Audit Trail 

Verwendung

Alle Sanctioned-Party-List-Prüfungen (SPL-Prüfungen) müssen protokolliert und in einer Datenbank abgelegt werden. Protokolle werden auf Ebene der gesetzlichen Grundlage erstellt. Sie können damit über alle SPL-Prüfungen, die in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden, Buch führen und haben so eine wichtige Archivierungsgrundlage für rechtliche Zwecke. Sie können das System entlasten, indem Sie die Protokolle archivieren und anschließend aus den Tabellen löschen. Der Audit Trail liefert Ihnen die Dokumente, die Sie regelmäßig den Zollbehörden präsentieren müssen. Damit können Sie im Detail nachweisen, welche Prüfungen stattgefunden haben, wer zu welchem Zeitpunkt geprüft wurde, und wie die Ergebnisse der Prüfungen ausgesehen haben.

 

Funktionsumfang

Mit den folgenden Programmen können Sie SPL-Prüfungsprotokolle für die geprüften Geschäftspartner und Belege auswählen und anzeigen:

·        Audit Trail – Geschäftspartner

·        Audit Trail – Beleg

 

Aktivitäten

·        Sie starten die Audit-Trail-Programme über SAPCompliance Management ® Sanctioned Party List Screening ® Audit Trail ® Audit Trail for Business Partners or Audit Trail for Customs Documents.

·        Auf dem folgenden Bild können Sie die Daten, die Sie anzeigen möchten, einschränken. Sie können beispielsweise eine bestimmte gesetzliche Grundlage eingeben.

·        Außerdem können Sie festlegen, ob Sie Daten auswählen und anzeigen möchten, die bereits archiviert wurden, beispielsweise SPL-Stammdaten, SPL-Audit-Trail oder SPL-Stammdaten-Änderungsdokumente. Dazu kreuzen Sie die Option Archivierte Daten mitselekt. an.

·        Wählen Sie Ausführen.

·        Das System zeigt eine Ergebnisliste mit allen Geschäftspartnern und Belegen an, die es auf der von Ihnen gewählten gesetzlichen Grundlage geprüft hat.

·        Aus der Ergebnisliste können Sie einzelne Zeilen auswählen und die Adressdaten der Geschäftspartner bzw. die Belegdaten, die SPL-Daten, Benutzerdaten und eventuell vorhandene Kommentare anzeigen. Mit dieser Funktion können Sie und die Behörden sehr schnell feststellen, weshalb ein Benutzer beschlossen hat, sich über eine Systementscheidung, einen bestimmten Beleg oder Geschäftspartner zu blockieren, hinwegzusetzen. Die Kommentare der Benutzer werden auch im Audit Trail festgehalten. So ist für alle Ihre Geschäftsprozesse die erforderliche Transparenz gewährleistet.