FunktionsdokumentationBelegarchivierung

 

Archivierung von Belegen bedeutet, dass Sie die Daten aus der Datenbank löschen und in das Dateisystem auslagern. Vom Dateisystem aus können Sie die Daten dann in externen Archiven ablegen. Dadurch können Sie die Datenbank in regelmäßigen Abständen entlasten. Die Archivierung ist in zwei Schritten realisiert. Im ersten Schritt schreiben Sie die Daten in eine Archivdatei im Dateisystem. Danach löschen Sie die Daten auf der Basis dieses Archivs aus der Datenbank. Auf Daten, die Sie in die Archivdatei im Dateisystem ausgelagert haben, ist ein Zugriff noch möglich. Werden Daten wieder in der Datenbank benötigt, weil zum Beispiel Änderungen erforderlich sind oder die Daten versehentlich archiviert wurden, können Sie Archive auch zurückladen.

Voraussetzung

Damit ein Beleg archiviert werden kann, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • Alle Geschäftspartnerpositionen sind ausgeglichen.

  • Die im Customizing vorgegebene Verweildauer ist abgelaufen.

    Die Verweildauer hinterlegen Sie pro Belegart im Customizing des Vertragskontokorrents unter Anfang des Navigationspfads Grundfunktionen Navigationsschritt Buchungen und Belege Navigationsschritt Archivierung Navigationsschritt Belegartenlaufzeit festlegen Ende des Navigationspfads . Oder wählen Sie in der Transaktion SARA Anfang des Navigationspfads Springen Navigationsschritt Customizing Ende des Navigationspfads

  • Die Archivinfostruktur für Belege ist aktiv.

Eine detaillierte Aufstellung aller Prüfungen, die vor der Archivierung erfolgen, finden Sie in der Dokumentation zum Archivierungsprogramm.

Um die Archivierung im Hintergrund auszuführen, benötigen Sie jeweils eine Variante, in der Sie die Parameter für den Programmlauf hinterlegen.

Funktionsumfang

Bei der Belegarchivierung im Vertragskontokorrent können Sie Belege und zugehörige Ausgleichsbelege nur in einer vorgegebenen Reihenfolge archivieren. Eine vollständige Darstellung des Ausgleichsbelegs im System ist nur möglich, wenn die durch ihn ausgeglichenen Positionen noch in der Datenbank verfügbar sind. Eine umgekehrte Abhängigkeit besteht nicht. Deshalb archiviert ein Archivierungslauf zunächst alle Ausgleichsbelege, die ihre Verweildauer überschritten haben. In einem weiteren Archivierungslauf können dann die Belege mit den zugehörigen ausgeglichenen Positionen archiviert werden. Die Archivierung der Belege des Vertragskontokorrents erfolgt mit dem SAP-Standardwerkzeug für die Archivierung. Das Archivierungsobjekt für die Belegarchivierung ist FI_MKKDOC. Die zugehörigen Programme sind:

  • Archivieren der Belege: RFKKAR10

  • Löschen der Belege: RFKKAR11

  • Rückladen der Belege: RFKKAR12

Ausgangspunkt für alle Aktivitäten im Rahmen der Archivierung ist die Transaktion SARA für die Archivadministration.

Aktivitäten

Machen Sie sich zunächst mit den Grundlagen der Archivierung vertraut (siehe Dokumentation zur Datenarchivierung in der Dokumentation von SAP NetWeaver). Um die Archivierung vorzunehmen, wählen Sie einen der folgenden Pfade:

  • Rollen

    Anfang des Navigationspfads Archivierung (SAP_FI_CA_ARCHIVING) Navigationsschritt Belegarchivierung Ende des Navigationspfads

  • SAP-Menü

    Anfang des Navigationspfads Period. Arbeiten Navigationsschritt Daten archivieren Navigationsschritt Belege Ende des Navigationspfads

Im Rahmen Aktionen sind die Programme zur Archivierung der Belege im Vertragskontokorrent enthalten.