Zeitabhängigkeit von Stammdaten

Verwendung

Sie können Stammdaten für Kostenstellen, Leistungsarten und Geschäftsprozesse zeitabhängig pflegen. Damit können Sie Stammdaten so definieren, dass sie nur für bestimmte Zeitintervalle gültig sind. Auch die gesicherten Daten sind zeitabhängig, sodass jeweils zu einem Stammdatensatz eine historische Datenmenge mit mehreren Datenbankeinträgen entsteht.

Funktionsumfang

Die Zeitabhängigkeit von Feldern ist von SAP fest vorgegegen und kann nicht geändert werden. Folgende Zeitabhängigkeiten sind möglich:

  • Keine Zeitabhängigkeit

    Die entsprechenden Felder sind für den gesamten Zeitraum, während dem das Objekt existiert, gültig.

    Beispiel: Hierarchiebereich

  • Tagesgenaue Zeitabhängigkeit

    Die entsprechenden Felder sind einen oder mehrere Tage lang gültig. Dabei können Sie die Felder beliebig oft ändern.

    Beispiel: Sperrkennzeichen

  • Periodenbezogene Zeitabhängigkeit

    Die entsprechenden Felder sind für eine bestimmte Periode gültig (z.B. für einen Monat) und können innerhalb dieser Periode nicht geändert werden.

    Beispiel: Profitcenter

  • Geschäftsjahresbezogene Zeitabhängigkeit

    Die entsprechenden Felder sind für ein ganzes Geschäftsjahr gültig und können unterjährig nicht geändert werden.

    Beispiel: Kostenstellenwährung

Für Felder mit tagesgenauer Zeitabhängigkeit können Sie im Customizing der Stammdaten ein Kennzeichen setzen, das festlegt, ob diese zeitabhängig gesichert werden sollen und damit historienrelevant sind. Siehe dazu beispielsweise die Dokumentation unter Anfang des Navigationspfads Kostenstellenrechnung Navigationsschritt Stammdatem Navigationsschritt Kostenstellen Navigationsschritt Zeitabhängige Felder für Kostenstellen festlegen Ende des Navigationspfads.

Felder mit periodenbezogener und geschäftsjahresbezogener Zeitabhängigkeit sind immer historienrelevant.

Achtung Achtung

Das zeitabhängige Sichern kann zu großen Datenmengen führen. Sie sollten daher nur wichtige Felder als historienrelevant definieren.

Ende der Warnung.

Hinweis Hinweis

Wenn in aufeinanderfolgenden Zeitintervallen die Inhalte aller als historienrelevant gekennzeichneten Felder identisch sind, ersetzt das System bei der Stammdatenpflege diese Datensätze durch einen Datensatz über den gesamten Zeitraum der Einzelsätze.

Ende des Hinweises

Leistungen

  • Wenn Sie Stammdaten ändern, die als historienrelevant gekennzeichnet sind, und für die geänderten Felder einen neuen Betrachtungszeitraum definieren, legt das System neue Datensätze an und verkürzt die zeitliche Gültigkeit des vorhandenen Datensatzes.

    Beispiel Beispiel

    Sie legen eine Kostenstelle mit dem Verantwortlichen Brown an, die von 1. Januar 2006 bis 31. Dezember 2009 gültig ist. Anschließend definieren Sie einen anderen Verantwortlichen für den Zeitraum vom 1. Januar 2007 bis zum 31. Dezember 2007. Sie haben das Feld Verantwortlicher im Customizing als historienrelevant gekennzeichnet.

    Dadurch entstehen drei Datensätze. Diese sehen Sie in der Stammdatenpflege, wenn Sie den Cursor auf das Feld Verantwortlicher positionieren und Aufriss wählen:

    • ein Datensatz für das Intervall vom 1. Januar 2006 bis zum 31. Dezember 2006, Verantwortlicher: Brown

    • ein Datensatz für das Intervall vom 1. Januar 2007 bis zum 31. Dezember 2007, Verantwortlicher: Smith

    • ein Datensatz für das Intervall vom 1. Januar 2008 bis zum 31. Dezember 2009, Verantwortlicher: Brown

    Ende des Beispiels.

  • Wenn Sie Stammdatenfelder ändern, die als historienrelevant gekennzeichnet wurden, ohne einen neuen Betrachtungszeitraum zu definieren, ändert das System den vorhandenen Datensatz für den gesamten ausgewählten Betrachtungszeitraum. Diese Änderungen werden im Änderungsdokument dokumentiert.

    Beispiel Beispiel

    Sie gehen analog zum vorherigen Beispiel vor, ändern aber das Feld Verantwortlicher, ohne einen neuen Betrachtungszeitraum zu definieren. Das System erzeugt nur einen Datensatz für das Feld Verantwortlicher, und zwar vom 1. Januar 2006 bis zum 31. Dezember 2009, Verantwortlicher: Smith.

    Ende des Beispiels.

  • Wenn Sie historienrelevante Felder über mehrere bereits vorhandene Betrachtungszeiträume ändern möchten, wählen Sie beim Aufruf der Stammdatenpflege die betreffenden Betrachtungszeiträume aus.

  • Wenn Sie Stammdatenfelder mit tagesgenauer Zeitabhängigkeit ändern, die nicht als historienrelevant gekennzeichnet sind, ändert das System den vorhandenen Datensatz für den gesamten ausgewählten Betrachtungszeitraum. Die Definition eines neuen Betrachtungszeitraums ist nicht möglich. Sie können die Änderungen im Änderungsbeleg sehen.

    Beispiel Beispiel

    Sie haben das Feld Verantwortlicher als nicht historienrelevant gekennzeichnet. Sie gehen analog zum vorherigen Beispiel vor. Das System erzeugt nur einen Datensatz für das Feld Verantwortlicher, und zwar vom 1. Januar 2006 bis zum 31. Dezember 2009, Verantwortlicher: Smith.

    Die Änderungen an Stammdatenfeldern sind im Änderungsbeleg dokumentiert. Um die einzelnen Änderungen anzuzeigen, wählen Sie in der Stammdatenpflege Anfang des Navigationspfads Umfeld Navigationsschritt Änderungsbelege Navigationsschritt Zum Feld/Zur Kostenstelle Ende des Navigationspfads. Mit Doppelklick rufen Sie detaillierten Informationen zu jeder Änderung auf.

    Ende des Beispiels.

  • Wenn Sie Stammdatenfelder ändern, die zeitunabhängig sind, ändert das System den vorhandenen Datensatz für den gesamten Existenzzeitraum der Stammdaten. Beim Ändern dieser Felder können Sie keinen neuen Betrachtungszeitraum angeben.

  • Die zeitbezogene Speicherung der Stammdaten minimiert den Pflegeaufwand des Systems. Sie können Stammdaten über Jahresgrenzen hinaus anlegen und somit mehrere Jahre nutzen, ohne sie jedes Jahr neu anlegen zu müssen. Änderungen, die einen bestimmten Zeitraum betreffen, können Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt ohne sofortige Auswirkungen vornehmen.

    Beispiel Beispiel

    In einem Fall haben Sie eine Kostenstelle mit den folgenden Daten angelegt:

    • Kostenstelle 4110

    • Gültigkeitszeitraum: 1. Januar 2006 bis 31. Dezember 2010

    Dies hat den Vorteil, dass Sie die Kostenstelle bis einschließlich 31. Dezember 2010 im System bearbeiten können.

    In einem anderen Fall haben Sie eine Kostenstelle mit den folgenden Daten angelegt:

    • Kostenstelle 4110

    • Gültigkeitszeitraum: 1. Januar 2006 bis 31. Dezember 2006

    Dies hat den Nachteil, dass die Kostenstelle 4110 für die folgenden Geschäftsjahre neu angelegt werden muss, falls sie noch benötigt wird.

    Ende des Beispiels.

    Dieser Sachverhalt ist auf andere Objekte der Kostenstellenrechnung, wie Kostenarten, Leistungsarten und Geschäftsprozesse, übertragbar.

    Im Beispiel sind die Betrachtungszeiträume auf Jahresgrenzen laut Kalenderjahr ausgerichtet. Sie können die Zeiträume jedoch völlig unabhängig von bestimmten Kalenderjahren definieren.

    Das ist insbesondere dann notwendig, wenn Sie in der Finanzbuchhaltung mithilfe der Geschäftsjahresvariante ein aufgeschobenes Geschäftsjahr oder ein verlängertes oder verkürztes Geschäftsjahr festgelegt haben. In diesen Fällen basieren die Stammdaten nicht auf den Geschäftsjahresvarianten.