Erstellen von Journalvorlagen

Eine Journalvorlage umfasst folgende Elemente:

• Köpfe

  • Kopfdimensionen, bei denen es sich um feste, konstante Dimensionen für sämtliche Journale in einem Modell handelt.

    Die in einer Journalvorlage festgelegten Kopfdimensionen werden zu Seitenschlüsseln für die auf dieser Vorlage basierenden Journalbuchungen. Der Vorlagenkopf muss immer eine Dimension enthalten. Modelldimensionen, die nicht Teil des Vorlagenkopfs sind, werden zu Detaildimensionen, denen Benutzer beim Erstellen einer Journalbuchung Positionen hinzufügen.

  • Zusätzliche Kopfelemente enthalten erläuternde Informationen, die zusammen mit der Journalbuchung gespeichert werden. Bei diesen Elementen handelt es sich um Felder (auf 60 Zeichen begrenzt, freie Texteingabe) oder Listen mit Einträgen, in denen Benutzer eine Auswahl treffen können. Alternativ kann ein zusätzlicher Kopf als Datum festgelegt werden.

    Das Hinzufügen zusätzlicher Kopfelemente ist beim Erstellen einer Vorlage nicht zwingend erforderlich. Wenn solche Elemente in einer Vorlage enthalten sind, müssen die Benutzer dort keine Werte eingeben bzw. auswählen. Die maximale Länge eines zusätzlichen Kopfelements beträgt 20 Zeichen.

  • Detaildimensionen sind die übrigen Dimensionen, die zum Ändern der Modelldaten über die Journalbuchung erforderlich sind. Die Dimensionen „Konto“ und „Bewegung“ sind immer im Detailbereich einer Vorlage enthalten.

    Detaildimensionen sind in Spalten aufgebaut, sodass jede Zeile unter dem Namen der Dimension zu einer Detailzeile wird. Sie geben Elemente für jede der Dimensionen und den Soll- oder Habenbetrag für diese Detailzeile ein. Die maximale Anzahl von Detailzeilen wird beim Erstellen der Journalbuchung festgelegt.

    Es stehen zwei Zusatzoptionen für Detail-Kopfdimensionen zur Verfügung:

    • Durch Entität ausgeglichen: Wenn Sie diese Option auswählen, müssen für jede Entität in der Journalbuchung der Soll- und der Habenbetrag gleich sein.

    • Durch Währung ausgeglichen: Wenn Sie diese Option auswählen, müssen für jede Währung in der Journalbuchung der Soll- und der Habenbetrag gleich sein. Eine Journalbuchung kann mehrere Berichtswährungen enthalten.

  Hinweis

  Wenn Sie bereits eine Journalvorlage erstellt haben, werden durch das Erstellen einer neuen Vorlage, die die Struktur der Journaleinträge ändert, die alte Vorlage und alle mit dieser Vorlage verknüpften Journaleinträge gelöscht. Dabei wird auch Ihr Audit-Pfad entfernt, jedoch bleiben die Änderungen, die durch übermittelte Journalbuchungen an den Modelldaten (InfoProvider-Daten) vorgenommen wurden, erhalten. Wenn Sie die Journalvorlage erneut erstellen, werden alle Bewegungsdaten gelöscht. Wenn Sie hingegen eine oder mehrere Dimensionen aus einem Modell entfernen, wird die entsprechende Journalvorlage automatisch aktualisiert, und die Journalbuchungen bleiben erhalten. Wenn Sie die Journalvorlage neu erstellen, aber die Struktur der Vorlage nicht ändern (d. h., wenn alle Kopf- und Detaildimensionen unverändert bleiben), haben Sie die Möglichkeit, die vorhandenen Journalbuchungen beizubehalten.

• Regeln für erneutes Öffnen

  Legen Sie Umrechnungsinformationen für die beim erneuten Öffnen verwendeten Dimensionen fest. Weitere Informationen finden Sie unter Regeln für erneutes Öffnen von Journalen.

Um eine Journalvorlage für ein Modell zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Administration, und wählen Sie im Bereich Funktionsumfang die Option Journale.

2. Wählen Sie die Zeile mit dem Modell aus, für das Sie eine Journalvorlage erstellen möchten, und wählen Sie in der Symbolleiste die Option Neu.

3. Wählen Sie Kopfdimensionen aus, und ändern Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Kopf- und Detaildimensionen.

4. Fügen Sie gegebenenfalls zusätzliche Kopfelemente hinzu.

   Um in einer Vorlage zusätzliche Kopftextfelder zu erstellen und die Kopftextfelder in Auswahlfelder zu ändern, definieren Sie Unterelemente für eines der zusätzlichen Kopfelemente.

5. Legen Sie Regeln für das erneute Öffnen fest.

6. Speichern Sie, und schließen Sie das Fenster.