Definition

Eine Mitarbeiterreise ist eine Geschäftsreise eines Mitarbeiters. Eine Geschäftsreise ist ein Ortswechsel eines Mitarbeiters einschließlich der Hin- und Rückfahrt wegen einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit.

Verwendung

Die Mitarbeiterreise dient zur Planung, Kontierung und Abrechnung der durch eine Auswärtstätigkeit angefallenen Reisekosten.

Struktur

Eine Mitarbeiterreise besteht aus folgenden Teilen:

Reisefakten: die für die Reisekostenabrechnung relevanten oder dokumentarischen Sachverhalte einer Reise (z.B. gefahrene Kilometer, Übernachtungskosten)

Reisekostenzuordnungen: können für eine Mitarbeiterreise oder für einzelne Reisefakten vorgegeben werden

Reiseabrechnungsergebnisse und Reiseüberweisungsbetrag: werden durch die SAP Reisekostenabrechnung aus den Reisefakten erzeugt

Reisestatus: stellt den Zustand der Reise dar, mit dessen Hilfe wiederum die Zulässigkeit bzw. Unzulässigkeit bestimmter Geschäftsvorgänge gesteuert wird

Integration

Eine Geschäftsreise kann z.B. durch die Personalentwicklung (HR) oder die Personaleinsatzplanung (HR) ausgelöst werden. Die von der Reiseabrechnung erzeugten Reiseabrechnungsergebnisse können Sie zur ordnungsgemäßen Buchung in das Finanzwesen (FI) und zur Versteuerung in die Personalabrechnung (HR) weiterreichen.

Den Reiseüberweisungsbetrag können Sie über die Finanzbuchhaltung, die Personalabrechnung oder einen Datenträgeraustausch an den Mitarbeiter auszahlen.

Die Reisekostenzuordnungsvorgaben können Sie zur internen Kostenrechnung an das Controlling (CO) oder zur Finanzmittelrechnung an das Haushaltsmanagement (FM) weiterreichen.