzer ein übergeordnetes Element für eine Nicht-Eigentümerdimension wählt, wird dieses für alle Basiselemente aufgeklappt, und nur diese werden gespeichert.

• Der Wert eines übergeordneten Elements für die Eigentümerdimension wird gespeichert. In der folgenden Tabelle wird z. B. gezeigt, was für entity:p1, category:actual und time 2016.Q1 gespeichert wird.

  Entität	Kategorie	Zeit	Arbeitsstatus
  P1	Ist	2016.Jan	Upload
  P1	Ist	2016.Feb	Upload
  P1	Ist	2016.Mar	Upload

• Wenn das Modell beim Anwenden von Regeln einen Fehler feststellt, wird die gesamte Benutzerabfrage abgelehnt. In diesem Fall werden keine Datensätze aktualisiert.

Benachrichtigungen per E-Mail an die Eigentümer und Manager senden

Das System kann Benachrichtigungen per E-Mail an die entsprechenden Eigentümer und Manager senden, wenn sich ein Arbeitsstatus ändert.

Die Empfänger-E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen werden im Business Warehouse definiert. Um die Standard-E-Mail-Adresse eines Eigentümers oder Managers hinzuzufügen oder zu ändern, führen Sie als Administrator die Transaktion SU01 aus, wählen den Namen des Benutzers und geben auf der Registerkarte Adresse eine E-Mail-Adresse ein. Um sicherzustellen, dass die E-Mails automatisch versendet werden, müssen über Transaktion SCOT korrekte SMTP-Einstellungen konfiguriert werden. Genauere Informationen dazu finden Sie im Leitfaden für die SMTP-Konfiguration.

Anschließend können Sie eine Vorlage für E-Mail-Benachrichtigungen erstellen und die Benachrichtigung für Arbeitsstatusänderungen im Web-Client von Planning and Consolidation aktivieren, indem Sie auf der Seite Arbeitsstatuseinstellungen die Option Benachrichtigungen und dort E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren wählen. Sie können entweder direkt die Standard-Benachrichtigungsvorlage verwenden oder selbst eine neue Benachrichtigung erstellen.

Sie erstellen einen Arbeitsstatus, z. B. Entsperrt, Vorgelegt oder Genehmigt, um die verschiedenen Status in der Datenerfassung während Ihrer Geschäftstätigkeiten abzubilden. In Business Planning and Consolidation gibt es keine vordefinierten Arbeitsstatus.

Rufen Sie den Administrationsbildschirm auf, und wählen Sie im Bereich Funktionsumfang die Option Arbeitsstatus  Neu.

Sie können mit den Auf- und Abwärtspfeilen die Reihenfolge ändern, in der die Arbeitsstatus im System angezeigt werden.

Sie können einen Arbeitsstatus, der aktuell nicht verwendet wird, löschen, indem Sie ihn markieren und Löschen wählen.

In der unteren Hälfte des Arbeitsstatusbildschirms können Sie Einstellungen zu Datensperren nach Modell aktivieren und anzeigen. Um die Einstellungen für ein Modell zu aktivieren oder zu ändern, markieren Sie das Modell und wählen Bearbeiten. Sie können die Datensperre aktivieren und die Dimensionen für die Sperrung des Prozesskontexts auswählen, oder Sie können die Datensperre deaktivieren.