Verwendung

Bei der Aktualisierung vollzieht das System drei Aktionen:

Hinzugekommene Zählergebnisse lesen

Wenn zu einem Inventurbeleg einer Stichprobeninventur eine Zählung erfaßt oder eine Differenz gebucht wird, so wird dies in dem Inventurbeleg festgehalten. Allerdings werden die Informationen nicht automatisch in der Stichprobeninventur fortgeschrieben. Dies geschieht erst durch die Aktualisierung.

Das System überprüft bei der Aktualisierung die zur Stichprobeninventur angelegten Inventurbelege und übernimmt daraus die zur Hochrechnung notwendigen Informationen.

Bereits gezählte und differenzgebuchte Bestandseinheiten werden in ihrem Wert nicht mehr aktualisiert; die aufgetretenen Inventurdifferenzen werden in der aktuellen Stichprobenschicht hochgerechnet. Somit werden Schichtspringer durch aktuelle Lagerbewegungen nach der Inventurdifferenzenbuchung vermieden. Im Customizing der Bestandsführung können Sie unter Inventur -> Stichprobeninventur -> Inventurprofile anlegen mit dem Kennzeichen Aktualisierung gezählter und gebuchter Bestandseinheiten festlegen, ob gezählte und gebuchte Bestandseinheiten aktualisiert werden sollen.

Geänderte Buchbestände und -werte feststellen

Bei der Stichprobeninventur werden drei Zeitpunkte unterschieden:

Eine Buchungssperre für zu zählende Bestandseinheiten besteht - falls in den Inventurbelegen vorgesehen - nur in dem Zeitraum zwischen Anlegen des Inventurbelegs und Erfassen der Inventurzählung; vorher und nachher sind Bestandsbuchungen erlaubt. Für Bestandseinheiten, die nicht gezählt werden müssen, können sogar ohne Einschränkung während der gesamten Stichprobeninventur Buchungen erfolgen. Folglich kann es zu Änderungen der Buchbestände oder -werte während einer Stichprobeninventur kommen. In diesem Fall handelt es sich um eine permanente Stichprobeninventur.

Bei der Aktualisierung stellt das System solche Änderungen fest; in der Hochrechnung werden sie berücksichtigt.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft den Bestand und den Wert einer Bestandseinheit zu verschiedenen Zeitpunkten.

Bei der Aktualisierung wird festgestellt, daß die Bestandseinheit gezählt und die Inventurdifferenz gebucht ist.

Zur Berechnung des Schätzwerts, der in der Hochrechnung ermittelt wird, speichert das System den aktuellen Buchwert der Bestandseinheit, also 1776.

Um festzustellen, zu welcher Schicht die Bestandseinheit gehört, wird der Wert der Bestandseinheit zurückgerechnet: der aktuelle Buchwert wird um die Inventurdifferenz von 24 erhöht. Die Schichtzugehörigkeit basiert also auf dem Wert 1800; eventuell gehört die Bestandseinheit damit zu einer anderen Schicht (siehe Abschnitt "Notwendige Nacherhebungen feststellen").

Notwendige Nacherhebungen feststellen

Bei der permanenten Stichprobeninventur kann es zu Änderungen von Buchbeständen und Buchwerten während der Stichprobeninventur kommen; das kann zur Folge haben, daß eine Bestandseinheit zum aktuellen Zeitpunkt in eine andere Schicht gehört als zum Planungszeitpunkt; ebenso sind Wechsel zwischen Stichprobenraum und Vollerhebungsraum möglich.

Wenn eine Bestandseinheit in den Vollerhebungsraum wechselt, so muß diese gezählt werden. Das System schlägt eine Nacherhebung für den Vollerhebungsraum vor.

Auch ein Wechsel in eine andere Schicht kann eine Nacherhebung zur Folge haben: durch "Schichtspringer" kann es vorkommen, daß die verbleibenden ausgewählten Elemente einer Schicht nicht mehr repräsentativ für die Schicht sind; in diesem Fall müssen weitere Elemente der Schicht zur Zählung ausgelost werden. Das System prüft dies für jede Schicht; wenn es feststellt, daß weitere Elemente ausgelost werden müssen, schlägt es eine Nacherhebung für den Stichprobenraum vor.

Die Schichteinteilung basiert auf den Daten zum Planungszeitpunkt. Bei der Aktualisierung stellt das System fest, daß die Materialien B und E nicht mehr in diese Schicht gehören; statt dessen sind die Materialien G und H hinzugekommen. In dieser Schicht sind also 6 Elemente, von denen nur eines zur Zählung ausgelost wurde. Da durch diese eine Zählung keine gesicherte Aussage über die Schicht möglich ist, schlägt das System eine Nacherhebung vor; durch diese werden noch nicht gezählte Bestandseinheiten der aktualisierten Schicht, das sind die Elemente A,C,F,G und H, ausgelost.

Nacherhebung

Wenn das System bei einer Aktualisierung feststellt, daß Bestandseinheiten auf Grund der aktuellen Bestandswerte in den Vollerhebungsraum gehören oder daß in einer Schicht keine repräsentative Auswahl vorliegt, so schlägt es eine Nacherhebung vor. Bei der Nacherhebung führt das System zwei Aktionen durch:

Sie können bei jeder Aktualisierung wählen, ob die Nacherhebung durchgeführt werden soll oder nicht. Wenn bei der letzten Aktualisierung eine Nacherhebung notwendig ist, so müssen Sie diese anstoßen, damit die abschließende Hochrechnung gebildet werden kann.

Es empfiehlt sich, eine Nacherhebung erst relativ kurz vor der abschließenden Hochrechnung durchzuführen, und zwar aus folgendem Grund: Es kann durchaus vorkommen, daß das System bei einer Aktualisierung eine Nacherhebung vorschlägt, diese aber bei der nächsten Aktualisierung nicht mehr notwendig ist. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn vor einer Aktualisierung Wareneingänge zu verschiedenen Bestandseinheiten gebucht werden und vor der nächsten Aktualisierung entsprechende Warenausgänge. Würden Sie bereits bei der ersten Aktualisierung eine Nacherhebung durchführen, so würden mehr Bestandseinheiten gezählt werden als tatsächlich notwendig.

Aktivitäten

Aktualisierung durchführen

(Wenn Sie die Nacherhebung nicht ausführen, so lesen Sie weiter unter Punkt 4)

Wenn Sie die Nacherhebung ausführen, so bildet das System im Falle der Nacherhebung für den Stichprobenraum eine erneute Zufallsauswahl. Zum Anlegen der Inventurbelege wird eine Mappe der neu zu zählenden Bestandseinheiten erstellt. Sie gelangen auf eine Liste der zusätzlich zu zählenden Bestandseinheiten und erhalten die Meldung

Zufallsauswahl durchgeführt - Stichprobeninventur gesichert