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Documentación de función Archivo de documentos 

Utilización

A partir del release 4.0, esta función de Supplier Relationship Management (SRM) le permite archivar documentos de Servidor SRM para casi todas las clases de operaciones técnicas (escenario local (autónomo), clásico y escenario clásico ampliado, escenario de material directo (desacoplado), escenario para la creación de factura sin referencia de pedido) y los escenarios de aplicación mediante SAP Data Archiving.

El archivo de datos se utiliza principalmente para quitar datos en masa de la base de datos que ya no se requieren en el sistema pero que deben archivarse para una posible evaluación en una fecha posterior.

Nota

Es posible visualizar los documentos archivados utilizando la función de búsqueda de documentos SRM habitual. Los datos archivados se visualizan del mismo modo que el documento respectivo.

 

Integración

Su trabajo con el archivo de documentos SRM es admitido por SAP Data Archiving. Las operaciones individuales se inician mediante Acciones en la pantalla inicial de la gestión de archivos (transacción SARA).

 

Restricciones

·  No puede procesar/modificar documentos archivados.

Sin embargo, puede visualizar datos del documento archivado y leer estos datos para utilizarlos en programas de cliente.

·  No es posible restablecer los datos archivados al sistema de bases de datos.

Pero, puesto que se archivan únicamente los documentos de procesos empresariales completados, no es necesario restablecer datos.

·  El sistema busca documentos archivados de manera diferente al de documentos activos.

Los criterios usados para buscar documentos archivados dependen de los campos seleccionados del catálogo de campos específico del tipo de documento. 
Véase: Visualización de documentos archivados
® Condiciones previas.

·  El historial de documentos para un documento archivado no visualiza todos los documentos subsiguientes de la cadena de documentos entera, sino sólo el documento inmediatamente siguiente.

Atención

No se puede llamar el Cockpit en tiempo real desde subastas archivadas.
Esto significa que no se pueden visualizar datos históricos de Subasta en vivo para subastas archivadas (por ejemplo, Chat).

SAP recomienda fijar un tiempo de retención mayor para subastas, si es necesario.

 

Condiciones previas

Un documento sólo se archiva si se han cumplido todos los criterios de verificación relevantes.
(Los criterios de verificación aseguran que se archivan únicamente los documentos de operaciones comerciales completadas.)

Atención

Si existen documentos a archivar tanto en el sistema SRM como en el sistema backend, se recomienda archivar los documentos SRM antes de los documentos backend asociados.
Véase también la nota SAP 726509 (Archivo SRM: Archivo de documentos R/3).

Nota

Las parametrizaciones del Customizing para la configuración base del archivo de datos se efectúan en la IMG:
Servidor de aplicación SAP Web
® Gestión del sistema ® Archivo de datos

 

Funciones

Documentos SRM y objetos de archivo asociados

Objeto de archivo

Tipo de documento SRM

BBP_AUC

Subasta (Subasta en vivo)

BBP_BID

Licitación

BBP_CF

Confirmación

BBP_CTR

Contrato o contrato marco global

BBP_INV

Factura

BBP_POR

Notificación de pedido

BBP_PO

Pedido

BBP_QUOT

Oferta

BBP_SC

Cesta de la compra

Los objetos de archivo sirven como “puntos de enlace” entre el tipo de documento respectivo a archivar y los programas (parciales) individuales, las parametrizaciones del Customizing, las tablas de base de datos, etc. Aquí se determina exactamente qué datos se archivan y cómo hacerlo.
Para más información, véase Objeto de archivo.

Nota

Puede utilizar la transacción Objeto de archivo (AOBJ) para visualizar todos los objetos de archivo en el sistema SUS (y tablas asociadas).  No obstante, no recomendamos que modifique las parametrizaciones previas en los objetos de archivo SRM, ya que esto puede causar errores en el proceso de archivo.

 

Enlace de estructuraGestión de archivos

El proceso de archivo se divide en tres partes:

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

Enlace de estructuraProcedimiento de archivo

1. Preproceso

En este primer paso, se seleccionan los documentos según su tipo de documento y su número y el sistema verifica si se pueden archivar. Si se cumplen todos los criterios de verificación, los documentos reciben el status Puede ser archivado.
Este proceso contiene el programa de verificación real.

Nota

A partir del SRM 4.0, se puede limitar la selección de documentos a archivar mediante el tipo de documento y el número de documento y también mediante la fecha de documento (la fecha en la que se ha creado el documento) y la organización de compras a la que pertenece el documento. Esta restricción es opcional y se destina principalmente a la repartición de ejecuciones de archivo.
Esto se refiere también a la pantalla de selección en el programa de archivo.

Procedimiento (particularidades específicas de SRM):

...

  1.  En la pantalla inicial del archivo de datos (transacción SARA), introduzca un objeto de archivo SRM, por ejemplo BBP_SC, en el campo Denominación del objeto, y a continuación confirme su entrada. Este objeto de archivo concreto se introduciría para verificar documentos del tipo cesta de la compra.

  2.  A continuación, seleccione Preprocesar.

El sistema pide que indique una variante. (Puede seleccionar variantes existentes mediante la Ayuda para entradas F4 o crear nuevas mediante el pulsador Actualizar).

  3.  Seleccione Actualizar.

El sistema visualiza la pantalla de selección de documentos.
Introduzca el tipo de transacción (
SHC para la cesta de la compra, por ejemplo) apropiada para el objeto de archivo seleccionado en el campo Tipo de documento, utilizando F4 si es necesario.
Puede utilizar los campos Número de documento, Fecha de documento y Organización de compras para limitar más la selección de documento.

Nota

El control de flujo incluye una Ejecución de test (destinada a sistemas de test) que realiza la verificación íntegramente sin modificar realmente el status de los documentos verificados correctamente. El status se fija como Puede ser archivado en la ejecución de productividad.

El log detallado simplifica la evaluación del paso de preproceso.
En
Atributos de variante, debe introducir una descripción de la variante en el campo Descripción.
Grabe la variante y vuelva a la pantalla anterior.

  4.  Introduzca una fecha de inicio para la Ejecución en proceso de fondo e introduzca parámetros SPOOL.

Atención

Observe que la verificación del documento (y también todos los otros subprogramas) puede afectar seriamente el rendimiento del sistema, según el número de documentos seleccionados.
Por esta razón, las sesiones de archivado se deberían programar para que se ejecuten cuando la carga del sistema sea baja.

  5.  Para iniciar la verificación, seleccione Ejecutar (F8).
Se inicia un nuevo job de preproceso.

  6.  Después de la ejecución del job, seleccione Resumen de job para evaluar la verificación.
Seleccione el job que quiere evaluar y a continuación seleccione
Visualizar lista SPOOL. Si selecciona Lista de salida, el sistema visualiza una evaluación exacta del número de documentos relevantes, que pueden ser archivados y que no se pueden archivar.

 

Nota

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

Recomendamos que se atenga al orden descrito anteriormente al archivar documentos SRM. De este modo, se mantendrá la carga de recursos a un mínimo.
En el programa de preproceso, se usan los Criterios de verificación para verificar si se pueden archivar los documentos (de cada tipo de documento). En ciertos documentos, los documentos anteriores también se deben verificar.

 

2. Escribir

Este proceso comprende la sesión de archivado propiamente dicha. Los datos de los documentos con el status Puede ser archivado se graban en el fichero de archivo.

Procedimiento (particularidades específicas de SRM):

Proceda del mismo modo que para preprocesar, pero seleccione Escribir y no Preprocesar en la pantalla inicial.
(La lista de resultados incluye también el número de la ejecución de archivo.)

 

3. Borrar

La lectura de los ficheros de archivo que se han creado durante el proceso de escritura se efectúa aquí. Si esto tiene éxito, se suprimen los documentos archivados físicamente de la base de datos.

Atención

Los documentos archivados se leen del archivo. Si esto tiene éxito, se suprimen físicamente los documentos originales.

El sistema crea también un registro de archivo en este paso para permitir un acceso de lectura más rápido.

Procedimiento (particularidades específicas de SRM):

(Véase también el procedimiento para preprocesar.)

·  Seleccione Borrar en la pantalla inicial.

·  Si no selecciona el indicador Modo de test, el borrado se produce en la ejecución de actualización.

·  Selección de archivo: Seleccione la ejecución de archivo (creada durante el proceso de escritura) para el que tiene que efectuarse el borrado.

·  La evaluación muestra cuántos documentos de cada tipo se han suprimido físicamente.

 

Archivo de tablas de cliente

Para archivar datos de tablas de cliente, no es necesario modificar los objetos de archivo específicos del documento. En su lugar, puede utilizar el add-in empresarial BBP_ARCHIVING_BADI. Por tanto, no es necesario modificar los objetos de archivo suministrados por SRM.

Nota

Es necesario utilizar este BAdI ya que la función de visualización para documentos archivados no visualiza los datos específicos del cliente asociados con los documentos.

Están disponibles los métodos del add-in empresarial siguientes:

·  WRITE_PREPARE – Fase de escritura: Preparar tablas de cliente

Registro de las tablas a archivar en el documento.

·  WRITE_CUSTOMER_TABLES_TO_ARCH – Fase de escritura: Escribir tablas de cliente en el archivo

Leer datos de documento y añadir/escribir en el archivo durante la ejecución de archivo.

·  DELETE_CUSTOMER_TABLES – Fase de borrado: Borrar tablas de cliente

Borrar datos de la tabla de cliente de la base de datos por documento.

·  READ_PREPARE – Preparar la lectura de tablas de cliente

Leer datos de documento específicos del cliente del archivo, para transferir los registros de datos específicos del cliente a sus programas respectivos, por ejemplo.

Para más información, véase la documentación del sistema para el add-in empresarial BBP_ARCHIVING_BADI y los métodos asociados.

 

 

 

 

 

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