Workflow für Ressourcenbuchungsstatus  

Einsatzmöglichkeiten

Mit einem SAP Business Workflow in cProjects können Sie die Genehmigung oder Ablehnung einer Ressourcenbuchung auslösen oder die vorläufige Buchung einer Ressource in eine feste Buchung ändern.

Voraussetzungen

Sie haben im Customizing für Collaboration Projects unter Grundeinstellungen die IMG-Aktivität Workflows aktivieren ausgeführt.

 

Ablauf

       1.      Der Workflow wird ausgelöst, wenn eine Ressource einer Projektrolle zugeordnet wird oder eine alte Buchung geändert und die Buchungsart einer Ressource von einem Ressourcenmanager als Vorläufig gebucht gekennzeichnet wird.

       2.      Der Linienvorgesetzte der Ressource, die vorläufig gebucht wurde und die Sie fest buchen möchten, erhält eine E-Mail mit einem Link zum Portal, über den er die Buchung genehmigen oder ablehnen kann.

       3.      Im Eingang für den Linienvorgesetzten unter Startseite → Übersicht → Eingang wird ein Workitem mit den Buchungsdetails und den Drucktasten Buchung genehmigen und Buchung ablehnen angezeigt.

       4.      Wenn der Linienvorgesetzte die Buchung genehmigt, ändert der Workflow die Buchung automatisch im Hintergrund von Vorläufig gebucht auf Fest gebucht, und der Vorgang wird fortgesetzt. Wenn die Änderung der Buchungsart fehlgeschlagen ist, z. B. wenn das Projekt oder die Rolle gesperrt ist, erhält der Linienvorgesetzte eine E-Mail. In diesem Fall muss die Buchung erneut über ein neues Workitem ausgeführt werden. Wenn die Buchungsart erfolgreich von Vorläufig gebucht auf Fest gebucht geändert wurde, erhalten der/die Ressourcenmanager, der/die Projektmanager und die Ressource eine E-Mail, in der sie über die Bestätigung der Buchung informiert werden.

       5.      Wenn der Linienvorgesetzte die Buchung ablehnt, bleibt die Buchungsart weiterhin Vorläufig gebucht, und der/die Ressourcenmanager, der/die Projektmanager und die Ressource erhalten eine E-Mail, in der sie über die Ablehnung der Buchung informiert werden.

Ressourcenmanagern können den folgenden Projektrollenarten zugeordnet werden:

●      Projektleiter

●      Ressourcenmanager über Berechtigung

●      Ressourcenmanager über verantwortliche Organisation

Sie können die erforderlichen Zuordnungen im IMG für cProjects unter Ressourcenmanagement → Grundeinstellungen für Projektrollen → Projektrollenarten definieren vornehmen.