Integration mit dem Rechnungswesen 

Verwendung

Sie wollen während der gesamten Projektdauer die Kosten und Erlöse im Blick haben. Dazu können Sie mit dieser Funktion die Kosten- und Erlöse vorkalkulieren. Auch eine Angebotserstellung wird durch die Integration der Verkaufspreiskalkulation unterstützt. Nach dem Beginn des Projekts können Sie jederzeit die Kosten analysieren und mit den Plandaten vergleichen. Entstehenden Aufwand können Sie als Ware in Arbeit aktivieren. Am Ende des Projekts können Sie den Erfolg messen.

Integration

Um die Funktionen der Rechnungswesenintegration nutzen zu können, müssen Sie auch die Anwendungskomponente Innenaufträge (CO-OM-OPA) bzw. Projektsystem (PS) in SAP ECC 6.0 einsetzen.

Voraussetzungen

Diverse Customizing-Einstellungen sind sowohl im Einführungsleitfaden (IMG) der Collaboration Projects als auch des SAP ECC nötig:

Einstellungen im IMG der Collaboration Projects

Sie haben im Customizing der Collaboration Projects unter Anbindung externer Systeme → Rechnungswesenintegration → Integration aktivieren als Szenario RW-Integr. die Einstellung Controlling in mySAP ERP ausgewählt.

Einstellungen im IMG des SAP ECC

Sie haben im Customizing unter Integration mit anderen SAP Komponenten → Collaboration Projects die Einstellungen unter Controlling vorgenommen.

Das Projekt-Controlling wird, in Abhängigkeit von der Projektart, über die Controlling-Methode gesteuert, die Sie unter Controlling-Szenario festlegen zugeordnet haben. Die Controlling-Methoden lassen sich grundsätzlich unterscheiden nach folgenden Kriterien:

●      aufgaben- oder rollenbasiert

●      Kontierungsobjekt: Innenauftrag oder PSP-Element

●      manuell oder automatisch

Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über alle vorhandenen Controlling-Methoden:

	Innenauftrag		PSP-Element
	automatisch	manuell	automatisch	manuell
aufgabenbasiert	Innenauftrag (Projektdefinition, automatisch)	Innenauftrag (Strukturelement, manuell) (I)	Hierarch. Contr. (Strukturelement, automatisch) (C)	Hierarch. Contr. (Strukturelement, manuell) (B)
rollenbasiert		Innenauftrag (Projektrolle, manuell) (J)	Hierarch. Contr. (Projektrolle, automatisch) (D)	Hierarch. Contr. (Projektrolle, manuell) (A)

Weitere Informationen über die einzelnen Controlling-Methoden finden Sie im Customizing in der Feldhilfe der Spalte Controlling-Methode.

Funktionsumfang

Einen Überblick über die Funktion gibt der Prozess Projekt-Controlling mit cProjects.

Über die Vorkalkulation haben Sie die Möglichkeit, Kosten und Erlöse schon vor Beginn des Projekts zu planen. Dadurch können Sie auch einen Preis für das Angebot ermitteln.

Das Controlling für das operative Projekt findet über ein oder mehrere Kontierungsobjekte (Innenaufträge oder PSP-Elemente) statt. Dazu werden die rechnungswesenrelevanten Daten des Projekts auf die Kontierungsobjekte ins SAP ECC übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter Einzelcontrolling auf Innenaufträgen bzw. Hierarchisches Controlling. Auf den Kontierungsobjekten finden auch die nachgelagerten Prozesse wie bspw. Budgetierung, Fakturierung, Ergebnisermittlung und Abrechnung statt.

Wenn Sie eine Projektart verwenden, für die die Rechnungswesenintegration aktiv ist, dann steht Ihnen in cProjects die Registerkarte Rechnungswesen mit den folgenden Sichten zur Verfügung:

●      Kontierung

Diese Sicht steht im hierarchischen Controlling bzw. erst nach der Übertragung bei Einzelcontrolling auf Innenauftrag zur Verfügung.

Wenn Sie auf ein Kontierungselement klicken, werden zu diesem Kontierungsobjekt Funktionen (Services) angezeigt, die Sie in SAP ECC aufrufen können. Diese Funktionen legen Sie im Customizing der Collaboration Projects unter Anbindung externer Systeme → Rechnungswesenintegration → Objektverknüpfungen für die Rechnungswesenintegration definieren → Service zu einer Objektart fest.

Über Detaildaten werden Controlling-Informationen zum Kontierungsobjekt angezeigt, die aus SAP ECC gelesen werden. Über Systemeinstellungen wird definiert, welche Informationen Sie hier im Detail sehen.

●      Kalkulation

Wenn Sie bereits eine Kalkulation angelegt haben, dann werden die Kalkulationsergebnisse der letzten Kalkulation angezeigt.

Vor der Übertragung können Sie hier eine Ad-hoc Kalkulation anlegen. Nach dem Anlegen können Sie diese Ad-hoc Kalkulation in SAP ECC zur Bearbeitung aufrufen.

Wenn Sie bereits Kontierungsobjekte zugeordnet und die Zuordnung gesichert haben, dann können Sie die Kalkulation zum Kontierungsobjekt nur noch als Service in der Sicht Kontierung aufrufen. Dabei wird das Easy Cost Planning zu dem ausgewählten Kontierungsobjekt in SAP ECC zur Bearbeitung aufgerufen. Weitere Informationen finden Sie unter Easy Cost Planning für Innenaufträge bzw. Easy Cost Planning im Projektsystem. Ergänzungen an der Kalkulation werden aggregiert auf der Projektdefinition in cProjects angezeigt.

Weitere Informationen über Easy Cost Planning im Projektsystem finden Sie in der SAP-Bibliothek für mySAP ERP unter SAP ERP Central Component  → Rechnungswesen  → Projektsystem (PS)  → Kosten  → Kostenplanung  → Easy Cost Planning and Execution Services  → Easy Cost Planning im Projektsystem.

Wenn Sie an den kalkulationsrelevanten Daten Ihres Projektes etwas geändert haben, dann können Sie diese Änderungen neu kalkulieren, um die Auswirkungen auf Kosten und Erlöse zu ermitteln. Wenn Sie die Änderung nur vorgenommen haben, um zu ermitteln, welche Auswirkungen eine solche Änderung auf Kosten und Erlöse hätte, dann können Sie das Projekt ohne Sichern verlassen. Die Änderungen sowie die neu kalkulierten Werte werden dadurch verworfen und das Projekt und die Kalkulation hat wieder den alten Stand. Wenn Sie das Projekt mit den Änderungen und den neuen Kalkulationsergebnissen sichern, dann wird auch die Kalkulation mit den neuen Werten am Kontierungsobjekt in SAP ECC gesichert.

 

Wenn Sie die Projektart ändern, dann kann dies in Abhängigkeit von der neuen Projektart folgende Auswirkungen auf den Status haben:

●    Wenn für die neue Projektart die Rechnungswesenintegration nicht aktiviert (im Customizing der Collaboration Projects unter Integration aktivieren das Szenario Keine Integration zugeordnet) ist, dann wird der Status Zur Übertragung vorgemerkt bzw. Zu kontieren automatisch zurückgenommen.

●    Wenn der alten Projektart eine automatische Controlling-Methode zugeordnet war und der neuen eine manuelle zugeordnet ist, dann wird der Status Zur Übertragung vorgemerkt automatisch in den Status Zu kontieren geändert. Im umgekehrten Fall der Änderung von manuell auf automatisch wird der Status Zu kontieren automatisch in Zur Übertragung vorgemerkt geändert.

Nach der Übertragung ist die Änderung der Projektart nicht mehr möglich.