Unter dem Begriff Archivierung werden im Rahmen von SAP normalerweise zwei unterschiedliche Verfahren verstanden. Einerseits die Archivierung von Daten mit Reorganisation der Datenbank und andererseits die Nutzung des Archivs, um bestimmte Daten außerhalb der Datenbank zu speichern. Dies kann erforderlich werden, weil es sich dabei um besonders große Datenmengen oder um besondere Formate (Bilder, etc.) handelt, oder weil externe Daten übernommen werden sollen, die sinnvollerweise nicht in der SAP-Datenbank gespeichert werden, z.B. eingescannte Dokumente.
Medizinische Dokumente bestehen aus den Dokumentverwaltungsdaten und dem Dokument. Die Dokumentverwaltungsdaten sind in SAP-Tabellen abgelegt und können auf dem üblichen Weg archiviert werden. Die Dokumente liegen in unterschiedlichen Formaten vor. Einerseits stehen die Daten der parametrierten Dokumente in SAP-Tabellen, andererseits in den applikationsspezifischen Formaten, in denen die externen Anwendungen ihre Daten speichern.
Die parametrierten Dokumente werden im SAPscript-Format gedruckt und im PDF-Format archiviert. Für parametrierte Dokumente kann das Archivierungsformat nicht ausgewählt werden, es ist durch die SAP-Basis festgelegt, in welchem Format die Archivierung erfolgt.
In der Dokumentenliste steht eine Funktion 'Archivierte Dokumente' bereit, mit der alle archivierten Dokumente wie in der bisherigen Dokumentenliste aufgelistet werden. Wenn ein archiviertes Dokument ausgewählt wird, wird das Dokument über SAP ArchiveLink mit dem entsprechenden Viewer angezeigt.
Damit nicht bei jedem Aufruf der Dokumentenliste von archivierten Dokumenten eine längere Wartezeit entsteht, werden beim ersten Zugriff auf ein archiviertes Dokument alle Dokumentverwaltungsdaten der Dokumente eines Patienten in sogenannten Schattentabellen gespeichert. Die Schattentabellen sind Kopien der Originaldokumentverwaltungstabellen. Die Dokumentverwaltungsdaten werden in der Regel bis zur Entlassung des betreffenden Patienten in den Schattentabellen gespeichert.
Die Organisation der Aufbewahrung konventioneller Röntgenfilme erfolgt mittels der für i.s.h.med Radiologie modifizierten IS-H-Krankenaktenverwaltung. Hierbei unterscheidet man oft zwischen Langzeit- und Kurzzeitarchiv für die Aufbewahrung von Röntgenfilmen. Die Organisation ist meist individuell sehr verschieden gelöst und wird durch entsprechendes Customizing idealtypisch abgebildet. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Röntgenfilme beträgt in Deutschland 10 Jahre, für Aufnahmen im Rahmen von Gutachten 30 Jahre.
Besonderes Augenmerk wurde daher auf die Verwaltung und Bereitstellung entsprechender Organisationsmittel zur Verwaltung der Ausleihe von Röntgenfilmen oder Röntgentüten in i.s.h.med Radiologie gelegt.
Die Archivierung der digitalen Bilddaten erfolgt im PACS (CD-R, WORM, Band). Die Steuerung und Verwaltung dieses Archivs ist Aufgabe und Funktionsbestandteil des jeweiligen PACS (Storage Management). Die technische Bereitstellung und der Versand von archivierten digitalen Bildstudien erfolgt mittels DICOM Standard definierter Kommunikation über die Spirit Transaction Bridge. Die Bildverteilung steuern Sie durch das Autorouting bzw. Prefetching.