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Documentación de función Confirmación de la entrega de mercancías o de los servicios realizados 

Utilización

En losinterlocutores comerciales externos del sistema Enterprise Buyer puede introducir dos tipos de confirmación:

·  Los proveedores pueden confirmar la entrega de mercancías y, a continuación, visualizar y procesar estas confirmaciones

·  Los prestatarios de servicios pueden introducir servicios que hayan realizado, introducir horas trabajadas y visualizar y procesar las confirmaciones

Puede grabar sus confirmaciones de cualquiera de estas dos maneras:

·  Retener(provisional, incompleto)

·  Confirmar(cree documento siguiente)

Integración

SAP Enterprise Buyerprocesa la entrada de mercancías y la entrada del servicio que se haya realizado empleando un escenario de confirmación. La entrada de mercancías y la hoja de entrada de servicios se sustituyen por un documento individual: Confirmación. Enterprise Buyer no hace una distinción entre materiales y servicios y ambos se denominan productos.

Las confirmaciones se pueden referir a pedidos locales introducidos en Enterprise Buyer o a pedidos que se introdujeron fuera de Enterprise Buyer en un sistema backend.

Del release de backend 4.5B, se contabiliza automáticamente la aceptación de los servicios en el sistema backend con la confirmación. La nota SAP 138238 (creación de hojas de inventario aceptadas en el sistema backend) está disponible para los releases de backend 4.0A a 4.5A.

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

Del pedido a la confirmación – Posibles escenarios

Workflows de autorización

El workflow de autorización se inicia con la creación de una confirmación. Asimismo, se puede determinar que no sea necesaria ninguna autorización, por ejemplo, para confirmaciones hasta un valor límite determinado. El workflow de autorización puede ser una autorización de uno o dos niveles, en función de los valores de tolerancia que se utilicen. La confirmación para un pedido local deber ser autorizada por el empleado que creó la solicitud de pedido relacionada en cuanto se sobrepase el valor de tolerancia fijado en el workflow (nivel de autorización 1). Si se sobrepasa un valor superior de tolerancia, puede que sea necesaria la autorización de un manager (nivel de autorización 2).

·  Si el responsable autoriza la confirmación, permanece en Enterprise Buyer con el status Autorizado o se transfiere al sistema backend según la categoría de producto).

·  Si el responsable rechaza la confirmación, el sistema avisa al prestatario de servicios mediante correo electrónico. El proveedor o prestatario de servicios pueden entonces modificar la confirmación.

Nota

Introduzca la dirección de correo electrónico en los datos de usuario de Internet. El proveedor o el prestatario de servicios pueden modificar su dirección de correo electrónico en la pantalla inicial.

·  Si no se introduce el pedido mediante Enterprise Buyer, puede asignar a un responsable para que autorice la confirmación en Customizing.

Acceso vía menús en la guía de implementación (IMG): Enterprise Buyer ® Parametrizaciones básicas válidas para todas las aplicaciones ® SAP Business Workflow ® Realizar Customizing específico de tarea

Interfase de entrada XML

Enterprise Buyerproporciona una interfase de entrada XML para las confirmaciones relacionadas con pedidos locales.

·  Si está utilizando Enterprise Buyer junto con el componente Supplier Self Services (SUS), puede recibir confirmaciones en formato XML mediante esta interfase y avisar a SUS del procesamiento mediante XML.

·  El sistema rechaza confirmaciones XML de entrada que sean erróneas e impide continuar con su procesamiento. Enterprise Buyer permite definir errores que se pueden corregir, y en este caso contabilizar un documento que pueda ser erróneo (con status Retenido).
Para más información, véase la IMG: Servidor SRM
® Parametrizaciones básicas válidas para todas las aplicaciones ® Control de mensajes ® Control de mensaje XML de influencia. Véase también Control de mensajes flexible.

Indicador de última entrega

Enterprise Buyertransfiere el indicador a la posición de pedido y en caso de posiciones no planificadas, al límite total para el pedido.

Condiciones previas

·  Requisito de sistema: para poder crear una confirmación de una posición de pedido de prestación de servicios backend, necesita un sistema backend con el release 4.0 o superior.

·  El proveedor o el prestatario de servicios precisa un usuario en Enterprise Buyer (esto no es una condición previa en el escenario de Supplier Self Services).

·  Para confirmaciones que se refieren a pedidos para servicios creados en un sistema backend: si usa el intercambio de datos (por ejemplo, mediante correo electrónico o disquete) en un entorno empresarial distinto para transferir hojas de entrada de servicios que se refieren a pedidos para servicios creados en el sistema backend, observe lo siguiente:

El sistema Enterprise Buyer asigna a la confirmación un número del rango de números definido en Customizing para Enterprise Buyer. Cuando se transmite la confirmación al sistema backend y se crea allí, el sistema copia el número de Enterprise Buyer al campo de número de comunicación en la hoja de entrada de servicios.

Es muy importante que el rango de números en Enterprise Buyer para la confirmación no se solape con el número en el campo de número de comunicación de la hoja de entrada de servicios que se ha transferido al sistema backend mediante intercambio de datos.  Si los rangos de números se solapan, no se puede garantizar que se cree la hoja de entrada de servicios en el sistema backend basada en la confirmación de Enterprise Buyer.

·  Para intercambiar documentos por XML, se ha instalado y se está utilizando el conector SAP Business o SAP Exchange Infrastructure. Para más información, véase Mensajes XML: Documentos y la documentación sobre el conector SAP Business o SAP Exchange Infrastructure.

Funciones

Búsqueda de documentos:

·  Pedidos que contienen posiciones aún por confirmar

·  Confirmaciones ya creadas

Existen numerosos criterios de búsqueda a su disposición, por ejemplo:

·  Descripción

·  Número del documento

·  Período en el cual se creó el documento

Puede elegir entre búsqueda simple y ampliada. Enterprise Buyer propone siempre el resultado de la última búsqueda. Para más información, véase Búsqueda específica de usuario de las confirmaciones y de las facturas.

Nombre de la confirmación

Cuando cree la confirmación, puede introducir un nombre de documento para simplificar la búsqueda posteriormente.

Confirmado el

Puede introducir una fecha de documento. La fecha de documento es la misma fecha que la de contabilización, si no se introduce otra fecha de contabilización.
En el sistema estándar, Enterprise Buyer no visualiza la fecha de contabilización. La nota SAP 486124 permite que este campo esté disponible.

Documento de referencia

Puede introducir datos para una nota de entrega o para un documento sobre servicios prestados.

Atención

Hay 40 caracteres disponibles para la entrada pero se acorta el campo a 16 cuando se transfiere al sistema backend.

Confirmar

Puede contabilizar un documento que se haya procesado por completo. Debe indicar la fecha de confirmación y la cantidad.

Retener

Puede grabar como incompleta una confirmación y, a continuación, completarla en una fecha posterior. Enterprise Buyer crea el documento y asigna un número de documento pero no inicia un workflow de autorización.

Verificar

Puede verificar los datos que se hayan introducido. En la parte inferior de la pantalla, el sistema visualiza notificaciones que conciernen a cualquier error que se pueda producir.

Modificar

Puede hacer modificaciones a confirmaciones que se encuentran en status Retenido. Sólo puede modificar una confirmación que se haya autorizado donde la anulación de la autorización también se permita.

Nota

Ya no puede modificar una confirmación que se haya transferido a un sistema backend.

Nota

Al modificar o borrar una confirmación, Enterprise Buyer anula una autorización existente.

Borrar

Las confirmaciones sólo se pueden suprimir en etapas determinadas del proceso empresarial. Borrar

·  Esta opción sólo está disponible cuando tanto el status de documento como el rol de usuario (por ejemplo, el usuario estándar puede borrar confirmaciones para sus propios pedidos) lo permiten

·  Restaura las cantidades de posición a la cantidad en el pedido original

·  También suprime todos los ítems de workflow relacionados

En caso de un pedido backend, el borrado causa la cancelación de la entrada de mercancías relacionada (no es el caso para servicios).

Introduzca y procese los datos de cabecera para la confirmación

Datos básicos

Los detalles del empleado que modificó por última vez el documento, cuándo se modificó y una visualización de las modificaciones. Puede introducir, por ejemplo, una carta de porte.
Si utiliza la nota SAP 486124, Enterprise Buyer visualiza la fecha de contabilización.

Interlocutor

En un resumen de interlocutores, puede visualizar los datos siguientes y tratar la dirección relacionada:

·  Destinatario de mercancías

·  Lugar de entrega

·  Dirección de procedencia

·  Persona de contacto

Documentos

Puede crear textos (notas internas o información de rechazo) y anexos para una confirmación.

Puede crear también documentos en el nivel de posición.

Status

Puede visualizar el status de una confirmación. Determinadas entradas pueden requerir la verificación del proceso empresarial (1):

·  Creado

·  Concluido

·  Retenido

·  Transacción borrada (1)

·  Confirmado

·  En espera de aprobación

·  Autorizado

·  Rechazado

·  Autorización anulada (1)

·  En proceso de anulación

Historial

A nivel de cabecera, puede visualizar el flujo de documentos gráficamente o en forma de tabla, comenzando por la cesta de la compra.

Introduzca y procese los datos de cabecera para la confirmación

Resumen de posiciones

Puede seleccionar o excluir posiciones individuales para la contabilización y también, por ejemplo, introducir cantidades.

Última entrega

En modo de modificación, puede determinar si espera más entregas para la confirmación o no.

Nota

Puede modificar el indicador de última entrega en el resumen de posiciones y en la información detallada de posición.

Introduzca y procese la información detallada de posición para la confirmación

Datos básicos

Enterprise Buyer transfiere algunos de los datos del pedido a los datos básicos, por ejemplo, la Descripción y el Tipo de producto. Debe definir una Cantidad para la posición y puede introducir, por ejemplo, un Número de producto de proveedor o un Indicador de impuestos.

Documentos

véase Datos de cabecera

Imputación

En un Resumen de imputaciones, puede modificar el tipo de imputación (nombre y clave) y también la cuenta de mayor relevante para una posición.

Nota

No se pueden modificar las imputaciones para pedidos backend a menos que se trate de un pedido de servicio con un límite.

Puede introducir imputaciones múltiples y otra información de imputación (por ejemplo, la sociedad CO) en la imagen detallada de imputación. Véase también Imputación. Se ha introducido la función de portapapeles para ayudarle durante el tratamiento en masa de imputaciones. Véase también Portapapeles para datos de imputación.

Historial de pedido

Puede visualizar todos los documentos gráficamente o en forma tabular con cantidades y valores que se han creado para un pedido. El historial de pedido puede contener cualquier número de posiciones de confirmación para una posición de pedido.

Añadir posiciones

Puede añadir posiciones en caso de pedidos locales con límite de valores o con pedidos para servicios en el sistema backend, donde se estableció un límite de valores. El sistema propone varias líneas de posición que están listas para la introducción de datos.

·  Para buscar posiciones determinadas en un catálogo, seleccione el catálogo mediante la Ayuda para entradas y, a continuación, seleccione Iniciar. Enterprise Buyer añade posiciones que transfiere del catálogo al resumen de posiciones.

·  Alternativamente, puede introducir los datos de posición como se indica a continuación:

¡  Mediante la Ayuda para búsqueda para el producto y la entrada de una cantidad

¡  Manualmente, introduciendo la descripción, la cantidad / unidad, la categoría de producto y el precio

Límites de tolerancia

Para confirmaciones con referencia a los pedidos, puede indicar valores de tolerancia en Enterprise Buyer para las cantidades / valores y también para excesos de fecha de entrega. A continuación, se pueden contabilizar los documentos hasta estos valores de tolerancia.

Realice las parametrizaciones para cada usuario en la gestión de usuarios utilizando el atributo TOG.

Vía de acceso en la guía de implementación (IMG): Enterprise Buyer ® Parametrizaciones básicas válidas para todas las aplicaciones ® Fijar verificaciones de tolerancia. Puede introducir límites de tolerancia en valores, en porcentaje o en días.

Actividades de proveedor y de prestatario de servicios

Crear confirmación

...

  1.  En el LaunchPad, seleccione Confirmar mercancías  /  servicios.

  2.  Para introducir una confirmación en SAP Enterprise Buyer, realice los pasos 2-10 (véase Confirmación de las mercancías/servicios).

Visualizar / procesar confirmación

...

Para visualizar o procesar una confirmación en SAP Enterprise Buyer, realice los pasos 1-6 (véase Confirmación de las mercancías/servicios/horas).

 

 

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