Neue Sammlung anlegen 

Verwendung

Hier können Sie eine neue Sammlung anlegen. Eine Sammlung kann mehrere Bereiche umfassen. Jeder Sammlung ist immer ein „Sponsoring-Bereich“ zugeordnet. Eine Sammlung hat eine festgelegte Lebensdauer, die direkt mit den in ihr enthaltenen Projekten oder Portfolioelementen verknüpft ist. Elemente können nicht mehreren Sammlungen gleichzeitig angehören.

Um zu dieser Sicht zu navigieren, wählen Sie Portfoliomanagement → Sammlungen. Wählen Sie im Bild Neue Sammlung anlegen den Bereich aus, in dem die Sammlung gesichert werden soll. Wählen Sie anschließend Weiter. Das zweite Bild Neue Sammlung anlegen wird geöffnet.

●      Zum Expandieren bzw. Komprimieren aller Trays klicken Sie auf die Ikone oben rechts mit den überlappenden Dreiecken.

●      Zum Expandieren bzw. Komprimieren einzelner Trays klicken Sie auf die Ikone oben rechts neben dem jeweiligen Tray.

Funktionsumfang

Allgemeine Informationen

Geben Sie hier die allgemeinen Informationen zur Sammlung ein.

Feld	Status	Erklärung
Name	obligatorisch	alphanumerisches Feld
Externe ID	obligatorisch	Dieses Feld enthält die eindeutige Identifikation der Sammlung.
Bereichsname	wird vom System generiert	Der Name des im vorherigen Bild ausgewählten Bereichs wird vom System angezeigt. Wird die Sammlung auf Portfolioebene angelegt, bleibt dieses Feld leer. Weitere Informationen finden Sie unter Bereichsauswahl.
Beschreibung	optional	In diesem Feld können Sie die Beschreibung des Zwecks der Sammlung eingeben.

Elemente in Sammlung

Hier können Sie Elemente, die einen Teil der Sammlung bilden, hinzufügen und löschen.

Elemente der Sammlung hinzufügen

...

       1.      Wählen Sie Hinzufügen.

       2.      Über Suche Element (detaillierte Informationen hierzu finden Sie weiter unten) können Sie das Element auswählen und der Liste hinzufügen. 

Elemente aus der Sammlung entfernen

...

       1.      Markieren Sie das Ankreuzfeld links neben dem Elementnamen. 

       2.      Wählen Sie Entfernen. 

Berechtigung

Hier können Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen sowie deren Zugriffsberechtigungen für die Sammlung ändern. Der Benutzer, der die Sammlung anlegt, erhält automatisch Administratorrechte.

Benutzer hinzufügen

...

       1.      Wählen Sie Benutzer manuell hinzufügen.

       2.      Über die Suche können Sie einen Benutzer auswählen und ihn der Liste hinzufügen.

Benutzer entfernen

...

       1.      Markieren Sie das Ankreuzfeld links neben dem Benutzernamen.

       2.      Wählen Sie Löschen.

Benutzerberechtigung ändern

...

       1.      Markieren Sie nach Bedarf die Ankreuzfelder unter Admin, Verantwortlicher, Schreiben oder Lesen. 

       2.      Zum Anzeigen der Beschreibungen der einzelnen Berechtigungen klicken Sie auf die Ikone rechts oben in der Ecke des Trays. 

Kommentare

Hierbei handelt es sich um ein optionales Feld. In dieses Feld können Sie Kommentare zur Sammlung eingeben. Das Protokoll zum Kommentarfeld, das sich auf der rechten Seite befindet, wird beim Sichern aktualisiert.

Einstellungen

Feld	Status	Erklärung
Kapazitäts- einheit	optional	Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Zeiteinheit aus, die zum Messen des Beitrags einer bestimmten Ressource verwendet wird.
Währung	optional	Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Währung aus, wenn sie sich von der für den Bereich definierten Währung unterscheidet.

Suche Element

Hier können Sie anhand bestimmter Kriterien nach Elementen suchen.

Die Auswahl der entsprechenden Elemente erfolgt in zwei Schritten:

...

       1.      Ermitteln Sie das Element.

Weitere Informationen finden sich in der Hilfe zur Elementsuche. Um eine weitere Suche zu starten, überschreiben Sie entweder die obigen Einträge, und wählen Sie Suchen, oder wählen Sie Zurücksetzen, und geben Sie neue Suchbegriffe ein.

       2.      Fügen Sie das Element der Liste der ausgewählten Elemente hinzu.

Der Liste hinzufügen

                            a.      Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Elemente ein Element aus (siehe Anweisungen unten).

                            b.      Wählen Sie Hinzufügen, um es in die Liste Selektiert Element zu übertragen.

Aus der Liste entfernen

...

                            a.      Wählen Sie die Elemente aus der Liste Selektiert Element aus.

                            b.      Wählen Sie Löschen, um den ausgewählten Eintrag aus der Liste zu entfernen.

       3.      Nachdem die Liste Selektiert Element mit den korrekten Elementen gefüllt wurde, wählen Sie oben links Erledigt, um die ausgewählten Elemente der Sammlungsliste hinzuzufügen.

Durch Klicken auf Abbrechen können Sie die Aktivität jederzeit verlassen und zum vorherigen Bild zurückkehren.

Elemente auswählen

In der ersten Spalte jeder Zeile befindet sich ein Ankreuzfeld, über das Sie das gewünschte Element auswählen können.

●      Um ein einzelnes Element aus der Liste auszuwählen, markieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld.

●      Zum Auswählen mehrerer Elemente halten Sie die Strg-Taste gedrückt, und markieren Sie die jeweiligen Ankreuzfelder der Elemente.

●      Zum Auswählen eines Blocks von Elementen halten Sie die Umschalttaste gedrückt, und wählen Sie das erste und dann das letzte Element des Blocks.