Dokumente
Die Dokumentansicht ist ein zentrales Repository zum Ablegen und zur gemeinsamen Nutzung von Dateien und Websites. Die Dokumentansicht bietet Funktionen zum Übermitteln, Abrufen und zur gemeinsamen Nutzung von Dateien oder Websiteinhalten sowie zum Verwalten der Anzeige von Inhalten.
Dateien an die Dokumentansicht übermitteln
Sie können Dateien an die Dokumentansicht übermitteln oder eine URL zur Dokumentansicht hinzufügen, indem Sie „Objekt hinzufügen“ wählen. Anschließend beschreiben Sie die Datei oder die Website, legen den Zugriff fest und geben an, ob eine E-Mail-Benachrichtigung über die Übermittlung versendet werden soll.
Bei der Datei kann es sich um eine beliebige Datei handeln, die sich auf einer Festplatte oder in einem Netzwerkordner befindet. Standardmäßig sind folgende Dateitypen bzw. Dateierweiterungen für das Hochladen im System zulässig: .XLS, .XLT, .DOC, .DOT, .PPT, .POT, .XML, .MHT, .MHTML, .XLSX, .XLSM, .XLSB, .ZIP, .PDF, .PPTX, .PPTM, .POTX, .POTM, .DOCX, .DOCM, .DOTX, .DOTM, .CDM, .TDM, .PNG, .GIF, .JPG, .CSS, .MRC.
Administratoren können den Umgebungsparameter DEFAULT_EXTENSIONS ändern, um andere Dateitypen hinzuzufügen. So werden beispielsweise Dateien mit der Erweiterung .TXT standardmäßig nicht unterstützt. Diese Erweiterung muss dem Parameter vom Administrator hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden für SAP Business Planning and Consolidation 10.0.
Der Administrator sollte die Dateitypen .HTM und .HTML erst nach gründlicher Auswertung für Benutzer aktivieren. Wir empfehlen, von der Verwendung dieser Erweiterungen abzusehen.
Inhalte anzeigen und verwalten
Übermittelte Dateien und Websites werden in einer Liste angezeigt und durch den Kontext und die Anzeigeberechtigungen eines Benutzers für Informationen sowie alle manuell gesetzten Filter eingeschränkt. In der Dokumentansicht haben Sie folgende Möglichkeiten für Dateien und Websites:
Sie können ein Element anzeigen, indem Sie einen Doppelklick auf seinen Titel ausführen. Wenn es sich bei dem Element um eine Website handelt, wird diese in einem neuen Browserfenster geöffnet. Wenn es sich dabei um ein Dokument handelt, wird das Dialogfeld Speichern/Öffnen angezeigt.
Dokumente, die mit Daten verknüpft sind, sind als Dokumente mit einem Modellkontext gekennzeichnet. Beispielsweise könnte ein Microsoft-Word-Dokument mit einem bestimmten Bericht verknüpft sein. Wenn Sie einen Bericht und alles, was diesem Bericht zugeordnet ist, anzeigen möchten, wählen Sie einen bestimmten Kontext. Daraufhin werden die entsprechenden Berichte und Dokumente angezeigt.
Sie können die Liste nach Spalten oder Zeilen sortieren. Wählen Sie die entsprechende Überschrift.
In der Liste Dokumente können Sie Dokumente nach folgenden Elementen kategorisieren, sortieren und filtern:
Dokumenttyp und Dokumentsubtyp
Modellkontext
Zugriffsrechte
Datum
Sie können die Elemente in der Liste Dokumente filtern, um eine Teilmenge der Dateien anzuzeigen. Wählen Sie dazu Filtern.
Sie können Dokumenttypen und Dokumentsubtypen zuordnen, um das Sortieren und Filtern zu erleichtern. Die Dokumenttypen werden vom Administrator definiert. Die Dokumentsubtypen werden vom Benutzer bei der Übermittlung definiert.
Sie können Objekte, die Sie an die Dokumentansicht übermittelt haben, permanent löschen. Wählen Sie dazu ein oder mehrere Objekte aus, und wählen Sie Löschen.
Um Dokumente an die Dokumentansicht zu übermitteln oder in der Dokumentansicht anzuzeigen, wählen Sie auf der Startseite Dokumente.