Processo

Você pode iniciar o processo de compra no SAP Business One solicitando cotações para itens ou serviços de seus fornecedores, utilizando o documento de oferta de compra. Uma vez que você tiver comparado as cotações dos vendedores e tiver encontrado a melhor oferta, você efetua o pedido da mercadoria. Para pedir os itens ou serviços, você cria um documento de pedido de compra.

A próxima fase é a recepção de mercadorias. Essa é a fase em que o estoque é recebido na empresa. A entrada de mercadorias é seguida pela nota fiscal de entrada, que é uma solicitação de pagamento. Esse é o único documento obrigatório no processo de compra. É possível criar a nota fiscal de entrada sem primeiro ter criado um recebimento de mercadoria ou um pedido de compra.

No SAP Business One, você pode criar uma nota fiscal de reserva C/P. Esse documento é semelhante a um pedido de compra mas inclui uma solicitação de pagamento. A nota fiscal recebimento futuro é utilizada quando um fornecedor está preocupado com a credibilidade de seus clientes. No processo de compra do SAP Business One, é possível devolver mercadorias ao fornecedor se, por exemplo, as mercadorias recebidas estiverem incorretas. Você pode utilizar uma devolução de mercadoria se você tiver baseado a devolução em uma recepção de mercadorias ou uma devolução da nota fiscal de entrada se a devolução for baseada em uma nota fiscal de entrada.

Você pode criar um novo documento baseado em um ou mais documentos existentes. Quando você criar um novo documento com referência a um documento existente, somente os documentos que ainda estão em aberto serão exibidos. Todos os documentos para os quais você ainda não criou um documento subsequente possuem um status em aberto. Documentos em aberto permanecem em aberto até que você transfira todos os itens completamente para o documento subsequente ou até que você os encerre ou os estorne manualmente.

Cada documento afeta quantidades em estoque e alguns afetam o Razão. O pedido de compra afeta a quantidade disponível em estoque. O recebimento de mercadoria aumenta a quantidade real em estoque. Se você criar uma nota fiscal de entrada sem referência ao recebimento de mercadoria, ela também aumentará a quantidade em estoque.

No que diz respeito à contabilidade, a nota fiscal de entrada sempre cria uma transação contábil. Ela registra despesas adicionais e o imposto e atualiza a conta do fornecedor com o novo saldo residual.

A nota fiscal recebimento futuro só afeta a quantidade disponível em estoque e cria uma transação contábil.

A devolução de mercadorias reduz os níveis reais do estoque. A devolução da nota fiscal de entrada reduz os níveis reais do estoque e também cria uma transação contábil, aplicando valores negativos às contas faturadas previamente.