Erstattung der Übernachtungskosten mit Nachweis

Verwendung

Für die Erstattung der Gesamtsumme der Übernachtungskosten mit Einzelbelegen gibt es einen reisespezifischen Höchstbetrag. Falls die Gesamtsumme der Übernachtungskosten den Höchstbetrag übersteigt, so wird der Differenzbetrag als Zuschuß erstattet, wenn der Reisende nachweisen kann, daß die Mehrkosten nicht vermeidbar waren.

Funktionsumfang

Der Höchstbetrag für die Gesamtsumme wird folgendermaßen bestimmt:

Im Inland wird in einer Vergleichsrechnung bestimmt, was für die Reise als Übernachtungsgeld zu zahlen wäre, wenn keine Übernachtungsbelege eingereicht worden wären. Die Gesamtsumme dieses Übernachtungsgeldes wird folgendermaßen als Grundlage zur Bestimmung des Höchstbetrages verwendet:

in einer Großstadt entspricht der Höchstbetrag dem Doppelten der Gesamtsumme des Übernachtungsgeldes

ansonsten entspricht der Höchstbetrag dem 1,5-fachen der Gesamtsumme des Übernachtungsgeldes

Das System berechnet die Gesamtsumme, indem es das Übernachtungsgeld pro Ziel (Feld Region ) pro Tag ermittelt und die Erstattungsbeträge summiert. Da für die Ermittlung des Höchstbetrages pro Ziel die Region das entscheidende Kriterium ist, sind standardmäßig im System folgende Einträge für die Höchstbeträge hinterlegt:

Region	Bedeutung	Betrag
Space	Alle Regionen außer Großstädte	58,50 (150% des Grundbetrags 39,00)
Groß	Großstädte	78,00 (200% des Grundbetrags 39,00))

Im Ausland gibt es für jedes Reiseland einen Höchstbetrag, der pro Tag als Auslandsübernachtungsgeld mit Unterkunftsbelegen erstattet werden darf. In der Vergleichsrechnung wird der Höchstbetrag für die Gesamtsumme der Übernachtungskosten ermittelt, indem für die Reise die tagegenauen Höchstbeträge für das Auslandsübernachtungsgeld summiert werden.

Aktivitäten

Bei der Erstattung der Übernachtungskosten mit Belegen dürfen Sie das Kennzeichen Übernachtungsgeld in den Rahmendaten der Reise nicht markieren.

Nach der Eingabe aller Unterkunftsbelege wählen Sie Zusätze → Vergleichsrechnung . In einem Dialogfenster zeigt das System die Gesamtsummen der Übernachtungsbelege und der Übernachtungsgelder an. Falls die Gesamtsumme über dem Höchstbetrag liegt, können Sie entscheiden, ob das System die Erstattung der Übernachtungskosten auf den Höchstbetrag begrenzen soll oder ob es die Gesamtsumme der Übernachtungsbelege erstatten soll, indem der Differenzbetrag als Zuschuss erstattet wird. Die Höhe des Zuschussbetrags, der vom System generiert wird, kann von Ihnen verringert werden, indem Sie den generierten Betrag mit dem geringeren Betrag überschreiben.