Verwendung

Bei Genehmigungsverfahren für erfasste Arbeitszeiten besteht oft die Anforderung, die Menge der zu genehmigenden Daten auf diejenigen zu beschränken, die besonders sensibel sind und deshalb kontrolliert werden müssen. Um diese Anforderung mit dem Arbeitszeitblatt abzubilden, steht Ihnen die Funktion Ausnahmegenehmigung zur Verfügung. Mit ihr müssen nicht alle mit dem Arbeitszeitblatt erfassten Arbeitszeiten ein Genehmigungsverfahren durchlaufen. Sie können die zu genehmigenden Daten im Customizing explizit festlegen.

Bei der Ausnahmegenehmigung ermittelt das System die zu genehmigenden Daten primär anhand der erfassten Arbeitszeitattribute, nicht anhand der Mitarbeiter, die die Daten erfasst haben.

Sie möchten nur für Arbeitszeiten mit den folgenden Arbeitszeitattributen ein Genehmigungsverfahren anbinden:

Abwesenheiten und besondere Anwesenheiten der Mitarbeiter. Anwesenheiten der Anwesenheitsart 0800 ( Produktivstunden ) dagegen sollen das Genehmigungsverfahren nicht durchlaufen.

bestimmte Vorgänge eines Projektes

bestimmte Projekte oder Aufträge

Funktionsumfang

Die Regelungen für die Ausnahmegenehmigung hinterlegen Sie im Customizing. Dort können Sie jedem Erfassungsprofil eine Gruppe von Regeln zuweisen, mit der die mit diesem Profil erfassten Daten für die Genehmigung ermittelt werden sollen.

In den Regeln zur Ausnahmegenehmigung geben Sie die Arbeitszeitattribute an, die zu einem Genehmigungsverfahren führen sollen. Dabei können Sie genau festlegen, welche Werte ein Arbeitszeitattribut besitzen muss, damit eine Genehmigung notwendig wird.

Eine Genehmigung soll nur in folgenden Fällen erforderlich sein:

Mitarbeiter haben bezahlungsrelevante Informationen erfasst, z. B. Mehrarbeit oder höherwertige Tätigkeiten. Das System prüft die Datensätze und stellt sie nur dann für die Genehmigung bereit, wenn die entsprechenden Felder gefüllt sind.

Mitarbeiter arbeiten auf einem Projekt, dessen Kostenentwicklung genau beobachtet werden soll. Das System stellt nur die Daten mit der entsprechenden Projektnummer für die Genehmigung bereit.

Um die Regeln für die Ausnahmegenehmigung festzulegen, ist es am sinnvollsten, abhängig von den zu genehmigenden Daten Entscheidungsbäume zu durchlaufen, anhand derer das System die zu genehmigenden Daten auswählen kann. Für die Auswahl von Daten abhängig von einem Entscheidungsbaum gibt es in der Personalwirtschaftsanwendung ein passendes Werkzeug, dass dieses leistet und Ihnen folgende Vorteile bietet:

Sie können es ohne ABAP-Kenntnisse bedienen.

Sie können durch die grafische Oberfläche auf einen Blick erkennen, bei welcher Entscheidung eine Ausnahmegenehmigung zu durchlaufen ist.

Sie können es verwenden, auch wenn Sie die Personalwirtschaft nicht im Einsatz haben.

Weitere Informationen zur Verwendung dieser so genannten Merkmale finden Sie unter Editor für Merkmale . Beachten Sie hierbei insbesondere die Abschnitte im Kapitel Pflege eines Merkmals .

Nachdem das System die zu genehmigenden Daten ermittelt hat, können Sie mit folgenden Mitteln die zuständigen Genehmiger ermitteln:

Manuelle Auswahl des Genehmigers über die organisatorische Zuordnung des Mitarbeiters. Dieses bietet sich an bei Daten, die für die Personalwirtschaft relevant sind.

Automatische Auswahl des Genehmigers anhand der erfassten Arbeitszeitattribute. Dieses bietet sich an bei Daten, die für eine Projekt- oder Auftragsfortschrittskontrolle relevant sind.

Mischformen zwischen den beiden Verfahren, abhängig von dem erfassten Arbeitszeitattribut.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Genehmigung anhand von erfassten Arbeitszeitattributen .

Die Funktion der automatischen Empfängerermittlung können Sie bei der Ausnahmegenehmigung nicht nutzen.