Berechtigungsprüfung bei Höchstbetrag zur Genehmigung

Die Berechtigungsprüfung bei einem Höchstbetrag zur Genehmigungläuft folgendermaßen ab:

  1. Der Sachbearbeiter setzt innerhalb der Fallbearbeitung einen Reservebetrag, der den erlaubten Höchstbetrag überschreitet .

  2. Das System setzt den Betrag, der über dem erlaubten Höchstbetrag liegt, auf den Status Schwebend .

    Solange dieser Betrag den Status Schwebend hat, kann der Sachbearbeiter darüber nicht verfügen (also keine Zahlung leisten).

  3. Sobald der Sachbearbeiter den Fall sichert, wird der Workflow gestartet und das System erstellt im Hintergrund eine Aufgabe im Sinne des Aktivitätenmanagements.

  4. Im Workflow-Prozess wird die Organisationsstruktur nach den zuständigen übergeordneten Sachbearbeitern durchsucht.

    Diese übergeordneten Sachbearbeiter erhalten in der Inbox ihres Business Workplaces eine Aufgabe. Mit dieser Aufgabe wird der übergeordnete Sachbearbeiter dazu aufgefordert, den Reservebetrag zu zu genehmigen oder abzulehnen.

    Sobald einer der zuständigen übergeordneten Sachbearbeitern die Aufgabe bearbeitet, wird die Aufgabe aus dem Business Workplace der anderen übergeordneten Sachbearbeitern entfernt.

  5. Der übergeordnete Sachbearbeiter kann direkt von der Aufgabe auf das Bild zu den Reservedetails navigieren. Dort kann er den Betrag im Status Schwebend genehmigen oder ablehnen.

    • Wenn er den Betrag genehmigt, wird der Betrag zur bestehenden Reserve hinzuaddiert.

      Wenn der übergeordnete Sachbearbeiter nicht autorisiert ist, den gesamten schwebenden Betrag zu genehmigen, verbleibt der entsprechende Restbetrag im Status Schwebend und es wird eine Genehmigung des nächsthöheren Verantwortlichen angefordert.

    • Wenn er den Betrag ablehnt, wird der schwebende Betrag gelöscht. Der übergeordnete Sachbearbeiter gibt einen Ablehnungsgrund an und der zuständige Sachbearbeiter wird darüber via Workflow informiert.

  6. Die Aufgabe wird im Fall bzw. Teilfall geschlossen und das Protokoll zur Fallübersicht wird aktualisiert.