Periodische Umbuchung definieren

Verwendung

Für die Verrechnung von Telefonkosten am Periodenende wird die periodische Umbuchung als Verrechnungsverfahren empfohlen. Der Vorteil der periodischen Umbuchung ist ihr günstiges Laufzeitverhalten.

Die periodische Umbuchung erfolgt mit der Originalkostenart, d.h. die primäre Kostenart bleibt erhalten. Bei der Verrechnung von Telefonkosten hat die Verrechnungskostenstelle für die empfangenden Kostenstellen keine große Bedeutung. Die Datensätze aus der periodischen Umbuchung werden daher vom SAP-System so geschrieben, dass weniger Speicherplatz benötigt wird als z.B. bei der Verteilung. Die Senderkostenstelle wird bei diesem Verfahren nicht fortgeschrieben.

Generell stehen Ihnen für die Verrechnung von Telefonkosten im Controlling folgende Verrechnungsverfahren zur Verfügung:

periodische Umbuchung

●      Verteilung

Umlage

Die Verrechnungstechniken unterscheiden sich in der Übergabe der Information von der Finanzbuchhaltung an die Kostenrechnung.

Vorgehensweise

Um eine periodische Umbuchung zu definieren, führen Sie folgende Schritte durch:

Sie legen einen Zyklus an.

Sie legen Segmente zu dem Zyklus an.

Sie legen die Bezugsbasen fest.

Zyklus anlegen

Wählen Sie im Menü der Kostenstellenrechnung Periodenabschluß →Einzelfunktionen →Period. Umbuchung.

Im Einstiegsbild der periodischen Umbuchung wählen Sie Zusätze →Zyklus Anlegen.

Sie können die von Ihnen benötigten Zyklen auch im Einführungsleitfaden (IMG) der Kostenstellenrechnung anlegen. Wählen Sie im Abschnitt Periodenabschluß →Einzelfunktionen →Periodische Umbuchung den Arbeitsschritt Periodische Umbuchungen definieren. Im Dialogfenster wählen Sie Periodische Umbuchung Ist anlegen.

Geben Sie einen Namen für den Zyklus ein (z.B.tel01).

Geben Sie ein Anfangsdatum für den Zyklus ein.

Mit Ausführen gelangen Sie in das Eingabebild der Kopfdaten des Zyklus.

Geben Sie das Ende des Gültigkeitszeitraumes für den Zyklus ein.

Erläutern Sie den Zyklus mit einem Kurztext (z. B.Per. Umbuchung Telefonkosten).

Deaktivieren Sie das Kennzeichen iterativ , da bei der Verrechnung von Telefonkosten keine iterativen Sender-/Empfängerbeziehungen auftreten.

Segmente anlegen

Um ein Segment anzulegen, wählen Sie Anhängen Segment.

Geben Sie einen Namen für das Segment ein (z. B.0001).

Erläutern Sie das Segment mit einem Text (z. B.Entlastung KST 4712).

Übernehmen Sie die Voreinstellungen unter Senderwerte und Bezugsbasis.

Die auf dem Sender gebuchten Istwerte sollen zu 100% auf die Empfänger weiterverrechnet werden. Sie wählen daher die Regel 1 Gebuchte Beträge und einen Anteil von 100%. Außerdem übernehmen Sie die Voreinstellung Istwerte.

Bezugsbasis für die periodische Umbuchung sind die Telefoneinheiten, die auf den Empfängerkostenstellen geführt werden. Diese sind variable Anteile. Daher übernehmen Sie unter Bezugsbasis die Regel 1 Variable Anteile.

Da Sie mit einer variablen Empfängerbezugsbasis auf Basis der Statistischen Kennzahlen arbeiten, geben Sie unter Art var. Anteile eine5ein (= Statist. Kennzahlen Ist). Die Statistische Kennzahl, welche die Telefoneinheiten repräsentiert, hinterlegen Sie im nächsten Schritt "Bezugsbasen festlegen" .

Übernehmen Sie unter Normierung neg. Bezugsbasen die Voreinstellung1(= Keine Normierung).

Geben Sie in der Gruppe Verrechnungsmerkmale unter Sender die Senderkostenstelle und die Kostenart an (z. B. Ihre Sammelkostenstelle4712und die Kostenart473120(= Telefonkosten Einheiten)).

Geben Sie unter Empfänger die Empfängerkostenstellen an (z. B.4713, 4714).

 

Bezugsbasen festlegen

Wählen Sie Bezugsbasen, um in das Eingabebild der Bezugsbasen zu gelangen.

Die Voreinstellungen in den Feldern zu Segmentname, Art var. Anteile und Normierung neg. Bezugsbasen werden aus den Angaben im Segment übernommen.

Unter Selektionskriterien geben Sie die Statistische Kennzahl ein, die als Basis für die periodische Umbuchung dient. Geben Sie hier Ihre Statistische Kennzahltelein. Diese repräsentiert die Anzahl der Telefoneinheiten auf den Empfängerkostenstellen.

Sichern Sie Ihre Eingaben.

Die Felder, die im Segment zur Eingabe von Sendern und Empfängern sowie in den Bezugsbasen als Selektionskriterien zur Verfügung stehen, können Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Kostenstellenrechnung festlegen. Wählen Sie hierzu im Abschnitt Istbuchungen →Periodenabschluß →Periodische Umbuchung den Arbeitsschritt Typen von Sendern/Empfängern der perio dischen Umbuchung festlegen.

Hinweise zum Anlegen von Zyklen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Kostenstellenrechnung im Abschnitt Istbuchungen   ®Periodenabschluß   →Periodische Umbuchung →Periodische Umbuchungen definieren sowie unter Definition periodischer Umbuchungen oder periodischer Verrechnungen .