Definition

Einheit zur Verwaltung der Unterlagen, die Ihnen von Kunden und Agenturen zur Produktion von Anzeigen- und Online-Werbung zur Verfügung gestellt werden.

Verwendung

Sie wollen Motivunterlagen verwalten.

Sie wollen z.B. sicherstellen, daß Druckvorlagen fristgerecht angeliefert, innerhalb Ihres Unternehmens rechtzeitig weitergeleitet und nach Erscheinen der Werbung an Kunden und Agenturen zurückgeschickt werden.

Struktur

In einer Motivunterlage können Sie beliebig viele Motivunterlagen verwalten. Die Motivunterlagen in einer Motivunterlage können von verschiedener Art sein. In einer Motivunterlage können Sie z.B. gleichzeitig Vollvorlagen, Teilvorlagen und ISDN-Vorlagen verwalten.

Zu jeder Motivunterlage gehört ein Motivunterlagendatensatz. In einem Motivunterlagendatensatz können Sie die Motivunterlagen wie folgt beschreiben:

Motivunterlagen können Motiven und Teilmotiven in Anzeigen- und Online-Positionen zugeordnet sein.

Motivunterlagen-Nummer

In einem Verkaufsbeleg werden alle Motivunterlagen unabhängig von der Positionsart fortlaufend numeriert. Die Motivunterlagen-Nummer vergibt das System.

Die Motivunterlagen-Nummer ist nur in Verbindung mit der Verkaufsbeleg-Nummer eindeutig.

Geschäfts- und Ansprechpartner

Wenn Sie einen Geschäftspartner angeben, werden die Adreßdaten aus den Geschäftspartnerstammdaten auf die Registerkarte Motivunterlage übernommen.

Wenn Sie einem Geschäftspartner in der Komponente Vertriebsunterstützung mehrere Ansprechpartner zugeordnet haben, werden Ihnen die Ansprechpartner des Geschäftspartners zur Auswahl angeboten, wenn Sie in der Matchcode-Suche den Identifikationsschlüssel des Geschäftspartners angegeben haben.

In den Feldern Name 1, Telefon- und Faxnummer können Sie Name, Telefon- und Faxnummer eines Ansprechpartners erfassen, den Sie nur zur Abwicklung des aktuellen Auftrags benötigen. Die Daten werden nicht in die Ansprechpartnerstammdaten zurückgeschrieben.

Wenn Sie Adreß- oder allgemeine Daten von Geschäfts- und Ansprechpartnern prüfen wollen, können Sie die Geschäfts- und Ansprechpartnerstammdaten anzeigen lassen.

Es ist nicht erforderlich, alle Geschäftspartner, die Sie zu einer Motivunterlage erfassen können, zu erfassen. Wenn Sie die Motivunterlagen an Kunden und Agenturen zurückschicken wollen, sollten Sie aber einen Motivunterlagenempfänger angeben.

Terminplanung

Zu jeder Motivunterlage kann ein Rückfrage- und ein Rücksendedatum gehören.

Wenn Sie Wiedervorlage- und Anlieferdatum im Customizing definiert haben, wird das Rückfragedatum vom System ermittelt.

Zur Ermittlung des Rückfragedatums werden Wiedervorlage- und Anlieferdatum vom ersten Erscheinungstermin der Position abgezogen.

Das ermittelte Rückfragedatum können Sie ändern.

Das Rücksendedatum wird von Ihnen angegeben.

Wenn Sie das Kennzeichen Motivunterlagenrücksendung gesetzt, ein Rücksendedatum und einen Motivunterlagenempfänger angegeben haben, können die Motivunterlagen an Kunden oder Agenturen zurückgeschickt werden.

Wenn Sie z.B. alle Motivunterlagen mit abgelaufenem Rückfragedatum und Status unvollständig ermitteln wollen, steht Ihnen dazu die Funktion Auswerten von Motivunterlagen-Rückfrageterminen zur Verfügung.

Siehe auch: Auswerten der Motivunterlagen-Rückfragetermine

Motivunterlagenstatus

Zu jeder Motivunterlage kann ein Status gehören.

Der Motivunterlagenstatus wird nicht vom System ermittelt. Die Statusmerkmale müssen von Ihnen gesetzt werden.

Der Motivunterlagenstatus hat keine Auswirkung auf den Motiv- oder Positionsstatus, kann aber zur Ermittlung von Motivunterlagen mit abgelaufenem Rücksendedatum verwendet werden.

Lauftasche

Wenn Sie verfolgen wollen, wohin eine Motivunterlage weitergeleitet wurde, z.B. an eine Druckerei, drucken Sie einen Laufzettel aus, den Sie zusammen mit den Motivunterlagen einer Lauftasche beilegen.

Welche Informationen auf dem Laufzettel ausgedruckt werden, definieren Sie im Customizing.

Wenn Sie den Report entsprechend modifizieren, können Sie auf dem Laufzettel z.B. auch Adresse und Ansprechpartner eines externen Dienstleisters ausdrucken.

Wenn Sie eine Motivunterlage erhalten, nachdem die Lauftasche mit der ursprünglichen Motivunterlage versendet wurde, legen Sie eine neue Motivunterlage an und drucken einen neuen Laufzettel aus. Damit auf dem neuen Laufzettel vermerkt ist, auf welche Motivunterlage sich die neue Motivunterlage bezieht, geben Sie die Nummer der Vorgängermotivunterlage im Feld Vorgänger ein.