Erfassungsfunktion Belege
Alle Reisespesen, die Sie aus gesetzlichen oder unternehmensspezifischen Gründen nicht über eine Pauschale abrechnen können, müssen Sie als Einzelbelege erfassen. Über die Erfassungsfunktion Belege
können Sie Einzelbelege erfassen.
Sie können diese Funktion im Reisemanager
, im Reisekostenmanager
und im Reisekalender
aufrufen.
Voraussetzungen
Um Einzelbelege erfassen zu können, müssen Sie im Customizing der Reiseabrechnung
Reisespesenarten definiert und die entsprechenden Lohnarten zugewiesen haben.
Funktionsumfang
Sie erfassen einen Einzelbeleg über eine Reisespesenart, den Reisespesenbetrag in der Originalwährung des Belegs und das Belegdatum. Bei Eingabe einer Fremdwährung ermittelt das System das gültige Vorsteuerkennzeichen und den Wechselkurs zur Reisewährung zum eingegebenen Belegdatum. Alle diese Angaben können Sie jederzeit abändern.
Zur Bearbeitung komplexer Belege (z.B. Hotelrechnung, bezahlt durch Firma) steht ein Beleg-Wizard zu Verfügung. Der Beleg-Wizard unterstützt Sie beim Abziehen von Privatanteilen (z.B. Minibar), Abspalten anderer Spesenarten (z.B. Verpflegung) und dem Aufteilen des Gesamtbelegs in einzelne Belege pro Tag.
Das System prüft bei der Dateneingabe, ob die eingegebenen Daten für die Reiseabrechnung ausreichen. Gegebenenfalls gelangen Sie in ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie Belegzusatzinformationen eingeben müssen.
Bei erfolgreicher Prüfung steht der Cursor in der ersten Zelle der nächsten Zeile. Über die Tastenkombination UMSCHALT+TAB können Sie in der Tabelle der Belege zur vorherigen Zelle navigieren.